Notificação de cobrança: em que casos é necessário enviar ao cliente?

12 de Agosto de 2021
notificação de cobrança
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Enviar notificação de cobrança para cliente inadimplente é uma realidade para todas as empresas em algum momento do negócio.

Os processos de cobrança estão previstos pelo Código de Defesa do Consumidor, mas ainda tem muito empreendedor que se sente inseguro ou não sabe como notificar uma dívida.

Então vamos te ajudar a colocar de lado o medo de cobrar, explicando como funciona esse processo e ainda deixando dois modelos de carta de cobrança que podem ser enviados para quem vende produtos ou serviços.

 

Modelos de carta de cobrança
Utilize nossos modelos de carta de cobrança para enviar mensagens eficientes e amigáveis

 

O que é uma notificação de cobrança?

A notificação de cobrança enviada por empresas é um documento extraoficial, que relaciona a falta de pagamento da dívida por parte de um cliente.

Geralmente, esse documento é enviado para cliente inadimplente que adquiriu algum bem ou serviço por venda a prazo e não cumpriu com o pagamento de algumas parcelas.

O Código de Defesa do Consumidor permite que a cobrança seja feita por carta, ligação, e-mail e até mesmo WhatsApp, na condição que não cause nenhuma exposição ao devedor.

 

Leia Também | Mensagem de cobrança: qual a forma adequada de cobrar o seu cliente?

 

Como cobrar clientes sem erro?

Uma notificação de cobrança errada pode trazer grandes problemas para a sua empresa e ninguém quer isso – nem você e nem nós!

Tem como cobrar um cliente de forma amigável, de fato e, inclusive, manter a sua boa relação com ele.

Veja algumas dicas que ajudarão na gestão de cobrança da sua empresa.

 

Conheça bem o CDC

O CDC (Código de Defesa do Consumidor) dá todo amparo que a sua empresa precisa para criar um processo de cobrança eficiente.

A partir desse documento, você sabe o tom ideal para usar com o cliente inadimplente, os meios permitidos (mensagem, e-mail, carta, ligação, etc.), além de outros detalhes.

Estude todo o código antes mesmo das primeiras tentativas de cobrança.

Para ajudar, disponibilizamos um modelo de script de cobrança, que irá te ajudar nesse processo. Baixe o seu agora mesmo de forma gratuita!

 

Saiba negociar

Muitos clientes inadimplentes têm interesse em pagar a dívida, mas algumas empresas não geram oportunidades acessíveis para que isso aconteça.

É certo que você precisa saber como cobrar um cliente educadamente, mas atente-se também para as chances de negociação.

Quando estiver fazendo uma cobrança, leve também uma solução. Mostre vantagens para o pagamento da dívida, ofereça descontos, benefícios, parcelamentos, formas de pagamento diferentes, etc.

 

Saiba adaptar a comunicação ao canal

Cada meio de cobrança exige, em partes, uma comunicação diferente. Uma dúvida comum, por exemplo, é sobre como cobrar um cliente por WhatsApp.

Nesse caso em particular, evite o desconforto de enviar uma mensagem direta. Primeiro se apresente e pergunte se o número é daquele cliente mesmo. Somente depois disso é que você deve fazer a cobrança oficialmente. Também não esqueça de cumprimentar ao final da conversa.

Cobrar clientes por telefone e e-mail não exige um processo muito diferente. Evite o excesso. Entre em contato apenas por um dos canais, para não causar constrangimento e perturbação ao consumidor.

Faça o download do nosso e-book Gestão de Cobrança na Prática e tenha acesso a um kit completo e gratuito de cobrança para a sua empresa. 

 

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Como criar uma notificação de cobrança eficiente

Uma boa dica é criar um processo de cobrança espaçado, para que a pessoa em débito não se sinta coagida com vários comunicados sequencialmente.

Nas primeiras tentativas de cobrança, faça um contato de forma mais impessoal. Tente entender o que ocorreu e por quais razões o pagamento da dívida não ocorreu.

Caso não haja sucesso, uma notificação de cobrança formal deve ser emitida, desta vez por carta ou e-mail.

A melhor maneira de ter um fluxo que funciona de verdade, é criando uma Régua de Cobrança, com mensagens pré-estabelecidas.

As réguas de cobrança podem ser criadas de duas formas:

  • Régia de cobrança preventiva – quando a fatura ainda não venceu
  • Régua de cobrança reativa: após o vencimento da fatura e a não identificação do pagamento.

Na sua conta Cora você encontra um módulo de gestão de cobranças que permite a criação de uma régua de cobrança com lembretes automáticos.

 

Criando uma notificação de cobrança

Os modelos de carta de cobrança podem ser adaptados conforme as regras da sua empresa, a necessidade de cobrança e o tipo de serviço prestado.

Disponibilizamos dois modelos – um para prestação de serviço e o outro para venda de produtos -, mas você pode adaptar a mensagem para criar a sua própria notificação de cobrança.

 

Passo a passo para criar uma notificação de cobrança

  1. Identifique as partes envolvidas: essa é a maneira de formalizar o documento. Informe os dados da sua empresa, como nome fantasia, CNPJ, endereço e telefone. Também identifique os dados de quem está recebendo a carta.
  2. Escreva o texto: lembre-se que saber como cobrar um cliente educadamente é o primeiro passo para a notificação ter uma resposta positiva. Crie um texto explicativo, simples e informativo.
  3. Detalhe as informações da notificação: não esqueça de destacar o valor do débito, o tempo de atraso, as formas de pagamento sugeridas e os direitos da empresa junto aos órgãos de proteção ao crédito.
  4. Conclua com a data da emissão da cobrança, local e a assinatura de um responsável.

 

Modelo de carta de cobrança para produto

 

Cidade, dia do mês e ano (São Paulo, 21 de setembro de 2021)

 NOTIFICAÇÃO EXTRAJUDICIAL

 (Razão social da empresa), que atende comercialmente por (nome fantasia da empresa), de CNPJ (número do CNPJ), com endereço na rua (endereço completo), comunica que existem débitos lançados em nome (nome da pessoa notificada), de CPF (nº do CPF).

O valor do débito é referente ao pagamento de (explicar a compra), vencido no dia (informar a data), no valor de R$ (determinar o valor).

Até o momento não consta em nossos registros a quitação do valor em questão, acarretando juros de (porcentagem aplicada) e multa de (valor da multa), seguindo os parâmetros do Código de Defesa do Consumidor.

Temos total interesse em liquidar o débito, para que possamos manter a boa relação entre cliente e empresa.

O pagamento também evita a restrição do nome em órgãos de proteção ao credor (SCPC e Serasa).

Oferecemos o parcelamento/oferecemos o desconto para que o valor seja quitado nas melhores condições para você.

Caso haja interesse, favor entrar em contato com (dados do contato, como telefone e e-mail).

Atenciosamente,

 __________________________________

(nome e assinatura)

Modelo de carta de cobrança para serviço

 

Cidade, dia do mês e ano (São Paulo, 21 de setembro de 2021)

 NOTIFICAÇÃO EXTRAJUDICIAL

 (Razão social da empresa), que atende comercialmente por (nome fantasia da empresa), de CNPJ (número do CNPJ), com endereço na rua (endereço completo), comunica que existem débitos lançados em nome (nome da pessoa notificada), de CPF (nº do CPF).

O valor do débito é referente ao pagamento de (explicar o serviço), vencido no dia (informar a data), no valor de R$ (determinar o valor).

Até o momento não consta em nossos registros a quitação do valor em questão, acarretando juros de (porcentagem aplicada) e multa de (valor da multa), seguindo os parâmetros do Código de Defesa do Consumidor.

Temos total interesse em liquidar o débito, para que possamos manter a boa relação entre cliente e empresa.

A falta de pagamento implica na suspensão do serviço e na restrição do nome em órgãos de proteção ao credor (SCPC e Serasa).

Oferecemos oportunidades para que o valor seja quitado nas melhores condições para você e os serviços sejam restabelecidos.

Caso haja interesse, favor entrar em contato com (dados do contato, como telefone e e-mail).

 Atenciosamente,

 __________________________________

(nome e assinatura)

 

E então, conseguiu esclarecer as suas principais dúvidas sobre a notificação de cobrança? Nós ainda disponibilizamos um e-book super completo, que tem um modelo de script de cobrança, para você criar todo o processo de maneira prática. Faça o download gratuito deste material e aproveite!

 

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Por Equipe Cora

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