Modelos de carta de cobrança: quando e como usar?

16 de Março de 2021
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Grandes empresas possuem departamentos especializados de cobrança nos quais são realizados a gestão da regularização dos débitos. Já os microempreendedores podem ter dificuldade para manter um processo de cobrança e são eles os que mais precisam garantir que vão ter clientes bons pagadores, já que não contam com grandes valores financeiros para operar.

Por isso, saber como fazer uma carta de cobrança pode ser o detalhe que vai decidir se você vai terminar o mês com saldo positivo ou negativo no seu fluxo de caixa. Mas como e quando usar uma carta de cobrança? Você sabe quais modelos de carta de cobrança são adequados para o seu negócio? Para descobrir, continue acompanhando o post!

O que é a carta de cobrança?

A carta de cobrança é uma comunicação formal, em geral, enviada por uma empresa para clientes inadimplentes com o intuito de informar sobre dívidas que possuem em aberto. Essa é uma das medidas de cobrança extrajudicial, ou seja, é uma medida de notificação com a qual a empresa busca resolver a pendência de débito sem recorrer a uma ação judicial.

Hoje em dia é possível enviar uma mensagem de cobrança através de diferentes canais. Seja por meio do correio tradicional, e-mail ou aplicativo de mensagens. A carta de cobrança é usualmente enviada pelos correios e pode ajudar quando a intenção do credor é registrar a comprovação de entrega no destino. Entenda quando e como utilizar esse tipo de cobrança!

Quando devo usar a carta de cobrança?

O credor possui diferentes formatos de cobrança para informar o cliente sobre um pagamento em aberto: carta de cobrança, e-mail de cobrança, mensagens de texto por whatsapp ou SMS e até mesmo ligações telefônicas. Contudo, o interessante é entender que todos esses meios fazem parte de uma estratégia de cobrança extrajudicial e é importante dosar a abordagem dependendo de cada cliente e do tamanho da dívida.

Atrasos recentes devem receber um tratamento mais suave, evitando que aquele cliente que apenas esqueceu o pagamento fique incomodado com uma comunicação muito dura. Portanto, a forma de contato mais adequada pode ser um e-mail ou uma mensagem de texto por Whatsapp ou SMS. 

Contudo, à medida que a dívida ‘envelhece’ é usual ir aumentando a intensidade da cobrança e o teor da comunicação passa a ser mais formal. Além disso, a comunicação também passa a apresentar as consequências dos constantes atrasos e, nesse caso, pode ser mais adequado uma carta de cobrança. 

Ou seja, pode-se concluir que utilizar a carta de cobrança como primeiro contato com o cliente não é a melhor opção. No entanto, quando você já fez uso de outros meios e mesmo assim o pagamento continua em atraso e você não obtém nenhuma resposta do cliente, a orientação é que você a utilize.

Portanto, em casos mais difíceis, o uso da carta de cobrança física é ideal e o seu envio pode ser uma das últimas tentativas de cobrança extrajudicial. Através da carta é possível que você tenha a confirmação de que o seu cliente recebeu a mensagem e de que ele está ciente da dívida. Nesse caso, se mesmo assim ele não entrar em contato, você poderá optar pela cobrança judicial. 

Como utilizar a carta de cobrança?

Uma coisa é certa: o documento precisa conter uma comunicação amigável e franca. E, na medida do possível, é importante mostrar-se disposto a alinhar a quitação da dívida à condição financeira do devedor. Em hipótese alguma, a carta de cobrança pode causar constrangimento ou ameaça ao inadimplente.

Caso o inadimplente seja submetido a qualquer tipo de constrangimento, de acordo com o artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor, será considerado crime e isto prejudicará a empresa que realiza a cobrança. Portanto, no momento do envio pelos correios, preste muita atenção! O envelope não pode conter qualquer tipo de informação que remeta à dívida.

Logo, é preciso ter muito cuidado com as palavras ao elaborar uma carta de cobrança. Clientes com bom histórico de pagamentos, merecem um tratamento cauteloso antes de um protesto ou processo legal. Já casos de inadimplência recorrente ou prolongada, demandam um tratamento mais firme, mas sempre com educação e respeito. 

De todo modo, o ideal é que o processo de cobrança seja amigável e que você sempre busque um acordo que seja bom para ambas as partes, para que todos tenham seus problemas resolvidos. Lembre-se: um deslize pontual nos pagamentos não pode apagar anos de bom relacionamento. Exagerar nas cobranças pode, inclusive, causar a perda de clientes para o seu negócio.

Por fim, ao elaborar a sua carta de cobrança, não se esqueça de incluir esses dados para que o cliente efetue o pagamento:

  • nome da empresa;
  • endereço;
  • CPF ou CNPJ;
  • mercadoria ou serviço;
  • saldo;
  • prazo de pagamento;
  • número do contrato;
  • contato para negociação.

Modelos de carta de cobrança:

Abaixo você encontrará duas situações distintas nas quais foi preciso adotar a carta de cobrança para comunicar clientes inadimplentes. Observe que a comunicação foi específica para cada cliente, no entanto, foi gentil nos dois exemplos. 

Situação 1: Após tentativas de contato por e-mail, você chegou ao ponto onde possivelmente o cliente não pode pagar ou não quer pagar a dívida. O cliente pode se encontrar com dificuldades financeiras ou estar agindo de má-fé. Seja como for, é o momento de usar uma linguagem mais objetiva para solucionar a questão. Veja o exemplo sugerido:

_______________________________________________________________________________

[local],[dia] de [mês] de [ano].

Prezado(a) [nome do cliente (CPF) ou razão social (CNPJ)],

Após várias tentativas de contato por e-mail não recebemos nenhuma resposta de sua parte. Estamos entrando em contato para informá-lo que o seguinte pagamento se encontra atualmente com [número de dias de atraso] dias de atraso:

Descrição do produto ou serviço: [descrição do produto ou serviço]

Nota fiscal: [número da nota fiscal]

Valor: [valor]

Vencimento: [dia do vencimento]

Pedimos para que entre em contato conosco o mais breve possível. Nós queremos entender o que ocorreu e, na medida do possível, nos colocamos à disposição para lhe ajudar a quitar sua dívida. No caso de não recebermos uma resposta sua até o dia [data limite para contato], iremos optar por realizar a cobrança por vias judiciais e seu nome poderá ser incluído no serviço de proteção ao crédito (SPC).

Atenciosamente,

Departamento de cobrança – [Nome da empresa]

________________________________________________________________________________

Situação 2: Nesse caso, o cliente nunca teve nenhuma conta em atraso com a sua empresa, sempre pagou em dia todos os serviços prestados. No entanto, na última cobrança ele não realizou o pagamento e também não respondeu a nenhum e-mail de cobrança. Nesse caso, uma boa forma de comunicação com esse cliente seria através de uma carta similar a essa: 

[local],[dia] de [mês] de [ano].

Prezado(a) [nome do cliente (CPF) ou razão social (CNPJ)],

Tentamos realizar o contato por e-mail no dia [data de envio do e-mail] a respeito de um pagamento não efetuado no valor de [valor], da compra do produto [nome do produto], com o vencimento para o dia [dia do vencimento], referente à nota fiscal número [número da nota fiscal]. Contudo, não obtivemos sucesso. Por este motivo, estamos enviando esta carta para que possamos te ajudar a quitar sua dívida.

Entendemos que isso pode ter sido um descuido e agradecemos se puder efetuar o pagamento até o dia [nova data de vencimento]. Lembre-se de que aceitamos como forma de pagamento [listar as formas de pagamento].  Caso você esteja impossibilitado de realizar o pagamento, entre em contato conosco para que possamos chegar a um acordo, podemos avaliar juntos um novo prazo para o pagamento. 

Agradecemos a sua atenção e aguardamos o seu retorno,

Departamento de cobrança – [Nome da empresa]

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Leia também | Mensagem de cobrança: qual a forma adequada de cobrar o seu cliente?

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Por Leticia Souza

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