Toda empresa, independente do tamanho, em algum momento passa pela necessidade de cobrar um cliente e isso costuma gerar muita dúvida e desconforto, tanto para quem cobra quanto para quem é cobrado. Porém, o lado bom é que existem algumas formas de minimizar esse problema e uma delas é o lembrete de vencimento para cliente.
Afinal, lembrar o consumidor, de forma educada, que ele tem contas a vencer pode ser uma maneira de reduzir a inadimplência e manter um bom relacionamento com o cliente.
Aqui na Cora, a gente sabe a importância de fazer uma boa gestão de cobranças e ter ferramentas que facilitem esse processo no dia a dia de uma pessoa empreendedora, por isso usamos a tecnologia para permitir que você crie uma régua de cobranças e torne mais leve o seu relacionamento com o cliente.
Nesse texto você vai entender melhor o que são esses lembretes e qual a melhor forma usá-los na sua empresa.
Como o lembrete de vencimento para cliente pode ajudar a sua empresa
É importante ter em mente que nem sempre a inadimplência é causada por falta de dinheiro ou má fé, muitas vezes ela acontece por um simples lapso de memória. Quem nunca esqueceu de pagar uma conta ou um serviço em algum momento da vida porque está com a cabeça cheia de outras preocupações, não é mesmo?
Por isso, enviar um lembrete de vencimento para cliente é uma maneira simples de evitar que ele esqueça de fazer o pagamento do seu produto ou serviço. Essa estratégia costuma ser muito boa para manter a sua previsibilidade de caixa e reduzir a inadimplência dos seus clientes.
Além disso, adotar essa notificação também pode ser importante para ajudar o cliente a se organizar financeiramente para que consiga pagar a conta quando chegar o momento ou até para que ele possa sinalizar para você que terá dificuldade para quitar o valor em aberto, o que pode abrir uma negociação amigável para que ninguém seja prejudicado.
Portanto, essa mensagem de cobrança funciona não só como um lembrete, mas também tem a função de propor alternativas de pagamentos caso o prazo tenha passado.
Formas de fazer um lembrete de vencimento
Existem várias formas de fazer esse lembrete, por telefone, email, mensagens e até carta de cobrança. Mas é importante sempre se atentar a forma como essas mensagens serão passadas.
Independente do canal, é essencial ser sempre educado e estar aberto a ouvir e entender o outro lado. Ter um script de cobrança pode facilitar esse contato, mantendo um padrão de comunicação para que a situação fique sempre sob controle.
Alguns pontos para se atentar na hora de fazer cobranças são:
- Faça a abordagem com educação, sendo sempre respeitoso
- Escolha um horário adequado, sempre no horário comercial
- Ouça o cliente e esteja aberto a negociações, oferecendo parcelamentos e facilitando o pagamento
- Use a tecnologia a seu favor, automatizando mensagens conforme a data de vencimento se aproxima
Leia mais | Notificação de cobrança: em que casos é necessário enviar ao cliente?
Meios de fazer o lembrete de vencimento
Como dissemos, esse lembrete de vencimento para clientes pode ser feito por diversos canais e a escolha de como será feito deve ser baseada tanto na sua relação com o cliente, quanto na conveniência para a sua empresa. Abaixo, listamos os 3 meios mais práticos para fazer essa comunicação.
E-mail de cobrança
O email é um dos canais mais comuns para esse tipo de comunicação, já que ele pode ser um meio mais formal que constrange menos a pessoa do outro lado. E ainda é possível otimizar os envios desses e-mails para deixar a gestão de cobrança mais fácil.
É importante saber que você só poderá enviar um e-mail ao seu cliente se ele tiver informado o endereço e permito que você envie mensagens.
SMS
O SMS se tornou o canal mais utilizado para lembretes de vencimento e cobranças atualmente, uma vez que as mensagens são enviadas diretamente para os clientes, de forma rápida e evita constrangimentos.
Esse meio também pode abrir um canal rápido de negociação com a outra pessoa, caso ela precise de um novo prazo ou outras opções de pagamento.
Mensagem via WhatsApp
A cobrança por WhatsApp pode ser efetiva na hora enviar notificações para clientes que você tem um contato mais próximo ou que utilizam o aplicativo para trabalho.
Por seu caráter mais informal, é importante se atentar para não constranger a pessoa do outro lado e apenas enviar mensagens para quem permitiu o envio.
Baixe gratuitamente nosso Guia Completo de Gestão de Cobrança e saiba como reduzir a inadimplência sem impactar o bom relacionamento com seu cliente.
Dicas
Agora que você já sabe a importância do lembrete de vencimento para o cliente e qual a melhor forma e canal para usar essa estratégia, queremos deixar algumas dicas para facilitar esses processos de cobrança na sua empresa.
Crie uma Régua de Cobrança
A Régua de Cobrança é um fluxo de mensagens automatizado que envia ao cliente esses lembretes de vencimento e até aviso sobre atrasos de pagamento.
Você pode definir as datas de envio de acordo com o seu negócio, mas recomendamos que você envie lembretes antes do vencimento do boleto e no dia, e após o prazo envie ou a confirmação de pagamento ou avisos de atraso com abertura para negociação.
Envie o boleto ou os dados bancários ao fazer o lembrete
Assim você facilita o pagamento para o cliente, que não vai precisar procurar os documentos na hora de pagar.
Leia mais | Como gerar boleto bancário? Tudo sobre o método de pagamento
Ajuste o tom das mensagens:
De acordo com o momento
Seja sempre amigável, mas caso você esteja mandando um lembrete de pagamento antes do vencimento pode usar uma comunicação mais indireta e deixar uma abertura para o cliente procurar seu time caso precise.
Caso o prazo já tenha passado, você pode ser mais direto, se colocando à disposição para conversar e chegar a um acordo.
De acordo com o cliente
Também faz diferença se o seu cliente é uma pessoa física ou jurídica. Se você estiver falando com uma empresa, pode usar uma linguagem mais formal, enquanto que com uma pessoa física, você pode ser mais amigável
Automatize as mensagens
Use um sistema de cobrança automatizado o envio das mensagens para seus clientes, sejam eles empresas ou pessoas físicas.
No app da Cora, você pode programar o envio automático de lembretes de vencimento para seus clientes, o que além de reduzir a inadimplência, também vai otimizar o tempo que você gasta fazendo essas cobranças.
