E-mail de cobrança: escolha o melhor modelo para clientes inadimplentes

16 de Março de 2021
e-mail de cobrança

Cobrar clientes inadimplentes é uma tarefa que pode parecer difícil. Contudo, essa tarefa tem ficado cada vez mais recorrente no dia a dia das empresas e muitas optam por algum serviço de notificação automática de cobrança. De fato, enviar uma carta ou fazer uma ligação para o cliente inadimplente são formatos que estão em desuso e, atualmente, o uso de e-mails de cobrança e cobranças por Whatsapp são ferramentas mais utilizadas.

Dentre esses novos formatos, o e-mail pode ser uma excelente estratégia para conseguir receber os valores em aberto e manter a saúde financeira do seu empreendimento. Sabendo disso, preparamos esse conteúdo completo para que você possa adotar o melhor modelo de e-mail de cobrança personalizado para o seu negócio. Confira todas as nossas orientações sobre boas práticas!

 O que eu devo considerar ao criar um e-mail de cobrança?

O e-mail de cobrança tem crescido muito devido ao seu baixo custo e popularidade. Contudo, você só pode enviar um e-mail ao seu cliente se ele tiver disponibilizado essa informação. Segundo o Código de Defesa do Consumidor, é essencial que você respeite a privacidade do seu cliente e não utilize de uma linguagem ameaçadora.

Portanto, a primeira lição é: evite estabelecer contato em momentos inapropriados e mantenha uma abordagem clara, direta e compreensível. Ser inconveniente e insistente demais na hora da cobrança pode trazer péssimas consequências para o seu negócio. Por isso, busque utilizar a linguagem impessoal do e-mail a seu favor!

Além disso, uma ótima característica dessa forma de cobrança é o fato que as mensagens por este meio circulam muito rapidamente. A praticidade dessa ferramenta é o fator para que este seja o método preferencial de contato entre empresas e seus clientes. Logo, se antes a carta era o principal meio de comunicação de cobrança, atualmente o e-mail é a carta eletrônica.

Dessa forma, o e-mail se tornou um dos tipo de cobrança extrajudicial mais usuais, ou seja, é uma ótima alternativa para receber dívidas sem envolver procedimentos custosos como: protestos ou demandas judiciais. Logo, é muito importante que faça parte da estratégia do seu negócio o uso dessa ferramenta para reduzir os níveis de inadimplência. 

Pensando nisso, elaboramos alguns modelos de e-mail de cobrança que podem ser personalizados para atender a sua necessidade. Lembre-se: profissionalismo e atenção aos dados dos clientes são essenciais para que você não tenha problemas futuros e nem envie cobranças de forma equivocada, o seu objetivo é cobrar um cliente e receber a dívida!

Qual assunto colocar no e-mail?

Se você fosse enviar uma carta pelos correios, segundo o Código de Defesa do Consumidor, o envelope não poderia conter nenhum elemento que o identificasse como sendo uma carta de cobrança. Contudo, como o e-mail é um meio de comunicação eletrônico pessoal, você pode ser claro e objetivo ao detalhar o assunto:

  • “O seu boleto vai vencer no dia XX/XX/XXXX” ou “Aviso de vencimento”: esse pode ser o assunto de um e-mail com o intuito de ser um lembrete de vencimento, para que o seu cliente se lembre de efetuar o pagamento.
  • “O seu boleto venceu no dia XX/XX/XXXX” ou “O seu boleto ainda está em aberto”: para casos nos quais o boleto já está como vencido, você pode avisar o seu cliente sobre o vencimento e oferecer opções de pagamento. 
  • “Não encontramos o pagamento do seu boleto”: nesse caso, o cliente ainda não pagou o boleto e já extrapolou o limite aceitável de dias. Você deverá solicitar para que ele entre em contato o mais rápido possível, para que você consiga negociar a dívida.

Se depois de todas essas tentativas de mensagem de cobrança, o seu cliente continuar inadimplente e não entrar em contato com você, você deverá enviar mais um e-mail alertando sobre todas as últimas tentativas de cobrança extrajudiciais e que, caso não haja retorno, a próxima cobrança será feita com consequências judiciais. 

. Por fim, é importante que você saiba que adotar um serviço de notificação automática de cobrança pode ser uma alternativa para redução da inadimplência e também de custos operacionais. Aqui na Cora, por exemplo, ao emitir um boleto você consegue configurar essa opção. Essa notificação de cobrança é um e-mail que é enviado automaticamente para lembrar o seu cliente sobre o vencimento do boleto. 

O interessante é que você pode escolher comunicá-lo 2 dias antes da data de vencimento, no dia do vencimento, 2 dias depois do vencimento e/ou quando o pagamento for confirmado. Se interessou? Conheça mais sobre a gestão de cobranças na Cora

Leia também | Como a régua de cobrança da Cora pode te ajudar a reduzir a inadimplência da sua empresa

Exemplos de modelos de e-mail de cobrança:

Separamos três modelos de e-mail de cobrança para você utilizar na sua empresa! Como boas práticas de escrita de um e-mail, o ideal é que você escreva parágrafos breves e com uma linguagem clara. A estrutura deverá ser dividida em: apresentação, motivo do contato, situação atual e sugestão de solução. Confira nossas sugestões:

  • Lembrete de vencimento de um boleto

Olá, _________________!

Somos da empresa ______________. Estamos entrando em contato para lembrar que nos próximos dias vence o seu boleto referente a aquisição do produto/serviço _________________. O valor estabelecido foi de _____________.

Para facilitar, estamos enviando o boleto em anexo e o código de barras: ________________________________________________________________________.

Se você tiver qualquer dúvida ou quiser saber mais sobre as outras formas de pagamento que aceitamos, é só entrar em contato conosco. Responda este e-mail ou nos mande uma mensagem pelo número ______________.

Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este e-mail.

Ficamos à disposição!

Departamento de cobrança – (Nome da empresa)

  • Cobrança de um boleto vencido há poucos dias

Olá, _________________!

Somos da empresa ______________. Estamos entrando em contato para lembrar que o seu boleto referente a aquisição do produto/serviço _________________ venceu no dia XX/XX/XXXX. Mas não se preocupe, nós entendemos que com a correria do dia a dia, imprevistos acontecem e por isso estamos enviando esse e-mail com o valor do boleto atualizado.

Para facilitar, esse é código de barras: ________________________________________________________________________.

Sabemos que pagar juros e multas é uma situação ruim e por isso nos colocamos à disposição para te ajudar a quitar essa obrigação o quanto antes! Teria outra forma de pagamento que seria melhor para você? Seria do seu interesse parcelar essa despesa?

Se pudermos ajudar, não hesite em entrar em contato. Responda este e-mail ou nos mande uma mensagem pelo número ______________.

Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este e-mail.

Ficamos à disposição!

Departamento de cobrança – (Nome da empresa)

  • Cobrança de um boleto vencido há mais de 20 dias

Olá, _________________!

Somos da empresa ______________. O motivo deste e-mail é para que você entre em contato o mais breve possível e pare de receber multas e juros. Infelizmente, informamos que há débitos pendentes em seu nome e é do nosso interesse entender o que aconteceu e resolver com você essa situação.

Sabemos que ficar com as contas em atraso é extremamente ruim e gostaríamos, dentro do possível, de te ajudar a quitar essa dívida. Para isso, entre em contato conosco para que possamos negociar novas formas de pagamento e novos prazos de recebimento. 

Você pode optar por responder este e-mail ou nos mandar uma mensagem pelo número ______________. 

Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este e-mail.

Conte conosco!

Departamento de cobrança – (Nome da empresa)

 

Gostou dos nossos modelos? Espero que eles sejam úteis para sua empresa! Observe que em todos os três e-mails foi necessário inserir a frase: “Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este e-mail”. Isso porque, no caso de um boleto de cobrança, pode demorar até 3 dias úteis para que o valor caia na conta de destino e cobrar um cliente que não tem débito com a sua empresa é muito ruim para sua imagem.

Por fim, pensar em novos formatos de pagamento e tipos de cobranças pode ser uma boa prática para aumentar o leque de opções de pagamento e diminuir a inadimplência do seu negócio. Se você se interessou sobre esse assunto, acompanhe os nossos conteúdos e aproveite para conhecer sobre o mais recente meio de pagamento rápido e prático para empresas: o PIX PJ. E na Cora, o PIX PJ é gratuito.

Por Leticia Souza

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