Como criar políticas internas de acesso à conta PJ e conceder permissões
Saiba como definir usuários, permissões, limites, aprovações e revisões em uma política interna de acesso à conta PJ
Quando mais de uma pessoa participa da rotina financeira da empresa, o acesso à conta PJ precisa acompanhar as responsabilidades de cada função. Nem todos precisam consultar as mesmas informações nem ter autorização para realizar as mesmas movimentações.
Definir as regras antes de conceder os acessos ajuda a deixar claro o que cada pessoa pode fazer e quais controles devem acompanhar as movimentações financeiras.
Neste artigo, o DNA Empreendedor, da Cora, explica como criar uma política interna de acesso à conta PJ e apresenta um modelo que pode ser adaptado à estrutura e à rotina financeira de cada empresa.
O que é uma política interna de acesso à conta PJ?
Uma política interna de acesso à conta PJ é um conjunto de regras que define quem pode acessar a conta da empresa, quais informações cada pessoa pode consultar, quais operações pode realizar e como os acessos são concedidos, alterados ou retirados.
A política interna não precisa ser um documento extenso. Em uma empresa pequena, pode reunir de forma objetiva as principais regras para acesso e movimentação da conta.
As permissões devem corresponder às necessidades da operação. Se uma pessoa precisa apenas emitir cobranças, por exemplo, não é necessário conceder acesso a transferências ou outras movimentações apenas porque ela utiliza a conta.
As regras também precisam ser compatíveis com os recursos oferecidos pela instituição financeira. Ao escolher ou configurar a conta PJ, vale verificar se é possível criar usuários individuais e diferenciar as permissões de cada perfil.
Como definir quem deve ter acesso à conta PJ?
Para definir quem deve ter acesso à conta PJ, a empresa deve partir das tarefas que cada pessoa realmente executa na rotina financeira, e não conceder a toda a equipe a mesma autorização genérica para visualizar e movimentar tudo.
O primeiro passo pode ser listar quem participa de atividades como consulta de saldo e extrato, emissão de cobranças, pagamentos, transferências, acompanhamento de comprovantes e gestão de usuários e acessos.
Para cada pessoa, algumas perguntas ajudam a delimitar a necessidade:
- qual é a função: que atividade financeira faz parte das responsabilidades dessa pessoa;
- o que precisa consultar: saldo, extratos, comprovantes, cobranças ou outras informações;
- o que precisa executar: emitir cobranças, preparar pagamentos, transferir recursos ou apenas consultar dados;
- por quanto tempo: se o acesso é permanente ou necessário apenas enquanto determinada atividade estiver sob responsabilidade da pessoa;
- quem administra a permissão: quem pode conceder, alterar ou retirar esse acesso.
Como definir permissões, limites e aprovações para cada função?
Depois de identificar quem precisa acessar a conta PJ, a empresa pode definir o que cada pessoa está autorizada a consultar ou executar e quais movimentações exigem algum controle adicional.
Essas regras podem ser organizadas por atividade:
| Atividade | Acesso envolvido | Regra interna a definir |
| Consultar extratos e comprovantes | Visualização de informações financeiras | Quais informações podem ser consultadas |
| Emitir cobranças | Recursos de cobrança | Quais atividades de cobrança ficam sob responsabilidade da função |
| Pagar ou agendar contas | Pagamentos | Quais tipos de despesa e valores podem ser processados |
| Fazer transferências | Movimentação de recursos | Em quais situações e até que limite a movimentação pode ser realizada |
| Pagamentos ou transferências acima de um valor definido | Movimentação de recursos | Quem deve conferir ou autorizar a operação |
| Administrar usuários | Gestão dos acessos | Quem pode conceder, alterar ou retirar permissões |
Os limites de valor e as regras de aprovação são decisões internas. Para aplicá-los diretamente na conta, é preciso verificar quais controles a instituição financeira efetivamente oferece.
Na Cora, por exemplo, o titular da conta ou quem tem um Perfil Completo pode configurar limites para pagamentos, Pix e transferências de usuários com Perfil Colaborador ou Perfil Contador autorizados a realizar essas operações. Também é possível definir se os pagamentos precisam sempre de aprovação, apenas quando ultrapassam o limite configurado ou se não exigem aprovação prévia.
Quais regras de segurança incluir no acesso à conta PJ?
As regras de segurança devem orientar como cada pessoa utiliza seu próprio acesso e o que fazer quando uma credencial ou dispositivo deixa de estar sob seu controle.
Compartilhar a senha do responsável pela conta, por exemplo, permite que diferentes pessoas utilizem a mesma credencial e tenham acesso às mesmas funções, mesmo quando suas responsabilidades são distintas. Sempre que a conta permitir, o uso de perfis individuais ajuda a separar os acessos de acordo com a função.
A política interna não substitui os mecanismos de segurança da própria conta. Ela organiza o comportamento e as responsabilidades da equipe diante desses recursos.
A política também pode prever cuidados como:
- dispositivos — definir quais celulares ou computadores podem ser usados para acessar a conta conforme a realidade da empresa;
- troca de equipamento — revisar o acesso quando um aparelho for substituído ou passar para outro responsável;
- perda de dispositivo — estabelecer quem deve ser comunicado e quais providências internas devem ser tomadas;
- suspeita de acesso indevido — definir como a situação deve ser comunicada e quem ficará responsável por acompanhar as medidas necessárias;
- mudança de função — alterar permissões quando a pessoa deixa de executar determinada atividade financeira.
Quando revisar, alterar ou retirar acessos à conta PJ?
Os acessos à conta PJ devem ser revisados sempre que a necessidade que justificou a permissão mudar ou deixar de existir. Isso pode significar ampliar, reduzir ou retirar autorizações conforme as responsabilidades de cada pessoa.
Entre as situações que podem exigir revisão estão:
- mudança de função ou de responsabilidades;
- transferência de atividades entre integrantes da equipe;
- fim de uma substituição ou acesso temporário;
- troca de prestador de BPO financeiro ou escritório de contabilidade;
- afastamento, quando isso alterar a necessidade de acesso;
- desligamento de colaborador ou término de contrato com terceiro.
Além desses eventos, a empresa pode estabelecer uma revisão periódica para conferir quem continua cadastrado, quais permissões estão ativas e se ainda correspondem às atividades executadas.
Na Cora, as permissões dos Perfis de Acesso podem ser alteradas e usuários adicionais podem ser removidos, o que permite adequar os acessos quando as responsabilidades mudam.
Como organizar o acesso da contabilidade e de outros terceiros?
O acesso da contabilidade e de outros terceiros deve ser definido conforme as informações e operações necessárias para a prestação do serviço, evitando conceder permissões que não tenham relação com a atividade contratada.
Um escritório contábil pode precisar consultar extratos e comprovantes para conferir movimentações e preparar registros contábeis. Para essas atividades, ele não precisa ter autorização para executar transferências ou outras movimentações financeiras.
O mesmo raciocínio vale para prestadores de BPO financeiro e outros terceiros. A política interna pode registrar quais atividades ficam sob responsabilidade do terceiro, quais informações ele precisa consultar, se está autorizado a movimentar recursos e quem acompanha esse acesso dentro da empresa.
Na Cora, o Perfil Contador permite visualizar e baixar extratos e acessar comprovantes, além de receber outras permissões quando elas forem liberadas. Dessa forma, a configuração pode ser ajustada à atividade que o profissional precisa executar.
O que colocar em um modelo de política interna de acesso à conta PJ?
Um modelo de política interna de acesso à conta PJ pode reunir objetivo, pessoas abrangidas, permissões, regras para movimentações, segurança, revisão e responsáveis pela administração dos acessos.
O modelo deve ser preenchido de acordo com a rotina real da empresa e atualizado quando mudarem os usuários, as responsabilidades ou as regras de acesso à conta.
A estrutura pode ser adaptada ao porte da empresa:
| Item da política | O que registrar |
| Objetivo | Por que a empresa controla e diferencia os acessos à conta |
| Abrangência | Funcionários, sócios, contabilidade, BPOs e outros terceiros sujeitos às regras |
| Usuários autorizados | Quem pode receber acesso e por qual necessidade |
| Permissões | Informações que podem ser consultadas e operações que podem ser executadas |
| Limites e aprovações | Movimentações sujeitas a valores, conferências ou autorizações internas |
| Credenciais e dispositivos | Regras de uso individual, troca ou perda de equipamentos |
| Concessão e alteração | Quem pode solicitar e autorizar mudanças |
| Retirada do acesso | Situações que exigem exclusão ou redução de permissões |
| Revisão | Periodicidade e eventos que exigem nova conferência |
| Responsável pela política | Quem mantém as regras e os acessos atualizados |
| Data ou versão | Quando a política foi criada ou revisada pela última vez |
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