Impostos da Reforma Tributária: especialistas explicam o que muda para micro e pequenas empresas
Entenda como os impostos da Reforma Tributária afetam notas fiscais, sistemas, Simples Nacional, preços e caixa
Os impostos da Reforma Tributária já começam a afetar a preparação de micro e pequenas empresas, mesmo antes da cobrança plena dos novos tributos. Em 2026, o impacto aparece na revisão de notas fiscais, sistemas, cadastros e processos internos. Para empresas do Simples Nacional, também entra no radar a decisão sobre como recolher IBS e CBS em 2027.
“Para as microempresas e empresas de pequeno porte, 2026 não deve ser encarado como um ano de teste, mas como um ano de planejamento”, afirma Larissa Luzia Longo, pesquisadora do Núcleo de Tributação e professora convidada da Educação Executiva do Insper. Ela é mestra em Políticas Públicas pelo Insper, graduada em Direito pela PUC-SP e consultora de tax policy.
Lucas Carneiro Machado, vice-presidente de Fiscalização, Ética e Disciplina do Conselho Regional de Contabilidade do Estado de Minas Gerais (CRC-MG), chama atenção para o lado operacional da mudança. Para ele, “o primeiro passo é aproximar ainda mais a empresa da sua contabilidade”, já que a mudança traz novas regras, novos tributos e alterações na emissão de documentos fiscais.
Nesta reportagem, o DNA Empreendedor, da Cora, explica o que muda, quais cuidados as empresas devem ter com notas fiscais e sistemas, como a decisão do Simples Nacional pode afetar pequenos negócios e quais informações devem ser organizadas com a contabilidade.
O que muda nos impostos da Reforma Tributária já em 2026?
Em 2026, os impostos da reforma tributária entram em fase de teste: a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) começam a aparecer nos documentos fiscais eletrônicos, conforme regras técnicas.
De acordo com a Receita Federal, contribuintes que cumprirem as obrigações acessórias estarão dispensados do recolhimento da CBS e do IBS no ano de teste. A cobrança plena dos novos tributos seguirá o cronograma de transição da Reforma Tributária, que prevê mudanças graduais até a implementação integral do novo modelo.
A partir de 2027, a CBS substituirá PIS/Pasep e Cofins. O IBS substituirá gradualmente ICMS e ISS até a implementação integral da Reforma, em 2033. O novo modelo também institui o Imposto Seletivo, criado para desestimular o consumo de bens e serviços prejudiciais à saúde ou ao meio ambiente.
| Hoje | Com a Reforma | O que observar |
| PIS/Pasep e Cofins | CBS | Tributo federal sobre bens e serviços |
| ICMS e ISS | IBS | Tributo estadual e municipal |
| IPI | Mantido com exceções | Alíquota reduzida a zero para a maior parte dos produtos, com exceções |
| Produtos e serviços específicos | Imposto Seletivo | Incidência sobre itens definidos na legislação |
A rotina não será igual para todos. Para empresas do regime regular, o Comitê Gestor do IBS informou que, a partir de 3 de agosto de 2026, não será possível emitir documentos fiscais eletrônicos sem preencher os campos de IBS e CBS. Os documentos abrangidos deverão conter a alíquota-teste de 1%, sendo 0,1% de IBS e 0,9% de CBS.
Como os impostos da Reforma Tributária afetam empresas do Simples Nacional?
Com os impostos da Reforma Tributária, o Simples Nacional não acaba, mas microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) precisarão tomar uma nova decisão: recolher IBS e CBS dentro da guia única do Simples ou pelo regime regular desses tributos.
Segundo o Portal do Simples Nacional, a opção pelo Simples para 2027 será feita entre 1º e 30 de setembro de 2026. No mesmo período, a empresa poderá escolher o regime regular para IBS e CBS, com validade para janeiro a junho de 2027. Se a ME/EPP já estiver regular no Simples e não fizer essa opção, os novos tributos continuarão dentro do regime unificado.
Larissa observa que as ME/EPP optantes pelo Simples não estão formalmente sujeitas aos mesmos testes de obrigações acessórias previstos para empresas do regime regular em 2026. Ainda assim, isso não elimina a necessidade de preparação, porque a primeira decisão sobre IBS e CBS precisará ser tomada ainda em setembro de 2026.
“O maior risco não é propriamente a entrada em vigor dos novos tributos, mas tomar decisões sem planejamento”, afirma.
Larissa lembra que a opção entre o regime unificado e o regular será semestral, permitindo que a empresa reveja sua estratégia ao longo da implementação dos novos tributos. Ainda assim, alerta, “fazer essa análise de forma preventiva é muito mais vantajoso do que corrigir a rota depois que os impactos econômicos já tiverem ocorrido”.
A escolha passa pela não cumulatividade, isto é, pela possibilidade de aproveitar créditos de IBS e CBS sobre compras de bens e serviços. Se permanecer no Simples tradicional, a empresa não aproveita créditos sobre suas aquisições e transfere ao cliente apenas o crédito correspondente ao valor recolhido dentro do regime.
Ao optar pelo regime regular de IBS e CBS, a ME/EPP pode aproveitar integralmente os créditos sobre suas aquisições e transferi-los normalmente aos clientes, mas assume maior complexidade operacional, com mais controles fiscais, obrigações acessórias e acompanhamento contábil.
O impacto dessa escolha varia conforme a atividade e o perfil dos clientes. Segundo Larissa, empresas com grande volume de insumos, como pequenas indústrias, tendem a ser mais afetadas pela impossibilidade de aproveitar créditos.
Empresas B2B que vendem para clientes do regime regular também podem sofrer pressão competitiva se transferirem menos créditos. Para negócios que vendem ao consumidor final ou a outras empresas do Simples, esse efeito tende a ser menor.
Para o MEI, a regra de opção pelo SIMEI não mudou. O enquadramento continua sendo feito em janeiro, até o último dia útil do mês, segundo o Portal do Simples Nacional.
O que muda nas notas fiscais, sistemas e cadastros com a Reforma Tributária?
Com os impostos da Reforma Tributária, a empresa precisa revisar o emissor de nota, o sistema de gestão (ERP), os cadastros de produtos e serviços, os dados de clientes e fornecedores, além do fluxo de informações com a contabilidade. Esses pontos podem afetar a emissão dos documentos fiscais, a apuração dos tributos e o faturamento.
Para prestadores de serviço, a NFS-e também precisa entrar na revisão. O cuidado central é confirmar, com apoio da contabilidade, se os dados do serviço, do cliente e do município estão corretos no modelo de emissão usado pela empresa.
Lucas afirma que micro e pequenas empresas devem revisar cadastros, conferir a atualização das ferramentas de emissão, organizar a documentação fiscal e acompanhar os efeitos das mudanças com o contador. “Quanto mais cedo essa preparação começar, menor será o risco de erros, retrabalho e custos inesperados”, diz.
Segundo o vice-presidente do CRC-MG, a adequação também exige atenção à classificação fiscal e à parametrização de códigos usados nos documentos, como NCM, NBS, CST e cClassTrib, conforme produto, serviço e operação.
Se essas informações estiverem incorretas, a empresa pode enfrentar rejeição de notas fiscais ou apuração inadequada de tributos. O efeito pode aparecer como retrabalho, atraso no faturamento e dificuldade de conferência pela contabilidade.
Que informações a empresa deve levar ao contador sobre a Reforma Tributária?
Para avaliar os impostos da Reforma Tributária, a empresa deve reunir dados sobre produtos, serviços, clientes, fornecedores, custos, preços e regime tributário. Com essas informações, a contabilidade consegue simular cenários e orientar a decisão sobre IBS e CBS.
Segundo Lucas, é importante levar à contabilidade informações sobre os principais produtos ou serviços vendidos, o perfil dos clientes e o percentual de vendas para pessoas físicas e jurídicas. Quando o cliente for PJ, também será relevante identificar o regime tributário adotado por ele.
O mesmo raciocínio vale para fornecedores. Saber se eles são optantes do Simples Nacional ou do regime regular ajuda a estimar créditos, custos e impactos na cadeia.
Um roteiro de preparação inclui:
- produtos e serviços vendidos — listar as principais receitas da empresa, com descrição adequada, códigos fiscais aplicáveis e peso de cada item no faturamento;
- perfil dos clientes — separar vendas para consumidor final, empresas do Simples e empresas do regime regular;
- perfil dos fornecedores — identificar os fornecedores mais relevantes, o regime tributário de cada um e o peso dos insumos no custo do produto ou serviço;
- custos e margens — reunir informações sobre compras, despesas, formação de preços e margem de lucro para avaliar se a escolha tributária pode exigir ajustes comerciais;
- sistemas e documentos — verificar se os dados fiscais estão completos e parametrizados para as novas exigências.
Com essas informações, observa Lucas, o contador consegue simular cenários e indicar qual modelo tende a ser mais adequado para o negócio.
Larissa afirma que não existe uma resposta única para todas as micro e pequenas empresas. “A decisão deve considerar a estrutura de custos, o setor de atuação, o perfil dos clientes, a intensidade do uso de insumos e os custos de conformidade. O momento é de realizar simulações e planejar”, diz.
Como os impostos da Reforma Tributária podem afetar preço, faturamento e fluxo de caixa?
Os impactos dos impostos da Reforma Tributária podem aparecer no preço, na margem, na relação com clientes, na emissão de notas fiscais e na previsibilidade do caixa. Mesmo antes da implementação completa da Reforma Tributária, decisões tomadas em 2026 podem produzir efeitos financeiros a partir de 2027.
Um exemplo citado por Larissa ajuda a entender o problema. Uma pequena indústria de calçados compra insumos, máquinas, energia elétrica e serviços como contabilidade, transporte e marketing. Se permanecer no Simples Nacional, os tributos pagos nessas aquisições não gerarão créditos de IBS e CBS e passarão a compor o custo de produção.
Nesse cenário, a empresa pode precisar reduzir margem ou reajustar preços para preservar rentabilidade. Se vender para clientes do regime regular, também pode enfrentar questionamentos sobre os créditos gerados na operação.
“Para as empresas que atuam no mercado B2B, é recomendável dialogar com os principais clientes durante esse processo”, afirma Larissa. Segundo ela, entender como esses clientes avaliarão os efeitos da não cumulatividade pode ser decisivo para preservar relações comerciais e competitividade no mercado.
Lucas alerta que falhas em cadastros, códigos fiscais e sistemas podem levar à rejeição de notas, apuração incorreta de tributos, retrabalho e atraso no faturamento.
Já Larissa observa que a escolha do modelo de recolhimento de IBS e CBS, quando feita sem simulação, pode afetar preço, margem e competitividade, especialmente em empresas com muitos insumos ou vendas para clientes do regime regular.
O vice-presidente do CRC-MG adverte: “O maior risco é acreditar que ainda há muito tempo para se adaptar. Empresas que deixam a preparação para a última hora podem descobrir tarde demais que os sistemas não estão adequados, que os cadastros têm inconsistências ou que faltam informações para tomar decisões tributárias importantes”.
Como micro e pequenas empresas podem se preparar para os impostos da Reforma Tributária em 2026?
Para se preparar para os impostos da Reforma Tributária em 2026, o caminho é transformar o ano em um período de revisão, teste e organização. A empresa não precisa dominar todos os detalhes técnicos do tema, mas deve criar uma rotina de acompanhamento com a contabilidade e com os fornecedores de sistema.
Segundo Lucas, 2026 deve ser encarado como um ano de aprendizado e ajuste. Para ele, este é o momento de testar processos, corrigir falhas, capacitar equipes e compreender os impactos das novas regras.
Para transformar essa preparação em rotina, alguns passos ajudam:
- conversar com a contabilidade — pedir uma análise dos impactos sobre o negócio, considerando regime tributário, clientes, fornecedores, produtos, serviços e estrutura de custos;
- revisar cadastros — conferir os dados usados na emissão de notas;
- confirmar atualização do sistema — perguntar ao fornecedor do emissor de notas ou ERP se o sistema está preparado para os novos campos e qual será o cronograma de implantação;
- simular cenários — comparar, quando aplicável, o recolhimento de IBS e CBS dentro do Simples com a opção pelo regime regular;
- mapear efeitos comerciais — avaliar se a escolha tributária pode afetar créditos, preço, margem ou negociação com clientes B2B;
- organizar documentos e pagamentos — manter notas, comprovantes, guias e registros financeiros acessíveis para conferência e planejamento.
Segundo Lucas, a empresa deve levar perguntas objetivas ao contador: como a Reforma Tributária afeta o negócio, se vale manter IBS e CBS dentro do Simples ou avaliar o regime regular, quais informações precisam ser controladas desde já e se há efeitos sobre formação de preço ou margem.
Também é importante verificar se os produtos ou serviços vendidos têm redução de alíquota ou algum tratamento específico previsto na legislação.
Com o fornecedor do sistema, Lucas recomenda confirmar se o emissor de notas está preparado para as novas exigências, se haverá atualização ou treinamento e qual é o cronograma de implantação das mudanças.
Além de acompanhar a Reforma Tributária com a contabilidade, micro e pequenas empresas precisam manter pagamentos, comprovantes, notas e cobranças organizados.
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