Afastamento pelo INSS: tudo o que a pessoa empreendedora precisa saber
Entenda quando ocorre o afastamento pelo INSS, quem paga os primeiros dias e como evitar erros na folha, no eSocial e na rotina da equipe
O afastamento pelo INSS ocorre quando um funcionário precisa se afastar do trabalho por mais de 15 dias consecutivos por motivo de saúde.
As regras estão previstas na legislação previdenciária, que define quando a empresa continua responsável pelo salário e quando o benefício passa a ser pago pelo INSS.
Entender como funciona essa transição é uma das dúvidas mais comuns entre pequenas e médias empresas, por isso, o DNA Empreendedor, da Cora, produziu este artigo especial sobre o assunto.
O que é o afastamento pelo INSS?
O afastamento pelo INSS acontece quando um trabalhador fica temporariamente incapaz de exercer suas atividades em razão de doença ou acidente por período superior a 15 dias consecutivos. Nesses casos, se os requisitos legais forem cumpridos, o empregado pode ter direito ao auxílio por incapacidade temporária, benefício previdenciário conhecido anteriormente como auxílio-doença.
Nem todo atestado médico resulta em afastamento pelo INSS. Nos afastamentos de poucos dias, a empresa registra a ausência normalmente e o trabalhador retorna às atividades ao fim do período indicado pelo médico. A concessão depende da análise da incapacidade para o trabalho.
Quando o afastamento passa a ser responsabilidade do INSS?
A empresa continua responsável pelo pagamento do salário do empregado durante os 15 primeiros dias consecutivos de afastamento por motivo de doença ou acidente. Se a incapacidade ultrapassar esse período, o empregado pode requerer o auxílio por incapacidade temporária ao INSS. Caso o benefício seja concedido, o pagamento passa a ser feito pela Previdência Social a partir do 16º dia de afastamento.
| Período de afastamento | Quem paga | Observação |
| Até 15 dias consecutivos | Empresa | Salário continua sendo responsabilidade do empregador. |
| A partir do 16º dia | INSS | Somente se o auxílio por incapacidade temporária for concedido. |
O simples fato de o afastamento ultrapassar 15 dias não garante automaticamente o benefício. O pedido precisa ser analisado pelo INSS.
Como o INSS analisa o pedido de afastamento?
Pedidos de auxílio por incapacidade temporária com afastamentos de até 90 dias podem ser analisados pelo Atestmed, sistema que permite a avaliação da documentação médica sem perícia presencial em algumas situações.
O acesso é feito pelo próprio trabalhador pelos canais oficiais do INSS, como o site Meu INSS ou a central telefônica 135. Quando necessário, o INSS pode convocar o segurado para perícia presencial.
O que a empresa deve fazer quando recebe um atestado médico?
Ao receber um atestado médico, a empresa deve adotar alguns cuidados para cumprir corretamente suas obrigações trabalhistas e previdenciárias.
O atestado deve ser conferido para verificar se contém as informações necessárias: identificação do paciente, data de emissão, período de afastamento e identificação do profissional de saúde responsável. O Código Internacional de Doenças (CID) pode aparecer no documento, mas sua inclusão depende da autorização do paciente, em respeito ao sigilo médico.
A legislação não estabelece um prazo único para a entrega do atestado. A empresa pode definir procedimentos internos ou seguir o que estiver previsto em acordo ou convenção coletiva.
Registrar corretamente a ausência
Depois de receber o atestado, a empresa deve registrar o afastamento nos seus controles internos: controle de ponto, folha de pagamento, sistema de RH e registro de ausências. Esse registro precisa ser refletido no eSocial por meio do evento S-2230 (Afastamento Temporário), conforme o Manual de Orientação do eSocial, com envio até o dia 15 do mês subsequente ao início do afastamento.
Acompanhar o período de afastamento
Se houver novos atestados e o afastamento ultrapassar os limites previstos em lei, será necessário avaliar se já é o caso de o trabalhador solicitar o benefício previdenciário. Caso o empregado retorne ao trabalho e, dentro de 60 dias, precise se afastar novamente pela mesma doença, os dias de afastamento anteriores são somados aos novos para a contagem do período de responsabilidade da empresa.
Por exemplo, se o funcionário já ficou 10 dias afastado, retornou por alguns dias e depois precisou de mais 10 dias pelo mesmo diagnóstico, a empresa pagará apenas 5 dias (completando os 15), e não mais 10.
Essa regra está prevista no Regulamento da Previdência Social e evita que a empresa arque com períodos superiores ao limite legal por meio de afastamentos fracionados.
Orientar o colaborador sobre os próximos passos
O pedido do benefício é feito pelo próprio trabalhador junto ao INSS, mas a empresa pode orientar o trabalhador quando o afastamento ultrapassar o período de sua responsabilidade, ajudando a evitar atrasos na solicitação.
Quais documentos a empresa deve organizar durante o afastamento?
Durante o afastamento, a empresa precisa manter documentos que comprovem a ausência, sustentem os registros trabalhistas e previdenciários e permitam a conferência das informações enviadas aos sistemas oficiais.
Os principais documentos são:
- atestado médico, que informa a necessidade e o período de afastamento e orienta os registros de faltas e da folha de pagamento;
- laudos e exames, que complementam as informações sobre a condição de saúde e podem apoiar a análise do benefício pelo INSS;
- Comunicação de Acidente de Trabalho, ou CAT, obrigatória em casos de acidente de trabalho ou doença ocupacional. A emissão deve ocorrer até o primeiro dia útil após a ocorrência ou imediatamente em caso de morte;
- registros internos, como controle de ponto, folha de pagamento, comprovantes de entrega de documentos e informações enviadas aos sistemas oficiais.
A documentação deve permanecer arquivada com acesso restrito, pois pode conter dados de saúde. As informações também precisam coincidir com os registros da folha e dos sistemas previdenciários.
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Como o afastamento impacta a empresa?
O afastamento de um funcionário pode afetar a operação, a gestão financeira e o planejamento da empresa.
Folha de pagamento e fluxo de caixa
A folha de pagamento exige atenção especial, já que a responsabilidade pelo pagamento do salário muda conforme o período de licença. Além de registrar corretamente os dias de afastamento, é importante que empresa e contabilidade estejam alinhadas para evitar erros nos lançamentos e no cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.
Embora o INSS passe a pagar o benefício a partir do 16° dia, isso não significa que o impacto financeiro desapareça. Além do pagamento dos primeiros 15 dias, o afastamento pode gerar custos de contratação de substituto, horas extras de outros funcionários para suprir a ausência e investimentos em treinamento ou adaptação de quem assumirá temporariamente as atividades.
Imagine uma pequena empresa com quatro funcionários. Se um deles se afastar por dois meses, o gestor pode precisar redistribuir tarefas, autorizar horas extras ou contratar um temporário, o que aumenta despesas justamente enquanto ainda arca com os primeiros 15 dias de salário.
Escala e organização da equipe
A ausência de um funcionário também exige reorganizar a rotina de trabalho. Dependendo da atividade da empresa, pode ser necessário redistribuir tarefas entre outros colaboradores, rever escalas de atendimento ou produção e até reavaliar prazos de entrega para manter a operação funcionando.
Quando a ausência é prolongada e envolve uma função essencial, a contratação temporária pode ser uma alternativa para evitar sobrecarga da equipe.
Ter processos bem documentados e responsabilidades claramente definidas facilita a continuidade das atividades durante esse período.
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Qual é o papel da contabilidade nesse processo?
O ideal é que a contabilidade participe desde o início do afastamento. Ela ajuda a registrar corretamente o período na folha de pagamento, verifica os eventos que precisam ser enviados ao eSocial, confere os lançamentos e orienta o empregador sobre encargos, documentação e demais obrigações relacionadas ao afastamento.
Quais erros mais comuns durante o afastamento pelo INSS?
Os erros mais comuns durante o afastamento pelo INSS envolvem falhas no registro dos atestados, no controle dos dias de ausência, na comunicação com a contabilidade, na orientação ao trabalhador e no planejamento da operação.
Essas falhas podem causar divergências na folha, atrasos na solicitação do benefício e problemas no cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.
Portanto, na prática, os principais pontos de atenção são:
- registrar o atestado médico com datas ou informações incorretas, o que pode comprometer o controle de faltas, o cálculo da folha e a identificação do período pelo qual a empresa deve pagar o salário;
- analisar cada atestado de forma isolada, sem considerar a soma dos dias de afastamento relacionados ao mesmo problema de saúde. Esse erro pode impedir que a empresa identifique o momento adequado para encaminhar o caso ao INSS;
- comunicar a contabilidade ou o departamento pessoal apenas após o afastamento ultrapassar 15 dias. O aviso antecipado permite conferir documentos, ajustar a folha e preparar os registros necessários;
- deixar de orientar o trabalhador sobre a solicitação do benefício. Embora o pedido seja responsabilidade do empregado, a empresa pode informar quais documentos devem ser reunidos, quais prazos exigem atenção e quais etapas dependem do Meu INSS;
- manter informações divergentes entre atestados, controle de ponto, folha de pagamento e sistemas oficiais. Datas incompatíveis podem gerar inconsistências e exigir correções posteriores;
- concentrar funções essenciais em um único profissional. A documentação dos processos, a definição de responsáveis temporários e o compartilhamento dos acessos necessários ajudam a preservar a continuidade da operação durante a ausência.
Um afastamento pode gerar despesas inesperadas, como horas extras ou contratação temporária. Acompanhar essas saídas no fluxo de caixa ajuda a preservar o planejamento financeiro e reduzir o risco de desequilíbrios. Veja o guia para ajudar seu negócio a fazer um controle de fluxo de caixa eficiente.
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