O recibo simples serve como comprovante de pagamento para quem contrata um serviço. Já para a pessoa empreendedora, o documento ajuda a manter o registro dos recebimentos no fluxo de caixa.
Porém, é normal ficar em dúvida sobre quais informações colocar no recibo para garantir sua validade.
Por isso, preparamos este artigo explicando o que não pode faltar no recibo simples, com modelos para você usar como referência.
Quando é necessário emitir um recibo?
O artigo 1.º da lei 8.846/94 determina a emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente em toda venda de produto, ou prestação de serviço. Sendo assim, a emissão do recibo simples é obrigatória sempre que um pagamento é realizado.
Portanto, a pessoa prestadora deve emitir o recibo cada vez que receber o pagamento por um serviço, mesmo que seja um valor pequeno.
Isso porque, além de ser um direito da pessoa consumidora, os recibos ajudam no controle do fluxo de caixa, como adiantamos.
Mas o recibo deve conter os dados de quem efetuou o pagamento e de quem recebeu, assim como a descrição do serviço prestado, o detalhamento do valor pago, data e assinatura da pessoa recebedora, para ter validade.
Também é necessário fazer a emissão em duas vias: uma fica com a pessoa realizou o pagamento e a outra com quem recebeu.
Qual a diferença entre nota fiscal e um recibo simples?
A nota fiscal comprova a prestação de um serviço, mas não necessariamente seu pagamento. Em muitos casos, o pagamento pela empresa contratante só acontece após a emissão da nota, conforme o prazo acertado no contrato de prestação de serviço.
Sendo assim, a diferença é que o recibo sempre comprova a quitação de uma dívida, enquanto isso nem sempre é válido para a nota fiscal, embora ela seja um documento oficial para fins tributários e legais.
Além disso, é preciso ter um CNPJ para emitir nota fiscal de prestação de serviços ou fazer a emissão de nota avulsa como autônomo.
Quais são as etapas para fazer um recibo simples na sua empresa?
Agora vamos explicar em detalhes como preencher um recibo simples de prestação de serviços na sua empresa.
O recibo pode ser impresso ou manuscrito, o importante é que o documento contenha as informações obrigatórias. Veja o passo a passo para emitir:
1) Dê um nome ao documento
O nome do recibo fica no cabeçalho do documento, podendo ser centralizado no topo da página. Você pode colocar “Recibo de pagamento”, somente “Recibo” ou “Declaração de pagamento”, como nome.
2) Descreva o recebimento
Declare que está recebendo um pagamento e descreva o valor, utilizando números e também por extenso, entre parênteses. Por exemplo: “eu (nome), recebi de (nome), o valor de R$ 600 (seiscentos reais).
Se o valor numérico diferir do valor por extenso, fica valendo o que está representado por extenso, para fins de comprovação, por isso é recomendável fazer o registro de ambas as formas.
Coloque também a descrição do serviço prestado, “consultoria de marketing digital”, “aula de inglês com 1 hora de duração” ou “criação de um site WordPress”, por exemplo.
Se for um pagamento parcelado, você deve registrar isso no recibo simples também e colocar o número da parcela.
3) Não esqueça do local, data e assinatura
Coloque no documento o nome da cidade e data de emissão do recibo. Por último, o documento deve ser assinado pela pessoa que recebeu o pagamento, além de incluir seu CPF ou CNPJ.
Além das informações descritas nas etapas acima, você pode incluir outros dados no recibo, caso ache necessário, conforme o tipo de serviço prestado.
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Modelos de recibo simples para prestação de serviços
Agora vamos apresentar modelos de recibo simples para prestação de serviços que você pode usar como referência para emitir os seus.
Vimos que alguns campos são obrigatórios no recibo para garantir sua validade, mas não tem um modelo único que precisa ser seguido.
Existem também modelos prontos vendidos em papelarias e alguns sites que fazem emissão de recibo online, a partir da inserção dos dados de pagamento.
Recibo de pagamento
Recebi de (nome de quem fez o pagamento), CPF/CNPJ n.º () a quantia de R$ (valor), (valor por extenso), pelo serviço de (descrição do serviço), e para clareza firmo o presente recibo na cidade de (nome da cidade), no dia () de (mês) de (ano).
Assinatura (de quem recebeu o pagamento)
(Nome por extenso) (CPF/CNPJ)
Recibo
Pelo presente, eu (nome completo), inscrito(a) no CPF/CNPJ sob o nº (), declaro que recebi na data de hoje o valor de R$ (), (valor por extenso), por meio de (descrever forma de pagamento, dinheiro ou pix, por exemplo), de (nome completo de quem está pagando), inscrito (a) no CPF/CNPJ sob o n.º (), referente aos serviços de (descrição dos serviços).
(Cidade), (dia), (mês), (ano)
(Assinatura de quem recebeu o pagamento)
Recibo de prestação de serviço
Recebi de (nome da empresa/pessoa), CPF/CNPJ n.º(), a importância de R$ (), (valor por extenso), referente a (descrição do serviço). Para maior clareza firma(amos) o presente recibo para que produza seus efeitos, dando plena e irrevogável a quitação, pelo valor recebido. Pagamento recebido por (nome completo), (meio de pagamento).
(Assinatura da pessoa que recebeu)
(CPF/CNPJ)
(Endereço comercial)
Declaração de pagamento
Eu, (nome), inscrito(a) no CPF/CNPJ sob o n.º (), recebi de (nome), inscrito(a) no CPF/CNPJ sob o n.º (), a importância de R$ () (valor por extenso), referente à quitação da parcela n.º (informar qual parcela está sendo quitada), com vencimento em (data), referente ao pagamento de (descrição do serviço), restando apenas o pagamento das parcelas n.º () pendentes.
(Cidade), (dia) de (mês) de (ano).
(assinatura da pessoa recebedora)
Como vimos, o recibo simples é um documento que pode ser emitido manualmente, impresso ou a partir de um modelo pronto para preencher, vendido em papelarias.
O importante é que o documento contenha todas as informações necessárias para identificar o pagamento realizado e funcionar como comprovante. Você também pode conferir o artigo que preparamos sobre ordem de serviço
