Processos organizacionais são bem importantes para qualquer empresa e fundamentais para que seja possível crescer de forma sustentável. E para empresas que comercializam serviços, uma das ferramentas que ajuda, e muito, nessa organização é a ordem de serviço.
Também conhecida pela sigla OS, ela serve para oficializar atividades a serem desempenhadas no cliente. A ordem de serviço funciona para empresas de instalação de software, limpeza, transporte, manutenção de equipamentos, criação de campanhas publicitárias, consultoria e qualquer outra área de atuação.
Por isso, saber como fazer ordem de serviço ajuda a empresa prestadora a manter uma boa comunicação e muitos outros benefícios que melhoram o desempenho da organização. Aqui, pode-se destacar o ganho de produtividade interna, a redução de erros, atrasos e prejuízos e o aumento da satisfação dos consumidores.
Se você está começando agora a empreender no setor de serviços, ou deseja entender um pouco mais sobre o que é e como fazer ordem de serviço, continue a leitura e aproveite as dicas ao longo deste texto.
O que é uma ordem de serviço?
Antes de mais nada, vale aprofundar um pouco mais na definição deste termo para facilitar seu entendimento e conseguir aproveitar ainda mais as dicas que serão dadas a seguir.
A OS nada mais é que um documento importante para formalizar uma solicitação de trabalho, uma atividade ou um serviço prestado pela empresa que está emitindo a ordem. Com ela, é possível oficializar as necessidades e acordos entre a empresa que irá prestar o serviço e o cliente que está contratando este fornecedor.
De forma análoga, da mesma forma que o recibo de prestação de serviços assegura o profissional do pagamento de um determinado serviço, a ordem de serviço assegura o cliente dos passos que serão efetuados.
Antes do avanço tecnológico tomar conta das empresas, a ordem de serviço era feita à mão e os funcionários daquele setor tinham que anotar tudo em talões impressos. Hoje, a grande maioria das empresas já aderiu ao modelo digital. Isso contribuiu para reduzir o trabalho repetitivo e ganhar tempo, além de facilitar a padronização dos documentos.
E por falar em padronização, é importante entender que os dados que compõem uma OS não devem ser criados sem seguir uma lógica. Saber como fazer ordem de serviço é entender que elas devem seguir um padrão comum na organização, contendo todas as informações necessárias para acompanhar e executar um serviço.
De maneira geral, elas são armazenadas e podem ser consultadas para avaliação das práticas da empresa e essa ferramenta é um processo fundamental para organizar as demandas e solicitações de atividades entre profissionais, equipes, setores e, principalmente, entre a empresa e terceiros.
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Campos de uma ordem de serviço
Para que a ordem de serviço da sua empresa seja eficaz e consiga alcançar o objetivo de facilitar a comunicação do que foi acordado com o cliente, alguns campos são importantes para cumprir essa missão.
Além disso, vale sempre lembrar de que a OS serve para deixar claro o que o prestador de serviço irá executar. Neste sentido, um modelo de ordem de serviço deve evitar redundância e incoerência das informações.
Confira alguns campos que deve contar para fazer uma ordem de serviço:
- data da emissão
- código de rastreio da ordem de serviço
- dados do cliente
- dado do profissional que vendeu o serviço/ emitiu a OS
- o que será atendido
- a quem se destina (equipe ou profissional)
- prazo limite para cumprimento
- nível de prioridade
- recomendações de materiais e ferramentas a serem usados
- assinatura ou validação da emissão
- informações adicionais julgadas necessárias
Em resumo, pense sempre que a pessoa responsável por executar o serviço irá se orientar por esse documento para atender o cliente.
Sendo assim, é preciso que ela seja lógica, completa, detalhista e inclua informações adicionais que facilitem seu entendimento das necessidades e exigências sobre a atividade.
Quando utilizar uma ordem de serviço?
Como já explicado acima, a emissão da ordem de serviço é uma prática que facilita a solicitação de serviços da companhia. Sendo assim, ela se torna uma forma de aumentar a eficiência da gestão dessas atividades.
Porém, é importante lembrar que, em algumas situações, a emissão de ordens de serviços são obrigatórias por lei, principalmente no sentido da segurança do trabalho.
O Capítulo V da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), Decreto Lei 5452/43 de 02 de maio de 1943, Artigo 157, Inciso II diz que as empresas devem:
- “Instruir os empregados, por meio de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais (Incluído pela Lei nº 6.514, de 22.12.1977).”
Ou seja, a emissão e o uso da ordem de serviço servem, ainda, para prevenir acidentes em atividades que envolvem riscos de segurança para os colaboradores, como serviços externos, por exemplo.
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Por que utilizar a ordem de serviço?
A resposta para esta pergunta é muito simples e já ficou clara a importância ao longo do texto.
São inúmeras as vantagens que a companhia tem ao adotar este documento e saber como fazer ordem de serviço muito bem feita. Afinal, a OS é fundamental para comunicar gestores e colaboradores sobre as demandas do negócio e indicar como o serviço deverá ser prestado.
As vantagens de se trabalhar com ordem de serviço são:
- Organizar os pedidos de prestação de serviços
- Entender a capacidade produtiva da equipe
- Garantir a entrega no prazo
- Garantir que será feito o que o cliente contratou
- Controlar a produtividade dos colaboradores
- Calcular com precisão os materiais e mão de obra necessários
- Ter melhor controle de estoque
- Controlar o custo do serviço
- Garantir uma precificação justa e que dê lucro
- Auxiliar no controle de trocas, reparos e alterações no pedido do cliente
- Informar aos colaboradores os detalhes do serviço e orientar a execução segura e eficiente
- Gerenciar as finanças para melhorar o caixa da empresa
A ordem de serviço é uma importante aliada que garante a qualidade do serviço que será prestado e ter um sistema de gestão, pode te ajudar com isso.
Aqui na Cora, por exemplo, nós oferecemos aos nossos clientes facilidades como: um sistema de gestão de cobranças gratuito e a possibilidade de você centralizar todos os seus serviços como pessoa jurídica numa conta 100% digital e gratuita. Assim, você economiza tempo e dinheiro para investir nas atividades estratégicas da sua empresa!
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