O que é cobrança centralizada?

10 de Maio de 2020
cobrança centralizada

Realizar o controle de inadimplência de uma empresa é um desafio para qualquer negócio. É preciso saber negociar, ter um bom controle de cobrança e um cuidado ainda maior com a comunicação com os clientes.

Por isso, centralizar o processo de cobrança é uma forma de manter um fluxo estruturado e efetivo. A seguir, entenda o que é cobrança centralizada, descubra como estruturar o setor e como ganhar mais eficiência neste processo.

Cobrança centralizada: motivos para implementar no seu negócio

Muitos negócios optam por realizar as cobranças por seus produtos ou serviços de forma individual ou sem uma metodologia específica. No entanto, essa prática pode representar alguns riscos como a perda de dados e até mesmo a possibilidade de fraudes.

Na cobrança centralizada, todos os processos que envolvem a cobrança por produtos ou serviços realizados ficam alinhados em um único lugar, o que facilita uma coerência do início ao fim. Com isso, é possível mensurar e reduzir o índice de inadimplência da empresa.

Veja alguns benefícios de manter um processo de cobrança centralizado:

  • Segurança: ao centralizar todas as informações do processo de cobrança, é possível ter maior controle sobre os dados. Dessa forma, o nível de confiabilidade dos registros aumenta e os processos se tornam mais ágeis.
  • Acessibilidade: centralizar o processo de cobrança significa reunir as informações relativas à inadimplência em um só lugar, o que torna as atividades do setor mais dinâmicas e funcionais.
  • Planejamento: a centralização desse processo facilita o acesso a informações que irão embasar a tomada de decisão.
  • Redução de prejuízos: a organização e a estruturação do setor de cobrança em razão da sua centralização promovem um maior controle do fluxo de caixa e eficiência na recuperação de créditos de inadimplentes, reduzindo, assim, os prejuízos na empresa.

O processo de cobrança de uma organização sempre será uma questão complexa, que exige muita diplomacia e metodologias de trabalho eficientes. Centralizar esse processo é uma chance que sua empresa tem de realmente alcançar metas e fazer os negócios crescerem a cada dia mais.

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5 dicas para otimizar o processo de cobrança da sua empresa

Agora que você já sabe a importância de manter um controle do processo de cobrança, veja como implementar essa dinâmica em sua empresa:

1. Crie um histórico do cliente

Iniciar um histórico dos clientes é o melhor caminho para estruturar um processo de cobrança centralizada. Esse controle pode ser feito com a ajuda de um software específico ou até mesmo em uma planilha do excel. Comece com os dados pessoais do seu cliente, incluindo endereço e canais de contato (telefone e e-mail). E mantenha esse controle atualizado a cada contato com o cliente.

2.  Ofereça uma comunicação clara e empática

A comunicação com o cliente é um aspecto delicado, que exige ainda mais cuidado. O primeiro contato deve soar como um lembrete, deixando entender que a empresa acredita que a falta de pagamento foi resultado de um esquecimento. Neste momento, não é necessário um contato pessoal como um telefonema, apenas um e-mail, sms ou mensagem no WhatsApp já está de bom tamanho.

3. Mantenha a equipe alinhada

É fundamental garantir que toda a equipe esteja ciente da importância de ter atenção e cuidado em todo o processo de cobrança, tratando do assunto apenas com o próprio titular da dívida, compreendendo o cliente e, principalmente, tentando encontrar a melhor solução, que atenda tanto o cliente quanto a empresa.

Se possível, dedique uma pessoa do time financeiro responsável somente pelos processos de cobrança para centralizar as informações, o ponto de contato e a gestão dos indicadores.

4. Automatize o processo de cobrança

Ao passo que o processo de cobrança se tornar mais robusto, apenas o controle via planilha não será suficiente, o que pode ocasionar erros, perda de dados e retrabalho.

Nesse caso, vale a pena considerar a automatização do processo, em que a comunicação, gestão e controle são realizados de forma automática. Existem muitas plataformas digitais no mercado especializadas nesse tipo de trabalho.

5. Ofereça opções ao cliente

O cliente pode se sentir confuso sobre qual a melhor maneira de efetuar o pagamento. Oriente-o, ofereça alternativas adequadas à sua realidade e, se possível, com opções de parcelamento. 

Além disso, é preciso oferecer variadas  formas de pagamento, já que nem todos dispõem de cartão de crédito ou acesso a uma conta corrente, por exemplo. Uma boa alternativa é realizar a cobrança via boleto bancário.

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Por Vanessa Ferreira