Dentistas que decidiram atuar de forma autônoma e abrir um negócio próprio podem, no início, ter muitas dúvidas sobre como administrar uma clínica odontológica com eficiência e organização.
Dar esse passo vai além de ser um profissional tecnicamente bem preparado. Para que o processo de abertura da clínica seja bem sucedido é preciso compreender os processos que envolvem o processo de gestão de um negócio.
Se você está precisando de uma forcinha para aprender a gerir melhor e garantir sustentabilidade a longo prazo para o seu consultório, não deixe de ler este texto até o final.
Descomplicada, sem taxas abusivas, sem burocracia e com atendimento ágil pelo aplicativo.
Falta de formação em administração não deve ser um empecilho
Durante a sua faculdade, são poucos os profissionais de saúde que recebem orientações específicas sobre como gerenciar um negócio. Afinal, o objetivo das instituições é preparar seus alunos para que possam atender seus futuros pacientes com qualidade.
Entretanto, isso não deve ser encarado como um obstáculo intransponível para aqueles que desejam atuar por conta própria. Afinal, atualmente, existem diversos cursos especializados em gestão de consultórios.
Vale destacar também que a experiência diária com a clínica será essencial para que você ganhe mais familiaridade com os processos e aperfeiçoe as suas habilidades como pessoa gestora..
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Como administrar uma clínica odontológica: 5 dicas práticas
Basicamente, existem cinco pontos principais que você precisa saber sobre gerenciar um consultório de sucesso, confira:
1. Ofereça um atendimento de qualidade desde o primeiro contato
Atualmente, a grande maioria das pessoas prefere agendar consultas e exames por meio do WhatsApp. O que significa que essa é uma das primeiras ferramentas que você precisa investir. Treine a equipe da recepção para responder as mensagens e atender as ligações com agilidade, calma, educação e respeito, considerando sempre que essa conversa inicial é muito importante para a reputação da clínica.
Além disso, para prevenir confusões, disponibilize uma agenda eletrônica. Isso não apenas facilita o agendamento e cancelamento de consultas, como também diminui a taxa de ausência em consultas. Isso porque esses sistemas são capazes de enviar lembretes de agendamento para pacientes.
2. Prepare os ambientes com organização e estética
Depois do atendimento remoto inicial, o segundo contato que os pacientes terão com a sua clínica provavelmente será no seu espaço físico. Por isso ele precisa ser cuidadosamente pensado para transmitir credibilidade e confiança.
Estamos falando de locais que lidam com a saúde das pessoas. Portanto, elas precisam se sentir acolhidas, confortáveis e seguras. Na recepção, escolha móveis bonitos e confortáveis, dispondo-os de forma a não prejudicar a passagem. Também inclua itens de decoração que harmonizem com o ambiente e deixe-o esteticamente agradável.
Deixe o balcão de recepção o mais limpo possível e ofereça distrações enquanto os pacientes esperam. Sugestões: TV, música ambiente, Wi-Fi grátis e máquina de água e café.
Nas salas de consulta, escolha objetos que estejam relacionados com a sua especialidade e personalidade. Se possível, deixe visível seu diploma e outros certificados que contribuam para reforçar a sua autoridade na área. O mais importante é que todos os espaços estejam limpos e funcionais para que os atendimentos sejam feitos com praticidade e profissionalismo.
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3. Simplifique e modernize a gestão de informações importantes
Montar planilhas, preparar relatórios e organizar históricos de pacientes são algumas das funções que podem prejudicar, e muito, o fluxo de trabalho quando não existem processos bem estruturados.
A boa notícia é que, atualmente, existe uma série de programas específicos para gestão de consultórios odontológicos, que agilizam as rotinas. Pesquise e estude sobre eles, escolhendo as opções que melhor atendem às necessidades atuais da sua empresa. Busque principalmente armazenar todos os arquivos em um único local, utilizando, por exemplo, a computação em nuvem.
Lembrando que é muito importante que você acompanhe o crescimento do seu negócio. Para tanto, é preciso acessar com facilidade dados que possibilitem a tomada de decisões com mais assertividade.
4. Trabalhe a fidelização dos pacientes
Para que qualquer clínica cresça no mercado de saúde, é importante que, além de conquistar novos pacientes, ela fidelize aqueles que já a conhecem. Portanto, mostre que toda a equipe se importa com o bem-estar dessas pessoas. Algumas técnicas interessantes:
- Pratique o atendimento humanizado em todos os momentos, da recepção ao contato com o/a dentista;
- Deixe as fichas atualizadas com todas as informações mais importantes sobre os pacientes, até mesmo com detalhes como “possui medo de anestesia e precisa de um apoio diferenciado”;
- Envie mensagens um dia após tratamentos odontológicos, por exemplo, perguntando como as pessoas estão se sentindo no pós procedimento;
- Demonstre empatia para entender as suas dores e dificuldades;
- Dê abertura para feedbacks, sejam eles positivos ou negativos.
Cuidados assim garantem não só o retorno das pessoas, como possibilitam que elas indiquem o consultório para amigos e conhecidos.
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5. Organize as finanças da sua empresa, separando-as dos gastos pessoais
Por fim, tenha a certeza de que saber como administrar uma clínica odontológica envolve a criação de uma conta PJ específica para ela. É assim que você conseguirá analisar as entradas e saídas, e quais estratégias podem ser adotadas para gerar cada vez mais receita.
Além disso, poderá projetar fluxo de caixa, ficar em dia com as contas e os impostos, solicitar cartões empresariais e investir no crescimento do seu negócio com mais segurança. Todos esses serviços estão disponíveis na Cora, uma conta digital livre de burocracias, sem anuidades ou taxas de manutenção e com inúmeras funcionalidades gratuitas.
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