Como lidar com imprevistos sem centralizar tudo em você

Um fornecedor avisa que não vai entregar no prazo. O cliente espera uma resposta, mas ninguém na equipe sabe qual alternativa pode oferecer sem consultar você. Além de resolver o atraso, agora é preciso decidir cada próximo passo.

Situações assim mostram como a preparação e a divisão de responsabilidades influenciam a rotina de uma empresa. Quando tudo depende do dono, até um problema conhecido pode interromper o trabalho.

No episódio 50 do Fala, PJ!, o podcast da Cora, Fabio Brunoro, fundador da Agência Popi, conta como lida com operações em que o prazo para entregar tem dia e hora marcados: os eventos.

Entre os relatos estão uma viagem afetada por um furacão, experiências difíceis com sociedades e a adaptação da agência aos eventos online durante a pandemia. Essas histórias ajudam a pensar sobre decisões que também fazem parte da vida de quem toca uma pequena ou média empresa.

Resolva o que é previsível antes de precisar improvisar

Fábio trabalha com uma combinação de variáveis que precisam funcionar juntas. A estrutura pode estar pronta, mas uma falha no fornecimento de energia muda a operação em poucos segundos.

Foi o que aconteceu em um dos eventos que ele relata. Uma pane elétrica atingiu a região, mas a equipe já tinha um gerador disponível. A energia estava garantida no local. O problema, porém, teve outra consequência: queimou o ar-condicionado, e foi preciso providenciar outro.

Enquanto a equipe resolvia a sequência de falhas, o público seguia com a programação. Nos bastidores, a preparação permitiu reagir sem começar todas as soluções do zero.

Fabio explica que orienta sua equipe a antecipar tudo o que puder. Assim, quando surgir um problema inesperado, haverá atenção disponível para ele.

Em uma pequena empresa, esse raciocínio pode começar pelo problema que já se repetiu. Se um fornecedor costuma atrasar, por exemplo, vale conhecer outra opção e verificar suas condições antes de precisar fazer um pedido urgente.

Também é importante combinar quem pode acionar essa alternativa. Um contato salvo apenas no celular do dono pouco ajuda quando ele está indisponível e o atendimento precisa continuar.

A preparação envolve, portanto, tanto encontrar uma saída quanto deixar claro como usá-la. Isso permite que outras pessoas resolvam situações conhecidas sem esperar uma nova decisão a cada ocorrência.

Se a entrega mudar, o cliente precisa saber como seguir

Há situações que ultrapassam qualquer preparação. Durante a passagem de Fábio por outra agência, um furacão afetou uma viagem corporativa quando a equipe já estava no destino com os participantes.

A prioridade passou a ser proteger as pessoas. Foi necessário providenciar acomodação em outro hotel e apoiar a comunicação com as famílias, que também estavam preocupadas.

Fabio também defende compartilhar os problemas com o cliente. Na rotina de uma PME, isso pode significar avisar sobre um atraso antes que a pessoa precise cobrar uma resposta e apresentar as alternativas disponíveis.

Se o prazo de um serviço mudou, o cliente precisa entender o que ainda pode ser entregue na data combinada e quando receberá uma nova atualização. Essa conversa dá a ele condições de se organizar enquanto a empresa busca a solução.

Divida responsabilidades a partir do que está sobrecarregando você

Saber fazer bem um produto ou serviço costuma ser o ponto de partida de um negócio. Depois de abrir a empresa, porém, o empreendedor passa a assumir tarefas para as quais nem sempre teve preparo.

Fabio usa o exemplo de um profissional de cozinha que abre um restaurante. Além dos pratos, ele precisa lidar com responsabilidades de gestão que passam a disputar seu tempo e sua atenção.

O próprio fundador da Popi reconhece essa diferença. Ele se considera mais forte na criação do que na administração e conta com uma equipe que o apoia nessa segunda frente.

Na trajetória de Fábio, reunir competências complementares foi importante para continuar trabalhando com o que faz melhor. Para quem tem uma estrutura menor, a forma de buscar apoio precisa considerar o momento e os recursos da empresa.

Antes de pensar em ampliar a equipe, vale observar onde o trabalho está travando. Uma tarefa fica parada porque só você sabe executá-la? Alguém já consegue fazê-la, mas precisa pedir autorização para cada etapa? Ou falta conhecimento para resolver aquela atividade?

Cada resposta aponta para uma necessidade diferente. Em alguns casos, documentar uma rotina e combinar o que outra pessoa pode decidir já ajuda a distribuir o trabalho. Em outros, pode fazer sentido avaliar capacitação ou apoio especializado para uma demanda pontual.

O importante é identificar qual responsabilidade precisa ser compartilhada e o que será necessário para que isso funcione.

Ao escolher um sócio, converse sobre como vão decidir

Fabio também buscou complementaridade em sociedades, mas algumas experiências terminaram em rompimentos e recomeços. Segundo ele, houve situações em que as habilidades se completavam, mas os valores não estavam alinhados.

Para quem pensa em trazer um sócio, essa história sugere uma conversa que vai além de dividir funções. Como cada pessoa pretende conduzir a empresa? O que acontece quando há discordância sobre um prazo prometido ao cliente?

Discutir situações concretas ajuda a perceber como a parceria pode funcionar no dia a dia. Fabio reconhece que existem sociedades bem-sucedidas. No seu caminho, encontrou na equipe uma forma de reunir as competências de que precisava.

Ao adaptar sua oferta, seja claro sobre o que consegue entregar

A Popi começou em 2019, pouco antes de a pandemia transformar o mercado de eventos. Com funcionários para manter e a empresa ainda no início, Fabio precisou buscar outra possibilidade de trabalho.

Ao observar o movimento dos eventos online, procurou um estúdio de transmissão e propôs uma parceria. Depois, divulgou essa possibilidade para sua rede de contatos. A iniciativa chegou a uma instituição financeira e abriu uma negociação.

O cliente, porém, entendeu que Fabio já tinha experiência naquele formato. Antes de fechar o projeto, ele corrigiu a impressão: “Eu nunca fiz, porque ninguém nunca fez.”

Naquele contexto de adaptação aos eventos online, Fabio estava assumindo que aquela entrega também era nova para ele. Segundo seu relato, a honestidade foi bem recebida, o projeto aconteceu e abriu caminho para outros trabalhos.

A história conversa com uma dúvida comum de quem presta serviços: como aceitar uma oportunidade diferente sem prometer uma experiência que ainda não tem?

Fabio partiu de um conhecimento que já possuía, a criação e a produção de eventos, e buscou um parceiro para viabilizar o novo formato. Ao negociar, esclareceu o que estava oferecendo e corrigiu uma expectativa que poderia comprometer a relação.

Para uma pequena empresa, avaliar um pedido novo pode começar por essa distinção: o que já sabe entregar e o que ainda precisa aprender ou buscar com um parceiro. Essa avaliação ajuda a definir o alcance da proposta antes de assumir o compromisso.

Também é preciso combinar como o trabalho será executado. Perto do fim do episódio, Fabio explica que a organização da gestão ajuda seu lado criativo a chegar a uma solução dentro do prazo.

Uma ideia passa a ser uma oferta quando a empresa consegue explicar o que será entregue e organizar sua execução. Na experiência da Popi, essa adaptação ajudou a manter a operação e o pagamento da equipe durante um período difícil.

No episódio completo, Fabio aprofunda essas histórias e conta como aprendeu a lidar com tantas decisões nos bastidores. Assista ao Fala, PJ! no vídeo acima e conheça a trajetória do fundador da Agência Popi.