Certificado digital: o que é, para que serve e como adquirir para a sua empresa
Saiba como funciona o certificado digital, quando esse documento é necessário e como emiti-lo para sua empresa com segurança
Quem empreende no Brasil cedo ou tarde esbarra na mesma exigência: um certificado digital para emitir documentos, acessar sistemas do governo ou cumprir obrigações da empresa.
A dúvida que fica é direta: o que é, de fato, esse certificado digital e por que ele se tornou indispensável no dia a dia do negócio?
O certificado digital funciona como uma identidade eletrônica da empresa ou da pessoa, que permite comprovar identidade e assinar documentos online com validade jurídica.
Com esse recurso, é possível realizar diversas operações digitais com segurança, como acessar serviços do governo ou emitir notas fiscais eletrônicas.
Para entender o que é a certificação digital, como funciona na prática e como obter esse documento para o negócio, o DNA Empreendedor, portal de conteúdos da Cora, preparou um guia completo sobre o tema.
O que é certificado digital e para que serve na prática?
O certificado digital funciona como uma identidade digital de pessoas físicas e empresas, que permite assinar documentos e realizar transações online com segurança e validade jurídica.
No Brasil, esses certificados são emitidos dentro da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), sistema que garante a autenticidade e a integridade das assinaturas digitais.
Basicamente, ele é um arquivo digital que guarda informações como o nome, CPF ou CNPJ e endereço do titular. Esses dados são criptografados e têm a assinatura digital de uma autoridade certificadora.
A autoridade certificadora é uma empresa credenciada pelo ICP-Brasil que valida os dados incluídos no certificado digital. Isso garante a autenticidade das informações e a segurança dos processos.
Para que serve o certificado digital?
A função básica do certificado digital é permitir a assinatura de documentos eletrônicos com validade jurídica.
Isso inclui contratos, procurações e declarações, além do acesso a serviços do governo e da Receita Federal.
No contexto empresarial, o documento pode ser necessário para a emissão de notas fiscais eletrônicas, quando previsto na legislação aplicável, assim como para cumprir obrigações fiscais do CNPJ.
Tipos de certificado digital
Para quem precisa de um certificado digital, é importante conhecer os diferentes tipos disponíveis e suas aplicações específicas. Confira os principais tipos:
Certificados digitais de pessoas físicas (e-CPF)
- Destinado a pessoas físicas;
- Utilizado para assinar documentos digitais, declarar o Imposto de Renda, acessar serviços do governo (como e-CAC), entre outros.
Certificados digitais de pessoas jurídicas (e-CNPJ)
- Para pessoas jurídicas;
- Utilizado para a emissão de notas fiscais eletrônicas, assinatura de documentos com validade jurídica e acesso a sistemas da Receita Federal.
Leia mais | Aprenda como regularizar CNPJ inapto por omissão de declarações
Certificados digitais A1 e A3
Tanto os certificados para pessoas físicas quanto para pessoas jurídicas podem ser emitidos em duas versões: A1 e A3.
A certificação digital do tipo A1 é armazenada digitalmente no computador. Sua validade é de 12 meses. Sendo assim, este tipo é recomendado para uso em um único dispositivo.
Já o tipo A3 pode ser armazenado em mídia física (como cartão ou token USB), ou ainda, em nuvem. Sua validade é de um a cinco anos anos.
Além disso, o A3 em mídia física é considerado mais seguro devido à necessidade de estar fisicamente presente para ser usado.
Quais são as vantagens do certificado digital para empresas?
O certificado digital traz diversos benefícios para a rotina empresarial, principalmente na digitalização de processos e no relacionamento com órgãos públicos.
Entre as principais vantagens, destacam-se as seguintes:
| Benefício | Como funciona |
| Mais segurança nas transações | O certificado garante autenticidade nas operações digitais e protege dados sensíveis da empresa. |
| Redução de custos e burocracia | Com esse recurso, é possível assinar documentos e enviar declarações pela internet,o que evita gastos com papel, cartório e deslocamentos. |
| Acesso a serviços digitais do governo | Empresas podem consultar informações fiscais, acessar sistemas como e-CAC e enviar obrigações eletrônicas com mais facilidade. |
| Mais eficiência na gestão do negócio | Ao digitalizar processos e centralizar documentos eletrônicos, a certificação digital ajuda a tornar a rotina da empresa mais ágil e produtiva. |
Quando o certificado digital é obrigatório para empresas?
Como vimos, a função básica desse documento é comprovar a identidade de uma pessoa ou empresa em transações digitais. Veja alguns exemplos práticos de usos do certificado no dia a dia de uma empresa:
Acesso ao eSocial
O eSocial é um sistema do governo que centraliza informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas, o que simplifica o envio dessas obrigações aos órgãos públicos.
Emissão de Nota Fiscal Eletrônica
O certificado é necessário para emitir notas fiscais eletrônicas, exceto quando a empresa pode utilizar a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e). Porém, as regras específicas variam conforme a legislação de cada estado e cidade.
Utilização do e-CAC
O certificado permite à empresa acessar os serviços disponíveis no portal do Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal (e-CAC).
Cumprimento de outras obrigações fiscais
O documento também é necessário para enviar declarações e demonstrativos fiscais eletronicamente. Por exemplo, por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e do Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex).
Leia também | Como assinar Carteira de Trabalho Digital em três passos
Como obter um certificado digital para sua empresa?
Para obter um certificado digital, seja para uso pessoal ou para a sua empresa, você deve seguir os passos abaixo:
1. Escolha a autoridade certificadora
O primeiro passo para obter a certificação digital é entrar em contato com uma autoridade certificadora e fazer a solicitação.
Nessa etapa, não se esqueça de verificar se a empresa é autorizada legalmente e presta um bom atendimento.
2. Selecione o tipo de certificado
Defina o modelo de certificado digital que melhor atende suas necessidades. Escolha também entre os tipos A1 e A3, conforme a utilização pretendida.
3. Envie a documentação
Você precisará enviar documentos básicos como: CNH, CPF, CCMEI (para MEIs) ou o contrato social da empresa, dependendo do tipo de certificado digital escolhido.
4. Agende e realize a videoconferência
Após enviar os documentos, você agendará uma videoconferência de validação. Esse processo costuma ser rápido, podendo ser feito pelo celular ou computador, habilitando a câmera e o microfone.
Então, durante a chamada, será necessário confirmar algumas informações e mostrar um documento oficial para comprovar sua identidade.
5. Receba e instale o certificado digital
Após concluída a validação, você receberá por e-mail as instruções para acessar e instalar a certificação digital no seu computador, caso tenha escolhido a versão A1.
MEI precisa de certificado digital?
Essa é uma dúvida comum, principalmente desde que entraram em vigor as mudanças nas regras de emissão de notas fiscais para MEI. Nesse sentido, o microempreendedor individual não é obrigado a utilizar um certificado digital, na maioria das situações.
Isso porque o MEI pode acessar o Emissor Nacional com seu CNPJ e senha, ou com sua conta Gov.br (nos níveis prata ou ouro). Existem ainda sistemas para emissão de Nota Fiscal Avulsa que dispensam a certificação.
Mas, ainda que não seja obrigatório, o MEI pode utilizar o documento para ter mais segurança em suas operações, evitando fraudes e inconsistências.
Como obter certificado digital gratuito com a Cora
Quem precisa emitir um certificado digital para sua empresa vai encontrar encontrar opções pagas no mercado, que podem variar de R$ 100 a R$ 350. No entanto, clientes da Cora podem ter acesso a uma condição especial.
Ao abrir uma conta PJ gratuita na Cora, é possível receber um voucher para emitir um certificado digital e-CNPJ A1 ou A3 de forma gratuita por 1 ano, por meio de um parceiro certificador.
O processo funciona assim:
- baixe e abra sua conta PJ gratuita no aplicativo da Cora;
- faça uma movimentação financeira na conta;
- receba um voucher por e-mail para emitir o certificado digital;
- siga as instruções e agende a validação com o parceiro certificador;
- após a emissão, você poderá usar o certificado digital normalmente nas operações da sua empresa.
Além do certificado digital, a conta PJ da Cora oferece Pix gratuito e ilimitado, emissão de boletos sem custo e ferramentas que ajudam a simplificar a gestão financeira do negócio.
Se você precisa emitir um certificado digital para sua empresa, vale a pena conhecer as condições oferecidas pela Cora. Abra sua conta PJ gratuita e veja como obter um certificado digital e-CNPJ para usar nas operações do seu negócio.
Esperamos ter solucionado suas dúvidas sobre o que é certificado digital, como obter e os usos deste documento no dia a dia do seu negócio. E fique à vontade para conferir mais conteúdos no DNA Empreendedor, o portal de conteúdos da Cora. Até a próxima!