Quando um boleto é pago em duplicidade, seja por erro do pagador ou falha do emissor, é essencial agir rápido para evitar prejuízo. 

Neste guia, você entende as causas mais comuns desse tipo de pagamento repetido, aprende o passo a passo para resolver a duplicidade, descobre como empresas devem reembolsar clientes e vê ferramentas para evitar que isso aconteça de novo. 

Continue a leitura e saiba exatamente como lidar com boleto pago em duplicidade na prática.

Quais as causas comuns de boleto pago em duplicidade?

As causas mais comuns de pagamento de boleto em duplicidade envolvem falhas do pagador e do emissor.

Falhas do pagador

  • Engano ou esquecimento: o pagador não percebe que já quitou o boleto e paga de novo.
  • Desorganização financeira: falta de controle ou registro dos pagamentos, especialmente em processos manuais.
  • Pagamento manual + débito automático: o boleto é pago manualmente, mas o débito automático não é cancelado e executa a cobrança novamente.

Falhas do emissor (credor)

  • Envio duplicado de cobrança: o mesmo boleto é enviado duas vezes por erro operacional ou falha de sistema.
  • Falha de comunicação interna: setores não sincronizados reenviam a cobrança por falta de baixa no sistema.
  • Problemas em cobranças recorrentes: falhas no processamento automático podem gerar dois boletos para o mesmo período.

Mini check-list antes de enviar boletos aos clientes

  • Conferir se o título já foi baixado no sistema.
  • Verificar se não há outro boleto ativo para o mesmo serviço ou período.
  • Confirmar com o time financeiro qualquer pagamento recente.
  • Revisar dados do cliente antes de enviar.

O que fazer ao identificar um boleto pago em duplicidade?

Este é o passo a passo básico do que fazer ao perceber que sua empresa pagou um boleto duas vezes:

  • Confirme a duplicidade: verifique datas, valores e comprovantes para garantir que realmente houve pagamento repetido.
  • Avise a empresa emissora: entre em contato e informe o erro.
  • Envie os comprovantes: tenha em mãos o número do boleto, dados da cobrança e recibos dos pagamentos.
  • Registre tudo: guarde comprovantes, protocolos e qualquer troca de mensagens.
  • Negocie a solução: pode ser reembolso, via transferência ou estorno ou crédito em fatura futura.
  • Se a empresa credora não resolver: abra reclamação no Procon e, se suspeitar de golpe ou má-fé, registre um boletim de ocorrência.
  • Persistindo o problema: considere recorrer à Justiça ou reclamar no Banco Central (se envolver instituição financeira).

Como reembolsar o cliente por boleto pago em duplicidade?

Se você é o credor do boleto que foi pago em duplicidade pelo seu cliente, veja o passo a passo para reembolsá-lo de forma segura, para garantir um bom relacionamento com ele:

  • Confirme o erro e comunique o cliente: assim que identificar o pagamento duplicado, informe o cliente de forma transparente e explique como o reembolso será feito.
  • Solicite os dados bancários: peça as informações necessárias para a transferência (banco, agência e conta).
  • Ofereça opções de devolução: sempre que possível, permita que o cliente escolha entre reembolso direto ou crédito para futuras cobranças.
  • Realize o reembolso sem demora injustificada: o Código de Defesa do Consumidor exige a devolução do valor cobrado indevidamente, mas não estabelece prazo específico. O ideal, inclusive para manter o bom relacionamento, é que a empresa aja rapidamente.
  • Registre tudo: guarde protocolos, comunicações e comprovantes para manter um histórico completo caso haja questionamentos posteriores.

Ferramentas para evitar boleto pago em duplicidade

As boas práticas para pessoas físicas e jurídicas que precisam efetuar pagamentos com boletos são:

  • utilizar planilhas ou apps de gestão financeira, para ficar mais fácil de visualizar pagamentos já efetuados;
  • verificar minuciosamente os dados dos boletos, para ter certeza de que está pagando para o beneficiário certo;
  • suspeitar de boletos inesperados recebidos por e-mail ou WhatsApp, que podem ser golpe.

Algumas boas práticas para as empresas que emitem os boletos são:

  • processos de dupla checagem, que consiste em uma revisão minuciosa de cada boleto, que pode ser inclusive automatizada com ferramentas que cruzam dados;
  • sistemas de gestão financeira (ERP) minimizam erros ao gerenciar as rotinas financeiras da empresa, inclusive de cobranças;
  • planilhas financeiras são ferramentas simples, mas indispensáveis para garantir o controle financeiro das empresas e evitar desorganização que possa levar à duplicidade na cobrança. Baixe agora uma Planilha de Controle Financeiro Empresarial gratuitamente;
  • sistemas de gestão de pagamentos são plataformas que automatizam as cobranças por boletos, como a da Cora, que em alguns casos ajudam a identificar pagamentos em duplicidade.

Quais são as vantagens da Cora como plataforma de cobrança de clientes?

Todo cliente da Cora tem acesso a diversas funcionalidades desenvolvidas para simplificar a gestão de cobranças, como:

  • dashboard de gestão de cobranças;
  • boletos parcelados;
  • cobranças com descontos, juros e multas;
  • boletos recorrentes;
  • boletos gratuitos e ilimitados pelo app;
  • notificações automáticas de cobranças.

Com a plataforma de cobrança da Cora é possível

  • Gerar boletos de cobrança ilimitados, sem taxa de emissão.
  • Acompanhar todos os boletos emitidos, visualizando os que estão abertos, os atrasados e os que já foram pagos.
  • Rastrear a quantidade e o valor dos boletos emitidos, recebidos e a receber.
  • Cobrar clientes também via Pix, cartão de crédito e link de pagamento, além dos boletos.
  • Ver o gráfico de análise dos recebimentos de cada mês.
  • Incluir juros, multa e descontos nos boletos.
  • Parcelar boletos, emitindo carnê de pagamento para clientes.
  • Emitir boletos recorrentes gratuitos (você configura apenas uma vez e a Cora faz o envio todos os meses para o e-mail cadastrado).
  • Configurar notificações automáticas de cobrança para clientes (régua de cobrança), reduzindo a inadimplência.
  • Acompanhar relatórios e extratos completos.
  • Ter previsibilidade de caixa com o status das cobranças em tempo real.

Vale dizer ainda que os valores recebidos por boleto caem direto na conta empresarial, sem que o cliente precise solicitar a transferência e sem qualquer tarifa.

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FAQ: perguntas frequentes e respostas sobre boleto pago em duplicidade

1. O que significa boleto pago em duplicidade?

Boleto pago em duplicidade é a situação em que o mesmo título é quitado duas vezes, seja por erro do pagador, falha do emissor ou problemas em cobranças recorrentes.

2. O banco estorna automaticamente um boleto pago duas vezes?

Não. Um boleto pago em duplicidade não é estornado pelo banco de forma automática. O credor precisa confirmar o pagamento em excesso e providenciar a devolução.

3. O cliente pode contestar um boleto pago em duplicidade?

Sim. O cliente pode contestar boleto pago em duplicidade com o emissor, enviando comprovantes. Se não houver solução, a reclamação pode ser levada ao Procon.

4. O que fazer imediatamente ao perceber o pagamento duplicado?

Ao identificar boleto pago em duplicidade, é necessário confirmar o erro, avisar o emissor, enviar os comprovantes e solicitar reembolso ou crédito.

5. Quanto tempo leva para reembolsar um boleto pago em duplicidade?

O reembolso de boleto pago em duplicidade deve seguir o Código de Defesa do Consumidor, que garante devolução de valores cobrados indevidamente, mas não estabelece prazo específico.

6. Como registrar esse reembolso na contabilidade?

O boleto pago em duplicidade deve ser registrado como entrada indevida. Após o estorno ou crédito ao cliente, a empresa lança a saída para compensar o valor.

7. Posso prevenir boleto pago em duplicidade?

Sim. É possível prevenir boleto pago em duplicidade com controle financeiro rígido, conferência dos pagamentos, organização das contas e uso de sistemas de gestão.

8. Posso prevenir esse problema com boletos personalizados?

Sim. Boletos personalizados e plataformas que automatizam cobranças, como as da Cora, ajudam a evitar boleto pago em duplicidade, pois reduzem erros e alertam sobre tentativas de pagamento repetidas.