O objetivo de toda pessoa empreendedora é ver sua empresa crescer, não é mesmo? Contratar colaboradores faz parte deste processo! Mas, quando isso acontece, outras responsabilidades e demandas começam a surgir. Uma delas é compreender como calcular o IRRF na folha de pagamento. Afinal, aplicar descontos no salário de qualquer pessoa é algo muito sério. Não dá para errar nesta conta!
Se você não faz ideia do que é e como funciona o IRRF, muito menos como calcular o imposto, fique tranquilo. Hoje, vamos explicar tudo a respeito do Imposto de Renda Retido na Fonte. Vamos lá?
O que é IRRF e para que serve?
O IRRF, ou Imposto de Renda Retido na Fonte, é uma obrigação tributária destinada à Receita Federal, aplicada tanto a pessoas físicas (PF) quanto a pessoas jurídicas (PJ). Na prática, funciona como uma antecipação do imposto de renda e tem como objetivo simplificar a declaração anual.
O principal objetivo do IRRF é garantir que o imposto de renda seja recolhido de maneira antecipada e eficiente, evitando a inadimplência e facilitando a administração tributária. Ele simplifica o processo de declaração anual tanto para contribuintes quanto para a Receita Federal.
Toda pessoa física que trabalha com carteira assinada e recebe mensalmente um salário acima do teto mínimo para isenção estipulado pela Receita Federal tem esse imposto descontado de seu salário todos os meses. O valor é deduzido do salário bruto mensal do colaborador, sendo obrigação da empresa fazer o recolhimento corretamente.
Calculadora online de IRRF na folha de pagamento
Para facilitar o cálculo do IRRF na folha de pagamento, criamos uma ferramenta online gratuita que simplifica todo o processo. Para utilizá-la basta inserir o valor total de rendimentos tributáveis, selecionar a quantidade de dependentes e pronto! Você verá as informações sobre o imposto a recolher e alíquota efetiva.
Aproveite essa facilidade para gerenciar os descontos de IRRF de seus colaboradores de maneira eficiente e sem complicações.
Como funciona o cálculo do IRRF sobre o salário
O cálculo do IRRF sobre o salário envolve determinar a remuneração bruta do colaborador, aplicar os descontos obrigatórios como INSS e dedução por dependentes, e utilizar a tabela vigente do IRRF para calcular a alíquota aplicável.
Este processo garante que o imposto de renda seja recolhido corretamente, evitando problemas com a Receita Federal e garantindo conformidade com a legislação.
Para calcular corretamente o IRRF, é necessário entender como somar os vencimentos do colaborador e aplicar os descontos obrigatórios de acordo com a legislação vigente.
1. Determine o salário bruto somando todos os vencimentos
Primeiramente, é preciso calcular o salário bruto do colaborador. O salário bruto inclui todos os vencimentos recebidos pelo colaborador, como:
- Salário base
- Adicional noturno
- Horas extras
- Comissões
- Bonificações
- Qualquer outro adicional previsto no contrato de trabalho
2. Desconto do INSS
Após determinar o salário bruto, o próximo passo é aplicar o desconto do INSS, que varia conforme a faixa salarial do colaborador.
A tabela atualizada a partir de fevereiro de 2025 é a seguinte:
| Faixa de Renda | Alíquota | Parcela a Deduzir (R$) |
| Até R$ 2.259,20 | Isento | – |
| De R$ 2.259,21 a R$ 2.826,65 | 7,5% | R$ 169,44 |
| De R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05 | 15% | R$ 381,44 |
| De R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68 | 22,5% | R$ 662,77 |
| Acima de R$ 4.664,68 | 27,5% | R$ 896,00 |
O desconto do INSS deve ser subtraído do salário bruto para encontrar a base de cálculo do IRRF.
3. Desconto por dependentes
Desconte R$ 189,59 por dependente do colaborador. Esse valor é subtraído do salário bruto após o desconto do INSS.
4. Aplicação da tabela do IRRF 2025
Com a base de cálculo determinada (salário bruto – INSS – dependentes), utilize a tabela do IRRF vigente a partir de fevereiro de 2025 para encontrar a faixa de incidência do colaborador.
Entenda os 3 elementos da tabela do IRPF
-
Base de cálculo:
- É o valor sobre o qual o imposto de renda é calculado.
- Obtido subtraindo-se os descontos permitidos (como INSS e dependentes) do salário bruto do contribuinte.
-
Alíquota:
- É o percentual aplicado sobre a base de cálculo.
- Varia conforme a faixa de renda na tabela progressiva do IRPF.
-
Dedução:
- É um valor fixo subtraído do imposto apurado após a aplicação da alíquota.
- Tem o objetivo de reduzir o valor final do imposto devido, proporcionando um alívio fiscal ao contribuinte.
Esses três elementos – base de cálculo, alíquota e dedução – são fundamentais para determinar corretamente o valor do IRPF a ser recolhido.
Exemplo prático de cálculo
Imaginemos um colaborador com dois filhos e um salário bruto de R$ 4.500.
- Desconto do INSS: 14% de R$ 4.500 (menos 181,18 da parcela a deduzir) = R$ 448,82
- Desconto por dependentes: 2 dependentes x R$ 189,59 = R$ 379,18
- Base de cálculo do IRRF: R$ 4.500 – R$ 828,00 = R$ 3.672,00
Para esta base de cálculo, aplica-se a alíquota de 15% com dedução de R$ 381,44:
- IRRF Bruto: R$ 3.490,82 x 0,15 = R$ 550,80
- IRRF Líquido: R$ 550,80 – R$ 381,44 = R$ 169,36
Portanto, o valor do IRRF a ser retido é de R$ 169,36.
Calculando o IRRF nas férias e no 13º salário
Calcular o IRRF nas férias e no 13º salário segue regras específicas que diferem do cálculo mensal do imposto.
No caso das férias, o IRRF é descontado do valor total pago ao colaborador, que inclui o adicional de um terço sobre o salário.
Já para o 13º salário, o desconto do IRRF incide apenas na segunda parcela, juntamente com o desconto do INSS.
Regras do IRRF para bônus e premiações
O IRRF nos bônus e premiações é calculado levando em consideração a periodicidade e o valor dos pagamentos.
Quando esses proventos são pagos mais de duas vezes ao ano, eles estão sujeitos ao desconto do IRRF conforme a tabela vigente.
A empresa deve calcular o imposto com base no valor total do benefício, seja em dinheiro, bens ou serviços, e aplicar a alíquota correspondente.
É importante destacar que, nos casos de premiações pagas em bens ou serviços, a empresa é responsável pelo recolhimento do IRRF.
Imposto de renda sobre participação nos lucros (PLR)
O imposto de renda sobre a Participação nos Lucros ou Resultados (PLR) também segue regras específicas que diferem do cálculo mensal de salários.
A PLR é um benefício concedido aos colaboradores com base nos resultados financeiros da empresa, e seu cálculo de IRRF é feito à parte dos demais rendimentos.
Para valores de PLR até R$ 6.000, não há incidência de IRRF. No entanto, se o valor da PLR ultrapassar esse montante, o imposto será calculado conforme a tabela progressiva do IRRF vigente.
Como funciona o IRRF no adiantamento de salário?
No caso do adiantamento de salário, também conhecido popularmente como “vale”, representa uma parte do salário mensal do colaborador, pago antecipadamente, e o IRRF referente a essa quantia não é descontado imediatamente.
A dedução do IRRF ocorre na segunda parte do pagamento, quando o colaborador recebe o saldo restante do salário no final do mês.
Esse procedimento é necessário para assegurar que o cálculo do IRRF seja feito sobre o valor total do salário mensal, após considerar todos os descontos obrigatórios, como INSS e dependentes.
Quais rendimentos estão sujeitos ao IRRF?
Diversos tipos de rendimentos estão sujeitos ao IRRF. Cada tipo de rendimento possui regras específicas de tributação e alíquotas aplicáveis, conforme a legislação vigente.
Aqui estão os principais:
- Salários e proventos: Incluem salários, vencimentos, aposentadorias e pensões.
- Rendimentos do trabalho assalariado: Remunerações pagas a trabalhadores com carteira assinada.
- Rendimentos do trabalho autônomo: Pagamentos a prestadores de serviços autônomos, freelancers e consultores.
- Aluguéis e royalties: Valores recebidos pela locação de imóveis, equipamentos e direitos autorais.
- Prêmios e gratificações: Premiações em dinheiro, gratificações por desempenho e bonificações.
- Rendimentos de aplicações financeiras: Juros sobre capital próprio, rendimentos de fundos de investimento, cadernetas de poupança, entre outros.
- Pensão alimentícia: Valores recebidos como pensão alimentícia, conforme decisão judicial.
- Ganhos de capital: Lucros obtidos na venda de bens e direitos, como imóveis e ações.
- Rendimentos de trabalho no exterior: Salários e remunerações recebidos por residentes no Brasil por trabalho prestado no exterior.
- Dividendos e participações nos lucros: Distribuição de lucros e dividendos aos acionistas ou sócios de empresas.
- Outros rendimentos tributáveis: Outros tipos de rendimentos que não se enquadram nas categorias acima, mas que são tributáveis pela legislação brasileira.
O que ocorre se a empresa não recolher o IRRF dos funcionários?
O não recolhimento do IRRF pode acarretar sérias consequências para a empresa. Primeiramente, a empresa pode ser multada pela Receita Federal, com valores que podem variar conforme a gravidade e o período de inadimplência.
Além das multas, há a incidência de juros sobre o valor não recolhido, calculados com base na taxa Selic acumulada mensalmente.
A falta de pagamento também pode levar à inscrição da empresa na Dívida Ativa da União, o que pode restringir o acesso a créditos e participação em licitações públicas.
Em casos mais graves, a empresa pode enfrentar ações judiciais e execuções fiscais, comprometendo sua saúde financeira e reputação no mercado.
Portanto, é crucial que a empresa faça o recolhimento do IRRF de maneira correta e dentro dos prazos estabelecidos para evitar essas penalidades.
Qual é a lei sobre o imposto de renda retido na fonte?
A legislação brasileira estabelece que o recolhimento do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é uma obrigação tributária de todas as empresas que efetuam pagamentos sujeitos a essa retenção.
Conforme o Regulamento do Imposto de Renda (RIR), Decreto nº 9.580/2018, as empresas devem descontar o IRRF dos rendimentos pagos a seus colaboradores e recolher os valores retidos aos cofres públicos dentro dos prazos estipulados.
A Lei nº 7.713/1988, que dispõe sobre a legislação do imposto de renda, detalha as alíquotas e bases de cálculo aplicáveis, bem como as penalidades em caso de não cumprimento dessa obrigação.
Imposto de Renda 2025: principais mudanças
Apesar das expectativas, a tabela progressiva do IR não sofreu alterações em 2025, mantendo os valores de isenção e as alíquotas já aplicadas em 2024.
Os contribuintes com rendimentos mensais de até R$ 2.259,20 continuam isentos. Para aqueles que recebem dois salários mínimos (R$ 2.824), o imposto também pode ser evitado se optarem pelo desconto simplificado de R$ 564,80.
Assim, para o Imposto de Renda 2025, devem apresentar a declaração os contribuintes que, em 2024, tenham se enquadrado em pelo menos uma das seguintes condições:
- Obtiveram rendimentos tributáveis superiores a R$ 30.639,90.
- Receberam valores isentos ou tributados exclusivamente na fonte em montante superior a R$ 200.000,00.
- Realizaram operações na Bolsa de Valores acima de R$ 40.000,00 ou tiveram ganhos tributáveis nessa modalidade.
- Possuíam bens ou direitos somando mais de R$ 800.000,00 em 31 de dezembro de 2024.
- Obtiveram receita bruta anual de atividade rural acima de R$ 153.199,50.
- Tornaram-se residentes no Brasil em 2024 e permaneceram nessa condição até o final do ano.
IRRF na folha de pagamento: considerações finais
Compreender e calcular o IRRF na folha de pagamento é uma tarefa essencial para qualquer empresa que deseja garantir conformidade tributária e evitar penalidades.
Desde a determinação do salário bruto até a aplicação das alíquotas corretas e deduções previstas, cada passo do processo é fundamental para assegurar que os impostos sejam recolhidos de maneira precisa e eficiente. Utilizar nossa calculadora online de IRRF na folha de pagamento, pode simplificar esse processo, permitindo uma gestão mais eficaz e menos suscetível a erros.
Além disso, estar ciente das obrigações legais e das possíveis isenções é crucial para evitar problemas com a Receita Federal e garantir que os colaboradores recebam seus vencimentos corretamente.
Com as informações apresentadas neste guia, esperamos que você se sinta mais preparado para enfrentar as responsabilidades fiscais da sua empresa de maneira mais tranquila e segura.
