A auditoria fiscal empresarial funciona como um check-up da “saúde tributária” da empresa e pode ser realizada de forma preventiva ou por exigência de órgãos fiscalizadores.
Neste artigo, apresentamos as principais obrigações fiscais envolvidas, explicamos como uma auditoria desse tipo é conduzida e damos dicas de como as empresas podem se preparar para o processo.
O que é uma auditoria fiscal empresarial?
A auditoria fiscal empresarial consiste na análise detalhada das operações e dos registros fiscais de uma empresa, com o objetivo de verificar o cumprimento correto das obrigações e a regularidade perante o fisco, especialmente no âmbito tributário.
Ou seja, uma auditoria fiscal é uma vistoria para ver se uma empresa pagou os tributos que deveria, se está com alguma pendência ou se precisa mudar seu planejamento tributário.
Por que acontecem as auditorias fiscais empresariais?
Uma auditoria fiscal empresarial pode acontecer por duas razões:
- de forma preventiva: para verificar se uma empresa está regular, do ponto de suas obrigações fiscais e tributárias, para evitar problemas futuros com a Receita Federal;
- ou como uma fiscalização da Receita Federal: neste caso, é feita por um auditor fiscal, que vai verificar se houve sonegação de impostos ou fraude e se os valores declarados por uma empresa batem com sua real movimentação.
A Receita Federal utiliza sistemas avançados de inteligência de dados para selecionar as empresas a serem auditadas, a partir de discrepâncias ou inconsistências detectadas. O órgão também pode ser acionado por meio de denúncia.
Quando é recomendado fazer uma auditoria fiscal empresarial?
Há algumas situações em que uma auditoria fiscal é recomendada, como quando:
- as empresas estão passando por uma mudança estrutural significativa;
- estão crescendo rapidamente;
- estão enfrentando muitas dificuldades financeiras;
- detectaram falhas financeiras recorrentes;
- se tornaram alvo da Receita Federal;
- acreditam que estão pagando mais tributos do que deveriam;
- ou quando há mudanças legislativas profundas, como reformas tributárias, que podem impactar os negócios.
Quais são as principais obrigações fiscais de uma empresa?
São cinco as principais obrigações fiscais ou tributárias de uma empresa:
1. Pagamento de todos os tributos devidos
Inclusive impostos e contribuições sociais, tais como:
- ISS (Impostos sobre Serviços de Qualquer Natureza);
- IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados);
- ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços);
- INSS (Instituto Nacional de Seguro Social);
- PIS (Programa de Integração Social);
- IRPJ (Imposto de Renda para Pessoa Jurídica);
- Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
- Contribuição Previdenciária Patronal (CPP);
- COFINS (Contribuição para Financiamento da Seguridade Social).
Vale lembrar que os impostos devem ser pagos de acordo com o enquadramento tributário da empresa e as suas particularidades. Ou seja, empresas do Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido têm diferenças no processo de recolhimento de tributos.
2. Emissão de notas fiscais
Todas as empresas devem emitir nota fiscal em todas as operações relativas à venda de produtos e serviços, conforme a Lei 8.846/1994.
O Microempreendedor Individual (MEI) está dispensado de emitir nota fiscal nas vendas para pessoa física, salvo se a pessoa consumidora exigir, mas é obrigado a emitir nota fiscal quando vende para outra pessoa jurídica.
3. Manter uma demonstração contábil
Todas as empresas, exceto o MEI, devem manter um sistema de contabilidade. Isso inclui registrar operações e comprovantes, além de emitir relatórios, como prevê o artigo 1.179 do Código Civil.
As principais demonstrações contábeis, cuja obrigatoriedade varia conforme o enquadramento jurídico, são:
| Demonstração contábil | O que é |
| Balanço patrimonial | Demonstrativo que apresenta todos os detalhes sobre a situação financeira de uma empresa. |
| DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) | Indica detalhadamente a performance financeira da organização ao longo do ano, permitindo a tomada de decisões estratégicas. |
| DLPA (Demonstração de Lucros e Prejuízos Acumulados) | Evidencia as alterações ocorridas no saldo da conta Lucros e Prejuízos Acumulados, no Patrimônio Líquido. |
| DMPL (Demonstração das Mutações Relativas ao Patrimônio Líquido) | Relatório que tem como objetivo identificar as alterações ocorridas no Patrimônio Líquido em determinado período de exercício. |
| ECD (Escrituração Contábil Digital) | Uma das obrigações acessórias das empresas brasileiras, criada com a intenção de reunir os dados dos livros contábeis, substituindo a entrega das informações em papel pela versão digital. |
4. Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica e outras
A forma de elaborar e enviar a Declaração de Imposto de Renda PJ varia conforme o enquadramento da empresa, mas é uma obrigação comum a todas as pessoas jurídicas. O documento permite à Receita Federal verificar se o IRPJ e os demais tributos foram apurados de forma correta.
As declarações podem variar de acordo com cada tipo de empresa, mas as principais são:
- DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais);
- DASN-SIMEI (Declaração Anual do Simples Nacional — Microempreendedor Individual);
- Declaração de Inativa;
- ECF (Escrituração Contábil Fiscal);
- DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte);
- DCTF (Declaração de Débitos Tributários Federais).
5- Retenção de impostos
Quando ocorre a retenção de impostos, a empresa fica responsável por reter um tributo devido por outra pessoa física ou jurídica e fazer o repasse ao órgão responsável.
Um exemplo é o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), que a empresa desconta da folha de pagamento da pessoa colaboradora e repassa ao fisco.
Documentos e registros exigidos na auditoria fiscal empresarial
Os documentos e registros exigidos em uma auditoria fiscal empresarial variam de acordo com vários fatores, como:
- se é uma auditoria interna ou externa;
- se é uma fiscalização de órgão federal, estadual ou municipal;
- se é uma fiscalização de algum tributo específico;
- qual é o objetivo da auditoria;
- qual é o regime tributário da empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).
A melhor maneira de saber quais os documentos necessários para a auditoria é contratar um serviço de contabilidade especializado, que dará todas as orientações a respeito.
A seguir, veja uma lista dos documentos e registros que costumam ser mais pedidos em auditorias fiscais:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e);
- Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e);
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
- Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos;
- Notas de entrada e saída;
- Registros contábeis, como Livro Diário e Livro Razão;
- Balanço Patrimonial;
- Demonstração do Resultado do Exercício (DRE);
- Guias de recolhimento de tributos federais (DARFs);
- Comprovantes de pagamento de tributos estaduais e municipais, como o ICMS (estadual) e o ISS (municipal);
- Escrituração Contábil Digital (ECD) e Escrituração Fiscal Digital (EFD), que são transmitidos ao SPED (Sistema Público de Escrituração Digital);
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
- Livro de Apuração do Lucro Real (e-Lalur);
- Livro de Apuração da Base de Cálculo da CSLL (e-Lacs);
- Planilhas de cálculo;
- Contrato social e alterações;
- Certidões negativas de débito.
Como preparar sua empresa para uma auditoria fiscal
Veja, a seguir, o check-list para preparar sua empresa para uma auditoria fiscal empresarial:
- O primeiro passo é manter todos os dados e a documentação de empresa organizados e digitalizados, para que sejam facilmente encontrados em qualquer situação de auditoria ou fiscalização. Isso deve ser uma rotina dentro da empresa.
- Verifique no site da Receita Federal se há alguma pendência em relação ao seu CNPJ.
- Defina as metas claras do que você pretende analisar com a auditoria, para facilitar o foco do auditor.
- Contrate uma contabilidade especializada em auditorias.
- Separe todos os dados e documentos necessários para as metas definidas, conforme solicitação do profissional responsável pela auditoria. A lista dos itens mais comuns está no tópico anterior, mas varia conforme o tipo de empresa e os objetivos do processo. O mais adequado é seguir exatamente o que o especialista solicitar.
A auditoria vai fazer toda a análise da situação fiscal da empresa, apontar eventuais irregularidades e resultar em um plano de ação, que deve ser cumprido e monitorado para a solução completa de todas as questões apontadas.
FAQ: perguntas frequentes e respostas sobre auditoria fiscal empresarial
1. O que é uma auditoria fiscal empresarial?
A auditoria fiscal empresarial é uma análise detalhada das operações e dos registros fiscais da empresa para verificar se há conformidade com o fisco e se as obrigações tributárias estão sendo cumpridas corretamente.
2. Por que uma empresa passa por auditoria fiscal?
Uma auditoria fiscal empresarial pode ocorrer de forma preventiva, para identificar inconsistências, ou por iniciativa da Receita Federal, em processos de fiscalização e verificação de tributos.
3. Quem realiza a auditoria fiscal empresarial?
A auditoria fiscal empresarial pode ser conduzida por uma contabilidade especializada em legislação tributária ou por auditores fiscais da Receita Federal, conforme o tipo e o objetivo da análise.
4. Quando é recomendável fazer uma auditoria fiscal empresarial?
A auditoria fiscal empresarial é recomendável em períodos de expansão do negócio, diante de dificuldades financeiras, mudanças na legislação ou antes de processos de fusão e aquisição.
5. Quais são as principais obrigações fiscais de uma empresa?
As obrigações fiscais de uma empresa incluem o pagamento de tributos, a emissão de notas fiscais, a manutenção da contabilidade e o envio regular de declarações exigidas pela Receita Federal.
6. O MEI precisa emitir nota fiscal?
Sim. O MEI deve emitir nota fiscal ao vender para pessoas jurídicas e, no caso de vendas a pessoas físicas, apenas se o cliente solicitar o documento.
7. Quais documentos são exigidos em uma auditoria fiscal empresarial?
Entre os documentos exigidos em uma auditoria fiscal empresarial estão notas fiscais, demonstrações contábeis, declarações, comprovantes de pagamento e certidões atualizadas.
8. Como preparar a empresa para uma auditoria fiscal empresarial?
Para se preparar para uma auditoria fiscal empresarial, é essencial manter todos os documentos organizados, revisar possíveis pendências e contar com o apoio de uma contabilidade experiente.
