Entenda quais são as obrigações tributárias de uma empresa

7 de abril de 2023

Quem empreende não precisa ser especialista em contabilidade, mas é importante conhecer alguns conceitos básicos. Um exemplo é saber o que são e como funcionam as obrigações tributárias de uma empresa.

Até porque, descumprir a legislação pode sair caro, ao resultar em multas e outras penalidades. E mesmo com um escritório de contabilidade cuidando dessa parte, é recomendável conhecer as regras para ter certeza de que tudo está em dia.

Por isso, preparamos este artigo explicando o que é obrigação tributária e quais as principais exigências que as empresas devem cumprir.

O que é obrigação tributária?

Obrigação tributária é uma obrigação relativa, de forma direta ou indireta, ao pagamento de tributos ao Estado por um contribuinte, que pode ser uma pessoa física ou empresa.

Assim, as obrigações tributárias são definidas e classificadas no artigo 113 do Código Tributária Nacional (CTN), com uma distinção entre obrigações tributárias principais e acessórias.

Uma obrigação tributária principal é aquela que implica na entrega de dinheiro aos cofres públicos.

Logo, sempre que a empresa faz o pagamento de um imposto, contribuição social ou multa, está cumprindo uma obrigação principal.

Além disso, a obrigação principal surge com a ocorrência do fato gerador — situação prevista em lei que gera o dever de pagar o tributo. Da mesma forma, a obrigação principal é extinta com o pagamento do tributo.

Já as obrigações acessórias auxiliam os órgãos responsáveis a fiscalizar se as obrigações principais estão sendo cumpridas corretamente, com base na legislação.

Vale dizer que o descumprimento de uma obrigação acessória pode originar uma obrigação principal, como receber uma multa por não emitir nota fiscal, por exemplo.

Aliás, aqui é importante reforçar que uma multa é classificada como obrigação principal, já que implica em um pagamento ao órgão competente.

E, como vimos, a característica fundamental de uma obrigação principal é que a pessoa ou empresa pague algo aos cofres públicos.

Exemplo de obrigação tributária principal e secundária

Podemos exemplificar o que é obrigação tributária secundária e principal no contexto de uma empresa do setor de comércio.

Assim, quando a empresa vende um produto, existe a incidência de um imposto de competência estadual chamado ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Logo, sempre que ocorre esse fato gerador – a venda (circulação jurídica) de uma mercadoria -, nasce a obrigação tributária principal de fazer o pagamento do ICMS daquela operação.

Além disso, a venda gera a obrigação tributária acessória de gerar a nota fiscal, contendo o valor do ICMS a ser pago aos cofres públicos.

Desse modo, a nota fiscal auxiliará o Fisco a verificar se o pagamento do ICMS foi devidamente cumprido pela empresa, conforme previsto na legislação.

Então, se o Fisco encontrar alguma irregularidade no pagamento do imposto, a empresa pode ser penalizada com uma multa.

Nesse caso, a multa é classificada como obrigação principal, já que implica na transferência de dinheiro do contribuinte aos cofres públicos.

Quais são as principais obrigações tributárias de uma empresa?

As obrigações tributárias de uma empresa se referem ao pagamento de tributos e à emissão de documentos fiscais e declarações, que podem variar conforme o porte, o segmento da empresa e seu regime tributário.

A propósito, o regime ou enquadramento tributário é o conjunto de leis e normas que determina as obrigações tributárias de uma empresa.

Isso inclui os impostos que ela deve pagar e sua forma de apuração, assim como as obrigações acessórias que precisam ser cumpridas. Falaremos mais sobre esse ponto em outro tópico.

Além disso, as obrigações de uma empresa também dependem do fato de ela ter ou não pessoas empregadas.

De todo modo, entre as principais obrigações que uma empresa deve cumprir no âmbito tributário, podemos citar:

Pagamento de tributos apurados

Todas as empresas devem pagar tributos, incluindo impostos e contribuições sociais.

Porém, a forma de apuração e percentuais aplicáveis variam conforme o porte, segmento e enquadramento tributário do CNPJ, como adiantamos. Assim, as principais categorias de imposto PJ que as empresas pagam no Brasil são:

Imposto Sobre Serviços (ISS);
Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ);
Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
Contribuição Previdenciária Patronal (CPP);
Programa de Integração Social (PIS);
Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS)
Contribuição à Previdência Social (INSS).

Emissão de notas fiscais

Emitir nota fiscal em todas as operações relativas à venda de produtos e serviços é uma obrigação acessória que todas as empresas devem cumprir, conforme prevê a Lei 8.846/1994.

Entretanto, o MEI fica dispensado dessa obrigação no caso de venda para pessoa física, desde que a pessoa consumidora não exija a nota fiscal.

Escrituração contábil

Todas as empresas, exceto o MEI, devem manter um sistema de contabilidade. Isso inclui registrar operações e comprovantes, além de emitir relatórios como o Balanço Patrimonial e a DRE, como prevê o artigo 1.179 do Código Civil.

Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica

Essa obrigação acessória auxilia o Fisco a inspecionar se a empresa apurou o IRPJ e outros tributos aplicáveis corretamente.

Porém, a forma de elaborar e enviar a Declaração de Imposto de Renda PJ depende do enquadramento da empresa, como veremos.

Retenção de impostos

Quando ocorre a retenção de impostos, a empresa fica responsável por reter um tributo devido por outra pessoa física ou jurídica e fazer o repasse ao órgão responsável.

Um exemplo é o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), que a empresa desconta da folha de pagamento da pessoa colaboradora e repassa ao Fisco. A propósito, temos um post completo explicando o que é retenção de impostos.

Quais as obrigações de cada regime tributário?

Como foi mencionado, as obrigações principais e acessórias dependem principalmente do enquadramento tributário adotado.

Nesse contexto, os três regimes principais que existem no Brasil são: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real.

Sendo assim, você confere as características principais de cada enquadramento e suas obrigações tributárias a seguir.

Obrigações tributárias para empresas do Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime exclusivo para microempresas (MEs) e empresas de pequeno porte (EPPs), regido pela Lei Complementar n.º 123/2006.

Logo, para aderir ao Simples, a empresa deve faturar até R$ 4,8 milhões por ano, além de cumprir outros requisitos legais, como ter natureza jurídica compatível e exercer atividades permitidas.

Assim, os impostos no Simples Nacional são apurados de forma unificada, a cada mês, gerando o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).

Desse modo, ao pagar mensalmente o DAS, a empresa cumpre sua obrigação tributária principal relativa ao pagamento de tributos.

A propósito, pelo DAS a empresa apura e paga os seguintes tributos:

IRPJ;
CSLL;
PIS/Pasep;
Cofins;
IPI;
ICMS;
ISS;
CPP.

Além disso, as empresas do Simples Nacional devem cumprir as seguintes obrigações acessórias:

Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais — DEFIS (anual);
Emissão e arquivamento de notas fiscais;
Registro dos livros fiscais e contábeis;
Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social – GFIP (mensal);
Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF (anual);
Relação Anual de Informações Sociais – RAIS (se a empresa não tiver pessoas empregadas, deve enviar a RAIS Negativa).

Obrigações tributárias no Lucro Presumido

O Lucro Presumido é um regime com apuração simplificada do IRPJ e da CSLL, a partir de percentuais pré-determinados pela Receita Federal, que vão até 32%, conforme a atividade da empresa.

Dessa forma, se a margem de lucro da empresa for maior do que o percentual pré-fixado pela Receita, pode ser mais vantajoso optar por esse enquadramento.

Além disso, as empresas optantes deste regime também precisam pagar mensalmente os tributos: PIS (0, 65%) e Cofins (3%), mais o ISS e/ou ICMS, conforme as atividades exercidas.

Logo, o cumprimento das obrigações tributárias no Lucro Presumido se refere ao pagamento de impostos apurados, incluindo os encargos sobre a folha de pagamento.

Já as obrigações acessórias desse enquadramento incluem:

Escrituração Contábil Digital – ECD: obrigação federal que compõe o Sistema Publico de Escrituração Digital (SPED);
Escrituração Contábil Fiscal – ECF;
Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – DIRF;
Relação Anual de Informações Sociais -RAIS.
Livros comerciais e livros fiscais (Livro Diário, Livro Razão, Livro de Registro de Duplicatas, Livro Caixa, Livro Registro de Inventário, Livro Registro de Entradas);
Declaração Eletrônica de Serviços (DES);
Guia de Informação e Apuração do ICMS (GIA);
Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF);
EFD Contribuições.

Obrigações para empresas do Lucro Real

O Lucro Real é um regime obrigatório para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões e/ou que atuam em segmentos específicos, como o setor financeiro.

Assim, neste enquadramento o IRPJ e a CSLL são calculados com base no lucro fiscal da empresa, obtido a partir de seu lucro contábil, ajustado conforme a legislação tributária.

Então, os principais impostos que as empresas do Lucro Real pagam e suas respectivas alíquotas são:

15% de IRPJ sobre o lucro líquido + adicional de 10% sobre lucros acima de R$ 20.000 (vinte mil reais) no mês;
9% de CSLL, calculada sobre o lucro líquido;
1,65% de PIS e 7,6% Cofins, não cumulativos, apurados sobre o faturamento total da empresa.

Quanto às obrigações acessórias do Lucro Real, são as mesmas do Lucro Presumido, com exceção de um livro adicional, o Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur).

O MEI também tem obrigações tributárias?

Embora também se enquadre no Simples Nacional, o MEI tem um regime especial de tributação, pagando um valor fixo mensal.

Assim, o valor a ser pago todos os meses é composto por 5% do valor do salário mínimo vigente, mais R$ 1 de ICMS (indústria e comércio), R$ 5 de ISS (serviços) ou R$ 6 de ICMS + ISS (comércio e serviços).

A propósito, o percentual de 5% do salário mínimo vigente da contribuição é destinado ao INSS.

Sendo assim, o MEI tem como obrigações principais o pagamento da contribuição ao INSS e do imposto municipal ou estadual aplicável (ISS, ICMS ou ambos).

Para fazer o pagamento desses tributos, é preciso gerar uma guia específica, o DAS – MEI, também conhecido como “boleto do MEI”.

Além disso, o MEI precisa enviar a Declaração Anual Simplificada para o Microempreendedor Individual (DASN-SIMEI), uma obrigação acessória. Portanto, as obrigações tributárias do MEI se resumem a:

Gerar e pagar o DAS a cada mês;
Fazer a declaração anual do MEI;
Emitir notas fiscais nas situações em que a lei exige (venda para pessoa jurídica ou se a pessoa consumidora solicitar a nota).

Como manter as obrigações tributárias em dia?

O primeiro passo para manter as obrigações do negócio em dia é se informar sobre todos os tributos, declarações e documentos aplicáveis, conforme o porte, segmento e regime tributário da empresa.

Então, o negócio pode manter um cronograma de obrigações para o cumprimento de todas as exigências e prazos.

Além disso, é recomendável ter o auxílio de uma assessoria contábil, até porque, a escrituração é obrigatória, exceto para o MEI. E os documentos fiscais precisam ser assinados por uma pessoa contadora habilitada.

A propósito, o MEI também pode ter benefícios ao terceirizar a contabilidade, como a economia de tempo e prevenção de erros, principalmente quando o negócio tem uma pessoa empregada.

Esperamos que o post sirva como um guia para a sua empresa manter as obrigações tributárias quitadas, evitando multas e outras consequências ruins, como ficar com o CNPJ inapto.

Vale lembrar que manter a parte burocrática regular também faz parte das tarefas de quem empreende, mesmo que você conte com ajuda especializada para isso.

E você também pode conferir um conteúdo sobre o pagamento de impostos empresariais, para continuar se informando. Até a próxima!

Por Equipe Cora

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