Guia completo de cartão corporativo: como gerenciar acessos, limites e controle financeiro

Sua empresa já adota boas práticas de gestão de cartão corporativo? Se a sua resposta foi “não”, saiba que um controle eficiente é indispensável para o uso sustentável do cartão de crédito PJ e do cartão corporativo.

Quando usado de forma estratégica, o cartão da empresa ajuda a centralizar os gastos, distribuir responsabilidades e melhorar o controle financeiro. Mas, sem uma gestão adequada, ele também pode causar dor de cabeça: gastos fora do previsto, falta de transparência e dificuldade para conferir as despesas.

Neste guia prático, falaremos sobre a importância de ter uma gestão eficiente dos cartões do negócio, seus benefícios e como implantar passo a passo na sua empresa.

O que é cartão corporativo e por que a gestão é importante?

O cartão corporativo é um meio de pagamento voltado exclusivamente para as despesas da empresa.

Sendo assim, ele pode ser usado para: 

• pagar fornecedores,
• assinar plataformas digitais,
• cobrir custos de deslocamento e viagens,
• centralizar gastos por área, projeto etc.

Mas, apesar da praticidade, seu uso sem controle pode comprometer a saúde financeira do negócio. Se a fatura não for paga integralmente, o valor entra no crédito rotativo, que possui juros elevados e pode gerar endividamento rápido.

Aqui, a boa gestão de cartão corporativo entra justamente para evitar excessos e garantir que todo gasto tenha uma justificativa alinhada ao planejamento financeiro da empresa.

Além disso, quanto maior a equipe e a quantidade de projetos em andamento, maior é a necessidade de organizar os gastos. Isso ajuda a manter a previsibilidade, evitando surpresas no fechamento do mês.

Riscos da falta de controle no uso do cartão corporativo

Quando não existem regras claras para o uso dos cartões, podem ocorrer problemas como:

• Gastos excessivos e fora do orçamento: sem limites bem definidos, é fácil ultrapassar o que estava previsto.
• Falta de transparência: se não existe clareza sobre quem está usando o cartão e para quê, fica difícil cobrar justificativas ou identificar um mau uso.
• Dificuldade de conciliação: quando as despesas não são registradas corretamente, o trabalho de conferência e fechamento mensal fica mais complexo e sujeito a erros.
• Mistura de contas pessoais e da empresa: sem regras claras, pode acontecer de os sócios e colaboradores usarem o cartão corporativo para fins pessoais. Isso compromete a organização financeira e a confiabilidade dos dados.

Benefícios de ter uma gestão estruturada do cartão corporativo

Uma gestão de cartão empresarial estruturada beneficia a organização financeira do negócio e a tomada de decisões. Confira um resumo das principais vantagens:

• Mais controle sobre os gastos: com regras claras e acompanhamento em tempo real, fica mais fácil identificar excessos e agir rapidamente.
• Menos retrabalho no financeiro: com as despesas organizadas e categorizadas, o fechamento do mês se torna mais rápido e confiável.
• Maior autonomia para a equipe: ao delegar o uso do cartão com responsabilidade, é possível distribuir tarefas sem abrir mão do controle financeiro.
• Análises mais precisas: separar os gastos por área ou projeto ajuda a entender melhor os custos do negócio e tomar decisões com base em dados reais.

Quais funcionalidades um cartão corporativo deve ter?

Se você ainda não usa um cartão corporativo na sua empresa, mas pensa em adotar essa ferramenta, vale a pena conhecer recursos que fazem a diferença. 

O mesmo vale para quem já usa um cartão empresarial, mas pensa em mudar. Confira agora os diferenciais que um cartão corporativo moderno pode oferecer.

Cartões físicos para sócios e colaboradores

Os cartões físicos são indicados para quem faz compras presenciais, viagens a trabalho ou pagamentos recorrentes. 

Com eles, cada pessoa autorizada pode ter seu próprio cartão, sem precisar dividir um meio de pagamento.

Extratos individualizados por cartão

Essa funcionalidade permite ver exatamente o que cada cartão gastou, separadamente. 

Isso facilita muito a prestação de contas e ajuda a identificar rapidamente onde estão os maiores custos.

Cartões virtuais por centro de custo ou projeto

Os cartões virtuais são gerados digitalmente e podem ser usados para compras online ou assinaturas. 

Eles são perfeitos para dividir os gastos por área (como marketing, vendas, tecnologia, etc.) ou por projeto. Assim você tem mais organização e controle desde o início.

Limites de gastos ajustáveis

Cada cartão (físico ou virtual) pode ter um limite específico conforme a necessidade de quem vai usá-lo. Isso evita excessos e ajuda a manter o planejamento em dia.

Integração com ferramentas de contabilidade e ERP

Cartões mais modernos permitem integrar os dados de transações com sistemas de gestão financeira ou contabilidade. Isso evita digitação manual, reduz erros e economiza tempo da equipe financeira.

Além disso, um cartão moderno deve oferecer:

• possibilidade de parcelamento da fatura em até 12 vezes;
• definição da data de vencimento;
• notificações de compras em tempo real;
• bloqueio e desbloqueio instantâneo;
• integração com carteiras digitais, como Google Wallet.

Como a Cora facilita a gestão de cartão corporativo?

A Cora é uma conta PJ digital feita para quem empreende. E um dos nossos diferenciais é justamente a oferta de cartões corporativos com recursos simples e eficientes para pequenas e médias empresas. 

Conheça agora os principais benefícios que a Cora pode oferecer à sua gestão de cartões corporativos:

Emissão rápida de cartões físicos

Você pode solicitar cartões físicos para sócios e colaboradores direto pelo app, sem burocracia. É tudo digital, sem perder tempo indo até uma agência ou assinando papeladas.

Visão detalhada de cada cartão

Cada cartão, físico ou virtual, tem seu próprio extrato. Isso permite saber quem gastou, quando e com o quê, com atualizações em tempo real. 

Você também pode editar as categorias do extrato bancário para ter um controle de despesas ainda mais preciso.

Cartões virtuais ilimitados

Você pode criar quantos cartões virtuais quiser, de forma gratuita. Dá para organizar os gastos por projeto, por centro de custo ou setor, por exemplo.

Controle total no app

O app da Cora permite definir e ajustar limites, bloquear cartões temporariamente e acompanhar todas as movimentações em tempo real. Ou seja: você tem, literalmente, o controle financeiro da empresa na palma da mão.

Conheça as principais vantagens do cartão de crédito da Cora:

• Sem anuidade;
• Emissão gratuita de cartões físicos;
• Cartões virtuais ilimitados;
• Gestão completa pelo app;
• Extratos individualizados;
• Parcelamento de fatura em até 12x;
• Possibilidade de saque na rede Banco24Horas (R$ 9,90 por transação);
• Aceitação internacional com spread de 4% + IOF;
• Programa Vai de Visa;
• Cadastro no Google Wallet;
• Débito automático para evitar atraso;
• Antecipação de fatura com possível redução de juros.

Boas práticas de controle e governança no uso do cartão corporativo

Listamos para você algumas práticas essenciais para ter uma gestão de cartões transparente, sustentável e controlada na sua empresa. Confira:

Classificar as transações

Organize os gastos em categorias, como alimentação, transporte, hospedagem, ferramentas etc. Isso ajuda a identificar padrões e ajustar o planejamento conforme necessário.

Conferência e conciliação mensal

Reserve um momento no mês para revisar os extratos, conferir os comprovantes e validar cada despesa. Esse processo pode ser feito com o apoio da equipe e deve ser parte da rotina financeira da empresa.

Usar relatórios para tomada de decisão

Use os dados dos cartões para montar relatórios simples, mas úteis: quanto foi gasto por área, qual o cartão mais utilizado, onde estão os maiores custos. Essas informações ajudam a tomar decisões com mais segurança. Há cartões corporativos que já fornecem relatórios completos.

Definir uma política de uso

Crie um documento com as regras para uso dos cartões. Quais tipos de despesas são permitidas? Quais devem ser evitadas? Quem pode usar cada cartão? Essas orientações evitam mal-entendidos.

Como criar uma política de uso de cartão corporativo na empresa?

Veja o que deve constar na política de cartão corporativo:

Como implementar a gestão de cartão corporativo na empresa em seis passos

Use os passos abaixo como guia para implantar uma gestão eficiente de uso dos cartões na sua empresa: 

1. Mapeie os centros de custo: entenda quais áreas ou projetos demandam mais gastos e como você pode dividir essas responsabilidades.
2. Emita cartões físicos para quem precisa fazer compras presenciais ou viagens a trabalho.
3. Crie cartões virtuais para compras online, assinaturas de ferramentas e projetos específicos.
4. Defina os limites de cada cartão direto no app da Cora. Tudo pode ser ajustado a qualquer momento.
5. Treine a equipe sobre como usar os cartões de forma responsável e a prestação de contas.
6. Acompanhe e ajuste continuamente a política de uso conforme o negócio evolui.

Esperamos que este guia simplifique a gestão de cartão corporativo na sua empresa, permitindo extrair ao máximo os benefícios do cartão PJ para a sua gestão financeira. 

E se o seu negócio ainda não está aproveitando nossos recursos especiais para empresas, te convidamos a conhecer e experimentar o cartão da Cora. Até a próxima e bons negócios!

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