As despesas comerciais englobam todos os gastos necessários para o funcionamento de um negócio. Sendo assim, elas incluem desde internet e material de escritório até gastos com viagens e visitas comerciais, por exemplo.
E fazer um controle eficiente desses gastos, sem consumir tempo demais ou lidar com sistemas complicados, pode ser um desafio. Mas negligenciar esse controle, por outro lado, pode prejudicar a gestão financeira da empresa.
Pensando nisso, preparamos um conteúdo com dicas práticas para simplificar o controle de despesas comerciais no seu negócio. Vem conferir!
Por que controlar as despesas comerciais é importante?
Despesas comerciais são todos os custos relacionados à operação do negócio, como adiantamos.
Assim, na correria do dia a dia, o registro desses gastos pode não ter uma organização. Isso quando existe registro. Mas esse descuido acaba tendo impactos bem maiores do que se imagina.
Isso porque negligenciar o controle de despesas comerciais pode refletir em problemas como:
Erros na formação de preços
Sem saber quanto custa manter a operação girando, fica difícil precificar corretamente um produto ou serviço.
Dessa forma, a empresa pode ter uma lucratividade muito baixa ou até ficar no prejuízo por conta de erros na precificação.
Gargalos financeiros invisíveis
Pequenos gastos recorrentes, que parecem inofensivos isoladamente, podem se transformar em um peso no caixa quando somados. E sem uma visão clara das despesas, essas perdas passam despercebidas.
Reembolsos desorganizados e insatisfação interna
Ao utilizar o reembolso para cobrir despesas feitas pela equipe, a falta de critérios e prazos definidos pode gerar desentendimentos e insatisfação por conta da demora.
Riscos fiscais
Guardar recibos, notas e comprovantes não é só uma boa prática: é uma obrigação. Afinal, se a documentação estiver incompleta ou incorreta, a empresa pode ter problemas com o Fisco ou deixar de aproveitar créditos e deduções fiscais.
Benefícios do controle de despesas comerciais
Em compensação, quando a gestão das despesas comerciais é feita com organização e estratégia, a empresa ganha em vários aspectos, incluindo:
- Evitar desperdícios e gastos desnecessários;
- Aumento da transparência interna, fortalecendo a cultura de responsabilidade financeira;
- Direcionar os recursos estrategicamente, priorizando o que realmente impulsiona o crescimento do negócio.
9 dicas para otimizar o controle de despesas comerciais
Confira, a seguir, nove dicas para deixar o controle de despesas comerciais no seu negócio mais eficiente:
1. Tenha uma política de despesas bem definida
Ter uma política de despesas clara é o primeiro passo para evitar confusões, excessos e conflitos internos.
Isso significa criar um conjunto de regras sobre o que pode ou não ser considerado despesa comercial.
A política de despesas também pode fixar limites e regras para categorias específicas. Se a sua equipe faz visitas a clientes, por exemplo, é possível definir um valor máximo diário para despesas com transporte.
Também é fundamental especificar quem pode autorizar um gasto e como ele deve ser registrado.
Por último, lembre-se de redigir a política de despesas com objetividade e clareza. Afinal, quando as regras são fáceis de entender, fica mais simples para a equipe segui-las.
Leia também | Como implementar uma política de reembolso eficiente?
2. Automatize os registros
Algumas empresas ainda controlam os gastos com planilhas manuais ou trocas de mensagens soltas.
O problema é que esses métodos aumentam o risco de perda de informações e dificultam o controle de despesas comerciais.
Sendo assim, adotar ferramentas digitais para automatizar o registro economiza tempo, evita esquecimentos e facilita a prestação de contas.
Existem ferramentas que permitem digitalizar recibos a partir de fotos, por exemplo. Nesse caso, o colaborador só precisa fotografar o comprovante e ele já entra direto no sistema com data, valor e categoria preenchidos.
3. Categorize as despesas e faça relatórios mensais
Agrupar as despesas em categorias e acompanhar relatórios mensais ajuda a identificar padrões. Isso inclui valores médios, desperdícios e áreas onde é possível economizar.
Aqui, o ideal é que essas categorias façam sentido para a realidade da sua empresa.
Nesse aspecto, é possível agrupar os gastos por centros de custos, projeto, setor, entre outros. Também existem recursos que ajudam a categorizar e medir os custos.
Por exemplo, usar um cartão de crédito empresarial que permita a emissão de múltiplos cartões. Assim, cada setor, centro de custo ou membro do time pode ter um cartão individual para suas despesas.
Essa é uma das vantagens do cartão de crédito da Cora, que permite gerar cartões físicos para sócios e colaboradores, e cartões virtuais ilimitados. Cada cartão tem seu extrato individualizado, permitindo um controle preciso de gastos.
4. Defina prazos e responsáveis pelo reembolso
Muitos problemas operacionais nas empresas vêm de reembolsos demorados, mal documentados ou sem responsáveis definidos.
Para evitar isso, crie um processo claro, com prazos fixos para envio dos comprovantes, análise e devolução do valor. Confira um exemplo prático:
Estabeleça que todos os recibos de uma viagem de trabalho devem ser enviados até três dias úteis após o retorno.
O setor financeiro, por sua vez, tem mais cinco dias úteis para analisar e efetuar o reembolso. Além disso, defina quem são as pessoas responsáveis por cada etapa.
Lembrando que o reembolso não é a única opção para cobrir despesas comerciais de colaboradores.
5. Integre os registros com seu sistema contábil ou ERP
Se a sua empresa usa um sistema contábil ou ERP, vale muito a pena integrar os dados de despesas comerciais diretamente a ele.
Isso porque a automação elimina a necessidade de lançamentos manuais, reduz erros e facilita o fechamento mensal.
Com a integração, ao registrar uma despesa de hospedagem para um colaborador, o valor já aparece no sistema como despesa de viagem, no centro de custo correto, e pode ser incluído no relatório mensal, por exemplo.
Aliás, você sabia que é possível integrar a conta PJ Cora ao sistema da sua empresa? Essa é mais uma facilidade da Cora para economizar tempo no seu negócio.
6. Trabalhe a adesão do time à política de despesas
Uma política de despesas só funciona se as pessoas que lidam com gastos souberem exatamente como aplicar as regras.
Por isso, é importante fazer treinamentos periódicos e manter um canal aberto para dúvidas. Além disso, supervisione o uso para garantir que o processo está sendo seguido corretamente.
Para isso você pode, por exemplo, fazer uma reunião curta explicando como usar o cartão corporativo, quais despesas são permitidas e como agir em casos de emergência.
Depois, monitorar se as categorias e limites são usados corretamente nos relatórios mensais.
7. Revise e negocie contratos de fornecedores
Despesas comerciais também incluem gastos recorrentes com fornecedores: softwares, limpeza, internet, manutenção, entre outros.
Por isso, fazer revisões periódicas desses contratos pode revelar custos desnecessários ou oportunidades de negociação.
Se a sua empresa paga por três ferramentas de gestão de tarefas diferentes, por exemplo, pode ser o caso de centralizar tudo em uma só.
Ou, ao renovar o contrato com um fornecedor de internet, vale comparar preços no mercado e negociar um pacote mais vantajoso.
Leia também | Como fazer uma gestão de fornecedores eficiente
8. Aplique indicadores de desempenho relacionados às despesas
Controlar os gastos é importante, mas monitorar o desempenho financeiro com indicadores transforma esse controle em estratégia para o negócio.
Para isso, crie KPIs (indicadores-chave de desempenho) que mostram como as despesas estão impactando os resultados da empresa.
Assim, um indicador útil pode ser a relação entre despesas comerciais e receita bruta: quanto menor esse índice, mais eficiente está sendo a gestão.
Outro exemplo é o tempo médio de reembolso, que ajuda a manter o processo ágil e satisfatório para quem depende dele.
9. Faça revisões trimestrais e ajustes estratégicos
Além do acompanhamento mensal, é importante parar a cada três meses para revisar o cenário geral.
Neste momento, analise os relatórios consolidados, verifique o cumprimento da política de despesas e proponha ajustes com base nos dados obtidos. Vamos a um exemplo prático:
Se nos últimos três meses houve aumento nas despesas com transporte, por exemplo, pode ser hora de avaliar se o time está utilizando o canal mais econômico.
Nesse caso, pagar as despesas por um aplicativo corporativo, usando o cartão da empresa, pode ser mais vantajoso do que reembolsos avulsos.
Esperamos que as dicas ajudem a ter um controle de despesas comerciais mais simples, prático e preciso na sua empresa.
E fique à vontade para conferir outros conteúdos de gestão e finanças para empresas no Blog da Cora. Até a próxima!
