Saber como contratar funcionários envolve mais do que abrir uma vaga. É preciso entender se realmente chegou o momento de expandir, planejar bem o cargo, definir salário e responsabilidades, escolher entre CLT ou PJ, divulgar a oportunidade, conduzir entrevistas, formalizar a contratação e integrar a nova pessoa à rotina.
Não existe um único caminho, mas sim um processo estruturado que reduz riscos e aumenta as chances de encontrar o perfil ideal.
Este guia te acompanha passo a passo nessa jornada: quando contratar, como planejar a vaga, como atrair e selecionar bons profissionais, qual modelo de contratação faz sentido e como registrar e integrar a nova pessoa ao time.
Vamos começar pelo primeiro passo: identificar o momento certo para contratar. É isso que garante que todo o resto aconteça de forma mais segura e alinhada ao crescimento da sua empresa.
Como saber se chegou a hora de contratar alguém
Antes de pensar em salário, modelo de contratação ou anúncios de vaga, existe uma pergunta central: afinal, já é o momento de contratar?
Para muitos donos de pequenas e médias empresas, essa é uma dúvida constante — e totalmente compreensível. Contratar cedo demais pode gerar custos desnecessários. Contratar tarde demais pode travar o crescimento, aumentar a sobrecarga e comprometer a qualidade do serviço.
A boa notícia é que existem sinais claros que ajudam a identificar quando a empresa realmente precisa de reforço no time.
Sinais de que sua empresa precisa contratar
Alguns indicadores costumam aparecer com bastante frequência nas PMEs:
- A demanda cresceu e você não consegue atender no prazo
- As tarefas estratégicas estão ficando de lado porque a liderança está presa em tarefas operacionais
- Clientes começam a reclamar de atrasos, falhas ou falta de atenção
- A equipe atual está sobrecarregada, fazendo hora extra com frequência
- A empresa está perdendo oportunidades de negócio por falta de tempo ou de pessoas
Se um ou mais desses sinais já fazem parte da sua rotina, é provável que o time esteja precisando de reforço.
Contratar ou terceirizar? Como decidir
Nem sempre o caminho ideal é contratar. Dependendo da atividade, especialmente em empresas menores, terceirizar pode ser mais eficiente; seja para economizar, seja para ganhar flexibilidade.
A terceirização faz sentido quando:
- a demanda é temporária (ex.: campanhas sazonais);
- o trabalho exige um especialista pontual (ex.: design, jurídico, TI);
- o volume de tarefas ainda não sustenta uma vaga fixa.
Já a contratação é mais indicada quando:
- a demanda é constante;
- a função é estratégica para o negócio;
- o conhecimento precisa ficar “dentro de casa”;
- existe necessidade de dedicação exclusiva.
Entender a diferença entre contratar e terceirizar evita decisões precipitadas e te ajuda a planejar a alocação de recursos com mais precisão.
Quais resultados esperar com uma contratação
Uma boa contratação deve gerar impacto direto em três frentes:
- Produtividade: processos fluem melhor e tarefas deixam de se acumular.
- Qualidade: o atendimento melhora, o produto evolui e o cliente percebe a diferença.
- Crescimento: a empresa consegue assumir novos projetos, atender mais clientes e aumentar receita.
Se você percebe que esses ganhos são necessários para o negócio seguir evoluindo, é um forte indicador de que chegou a hora de contratar.
Planejamento da contratação: cargo, salário e escopo
Depois de confirmar que realmente chegou o momento de contratar, o próximo passo é estruturar a vaga com clareza. Esse planejamento é essencial para evitar erros comuns — como atrair candidatos inadequados, oferecer salários incompatíveis, contratar sem ter ideia do custo total ou até preencher a função de forma equivocada.
Um bom processo de contratação começa antes mesmo da divulgação da vaga. Começa entendendo que tipo de ajuda sua empresa realmente precisa e quais responsabilidades essa pessoa vai assumir.
Como definir cargos e salários na empresa
A definição de cargos e salários é uma etapa crítica, especialmente para pequenas e médias empresas que estão estruturando o time aos poucos. É essa clareza que permite:
- alinhar expectativas com o futuro colaborador;
- saber qual nível de experiência é necessário;
- estimar o investimento mensal;
- comparar sua oferta com o mercado.
| Para se aprofundar neste tópico, recomendamos um conteúdo completo: → Vai contratar? Aprenda como definir cargos e salários na empresa |
Esse passo não só ajuda a empresa a contratar melhor, como também traz mais transparência para o processo seletivo.
Como definir o escopo da vaga e as responsabilidades
Muitas contratações dão errado porque o escopo não foi bem definido. Ou a vaga é genérica demais (“preciso de alguém para ajudar com tudo”), ou é tão extensa que ninguém é capaz de cumprir todas as expectativas.
Para evitar isso, você pode começar respondendo a quatro perguntas simples:
- Quais tarefas essa pessoa fará no dia a dia?
- Quais resultados ou indicadores ela deve entregar?
- Com quem trabalhará diretamente (e para quem reportará)?
- Quais competências são indispensáveis e quais são desejáveis?
Temos um vídeo que aprofunda esse processo e pode te ajudar a estruturar suas vagas de forma mais clara. Vale a pena conferir:
Quanto custa contratar um funcionário
Ao calcular o salário, não considere apenas o valor base. Na prática, contratar um funcionário envolve outros elementos, especialmente no regime CLT — como encargos, férias, FGTS, 13º salário, benefícios e possíveis adicionais.
Essa etapa é essencial para evitar surpresas financeiras e garantir que a contratação caiba no orçamento da empresa.
| Para PMEs, essa conta pode ser decisiva. Por isso, a Cora oferece uma ferramenta prática que estima o custo total com poucos cliques: → Conheça nossa Calculadora de Custo de Funcionário CLT gratuita |
Como definir nível, senioridade e expectativas
Com o escopo e o salário organizados, o próximo passo é definir o nível da vaga (júnior, pleno ou sênior) e quais resultados você espera nos primeiros meses.
Essa clareza facilita tanto a seleção quanto a gestão. Quando você deixa explícito o que precisa, aumenta muito a chance de encontrar alguém que realmente entregue o que seu negócio espera.
A tabela abaixo ajuda a visualizar as diferenças entre cada nível:
| Nível | Perfil geral | Autonomia esperada | Quando escolher | Principais entregas nos primeiros meses |
| Júnior | Profissional em início de carreira, com pouca experiência prática. | Baixa a média. Requer orientação frequente. | Quando a função tem tarefas bem definidas e existe alguém para acompanhar de perto. | Aprender processos, executar rotinas simples, apoiar demandas do time. |
| Pleno | Já tem experiência relevante e domina a maior parte das atividades do cargo. | Média a alta. Consegue trabalhar com supervisão pontual. | Quando a operação exige constância, ritmo e alguém capaz de resolver problemas do dia a dia. | Tocar a rotina com autonomia, melhorar processos e apoiar decisões. |
| Sênior | Profissional especialista, com visão estratégica e experiência ampla. | Alta. Conduz projetos e toma decisões. | Quando o negócio precisa de alguém para estruturar uma área, criar processos ou liderar iniciativas. | Entregar resultados complexos, propor melhorias, orientar outras pessoas. |
Como encontrar e selecionar bons profissionais
Com a vaga planejada, o próximo desafio é encontrar a pessoa certa para o seu time. Esse é um momento decisivo, porque mesmo a melhor vaga pode atrair candidatos inadequados se não houver cuidado na divulgação e no processo seletivo.
Para pequenas e médias empresas, que muitas vezes não contam com um departamento de RH estruturado, algumas estratégias práticas podem fazer toda a diferença.
Onde e como anunciar a vaga de emprego
Escolher os canais corretos de divulgação é essencial para alcançar candidatos qualificados. Existem várias opções:
- Sites de emprego e plataformas online
- Redes sociais profissionais (LinkedIn, por exemplo)
- Networking e indicações internas
- Parcerias com cursos ou instituições de ensino
Quanto mais alinhado estiver o canal ao perfil do candidato que você busca, maior será a chance de atrair profissionais realmente adequados.
| Para se aprofundar neste tema, você pode conferir: → Onde e como anunciar vaga de emprego para encontrar os melhores profissionais |
Como atrair candidatos qualificados
Atrair bons candidatos vai além de postar uma vaga. Algumas práticas ajudam a tornar sua oferta mais atrativa:
- Descrever claramente o cargo, escopo e responsabilidades
- Informar salário ou faixa salarial e benefícios
- Mostrar a cultura da empresa e o propósito do negócio
- Destacar oportunidades de crescimento e aprendizado
Esses detalhes ajudam o candidato a se imaginar na função e aumentam o engajamento com a vaga.
Como conduzir entrevistas e avaliar currículos
A entrevista é um dos momentos mais importantes do processo. Para conduzir de forma eficiente:
- Prepare perguntas que avaliem competências técnicas e comportamentais
- Estruture a conversa para entender motivação, experiência e alinhamento cultural
- Analise currículos considerando resultados, experiências anteriores e habilidades essenciais
- Evite avaliar apenas pela formação acadêmica ou aparência
6 dicas práticas para contratar os profissionais certos
Alguns cuidados simples podem reduzir riscos e aumentar a eficácia da contratação. Entre eles:
- Defina previamente critérios claros de seleção
- Busque referências sempre que possível
- Priorize candidatos alinhados à cultura da empresa
- Não tome decisões apressadas
- Observe a postura e comunicação durante o processo
- Mantenha o candidato informado sobre o andamento da seleção
| Quer mais detalhes para colocar essas dicas em prática? Confira o post completo: → 6 dicas práticas para encontrar e contratar os profissionais certos |
CLT ou PJ? Qual modelo faz mais sentido para sua empresa
Depois de selecionar o candidato ideal, é hora de decidir como formalizar a contratação. Essa escolha impacta diretamente o custo, a gestão de benefícios e a relação jurídica com o colaborador.
Entendendo as diferenças entre CLT e PJ
- CLT (Consolidação das Leis do Trabalho):
O funcionário tem carteira assinada e direitos garantidos por lei, como férias, 13º salário, FGTS, licença maternidade/paternidade, entre outros. Esse modelo é indicado quando a função exige dedicação exclusiva, estabilidade e integração à cultura da empresa. - PJ (Pessoa Jurídica):
O contratado presta serviço como empresa, sem vínculo CLT. Geralmente recebe um valor mensal acordado, mas não tem direitos trabalhistas garantidos. É indicado para funções específicas, temporárias ou quando o profissional prefere flexibilidade.
| Para se aprofundar nas diferenças, você pode conferir: → CLT e PJ: entenda as diferenças na hora de contratar |
Quanto custa contratar um funcionário em cada modelo
Ao avaliar CLT ou PJ, o custo total é um fator decisivo. No modelo CLT, além do salário, existem encargos, férias, 13º, FGTS e benefícios obrigatórios ou opcionais. Já no modelo PJ, o custo pode ser menor, mas é importante considerar tributos e possíveis encargos de nota fiscal.
| Para PMEs, calcular corretamente o custo ajuda a evitar surpresas financeiras. A Cora oferece uma ferramenta gratuita e prática para isso: → Calculadora de Custo de Funcionário CLT |
Quando vale a pena contratar PJ
O modelo PJ faz sentido especialmente quando:
- a demanda é pontual ou sazonal;
- a função exige alta especialização;
- o profissional busca flexibilidade;
- você quer reduzir custos com encargos e benefícios.
Mas atenção: é fundamental evitar riscos jurídicos, garantindo que o PJ não seja tratado como CLT disfarçado, o que pode gerar problemas legais.
Benefícios e obrigações
Mesmo escolhendo CLT, é importante planejar os benefícios oferecidos. Vale considerar:
- Vale transporte e alimentação;
- Plano de saúde ou odontológico;
- Bônus ou premiações por resultados;
- Políticas internas de home office ou flexibilidade.
Esses pontos não apenas cumprem obrigações legais, mas também ajudam a atrair e reter bons profissionais.
Como registrar um funcionário e cumprir as obrigações legais
Após escolher o modelo de contratação, é hora de formalizar a relação de trabalho.
Para pequenas e médias empresas, esse é um passo importantíssimo: registrar o funcionário corretamente evita problemas legais, multas e garante direitos para todos.
Como registrar um funcionário: regras e etapas obrigatórias
Registrar um colaborador envolve algumas etapas obrigatórias, que devem ser cumpridas para garantir que a contratação seja válida. Entre elas:
- Reunir documentos pessoais e dados do colaborador
- Preencher o contrato de trabalho ou prestação de serviço
- Realizar o registro na carteira de trabalho (CLT) ou contrato PJ
- Informar a admissão no eSocial
- Definir salário, benefícios e datas de pagamento
| Para conferir detalhes passo a passo, recomendamos este conteúdo: → Como registrar um funcionário: conheça as regras e etapas obrigatórias |
Documentos e informações necessárias
Mesmo antes do primeiro dia, é essencial solicitar ao funcionário:
- Documento de identidade e CPF
- Carteira de trabalho (CLT) ou contrato social (PJ)
- Comprovante de endereço
- Dados bancários para pagamento
- Certificados ou registros profissionais, se aplicável
Ter tudo organizado facilita o processo e evita atrasos no registro e no pagamento.
Como funciona o eSocial para pequenas e médias empresas
O eSocial é a plataforma do governo que centraliza informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Ele é obrigatório para empresas que contratam pelo regime CLT e serve para:
- Registrar admissões e desligamentos
- Informar salários, férias e 13º
- Declarar encargos e tributos
Para PMEs, o eSocial simplifica a burocracia, mas exige atenção: informações incorretas podem gerar multas.
Folha de pagamento e benefícios
O registro correto inclui também o planejamento da folha de pagamento:
- Salário e benefícios já definidos no planejamento da vaga
- Encargos e tributos pagos corretamente
- Controle de férias, horas extras e adicionais
Organizar isso desde o início evita dores de cabeça e garante que o funcionário receba tudo o que tem direito.
Após a contratação: onboarding, gestão e liderança
Contratar o funcionário certo é apenas o começo. Para que a contratação gere resultados reais, é fundamental integrar, orientar e desenvolver a pessoa desde o primeiro dia.
Um bom processo de onboarding e uma gestão eficiente ajudam a engajar o colaborador e a alinhar expectativas, aumentando a produtividade e reduzindo riscos de turnover.
Como fazer um onboarding eficiente
O onboarding é o processo de integração do novo funcionário ao dia a dia da empresa. Algumas boas práticas incluem:
- Apresentar a equipe e a cultura da empresa
- Esclarecer responsabilidades e expectativas do cargo
- Fornecer treinamentos iniciais sobre processos e ferramentas
Estabelecer metas para os primeiros 30, 60 e 90 dias
Um onboarding bem estruturado garante que o colaborador se sinta acolhido e saiba exatamente como contribuir para o negócio.
Como definir metas, prioridades e rotinas
Desde o início, é importante alinhar objetivos claros. Isso ajuda tanto o gestor quanto o colaborador a medir resultados. Algumas dicas:
- Defina indicadores de desempenho simples e mensuráveis
- Explique como cada tarefa contribui para o resultado da empresa
- Estabeleça prioridades e rotinas de trabalho
- Faça reuniões periódicas de acompanhamento
Como formar líderes e delegar tarefas
Para pequenas e médias empresas, desenvolver líderes internos é estratégico. Investir em formação de lideranças garante:
- Melhor distribuição de responsabilidades
- Maior autonomia e produtividade da equipe
- Preparação para crescimento futuro
| Para se aprofundar nesse tema, você pode conferir: → Como formar líderes e delegar tarefas: um guia para começar do zero |
Acompanhamento e feedback contínuo
Manter a comunicação aberta é essencial para manter o engajamento. Algumas práticas recomendadas incluem:
- Reuniões de feedback frequentes, com foco em aprendizado
- Reconhecimento de resultados e conquistas
- Ajustes de metas e processos conforme a experiência do colaborador
- Incentivo ao desenvolvimento profissional contínuo
Contratar funcionários é um passo decisivo para qualquer pequena ou média empresa. Mas, como vimos ao longo deste guia, não basta contratar: é preciso planejar, escolher o profissional certo, formalizar a contratação corretamente e integrar a pessoa ao time de forma estratégica.
Cada etapa influencia diretamente na produtividade, na qualidade do trabalho e no crescimento do negócio.
Ao seguir um processo estruturado, você aumenta as chances de trazer pessoas alinhadas à cultura da empresa, motivadas e capazes de gerar resultados reais. E, para PMEs, isso faz toda a diferença: permite escalar o negócio de forma segura, reduzir erros e aproveitar oportunidades de crescimento.
A boa notícia é que você não precisa fazer tudo sozinho. A Cora oferece ferramentas e conteúdos práticos que ajudam a planejar vagas, calcular custos de contratação e organizar a gestão financeira do time. Com esses recursos, você pode focar no que realmente importa: fazer sua empresa crescer com pessoas certas ao seu lado.
Até a próxima!
