Buscar soluções de como aumentar a produtividade da equipe costuma ser um desafio. Especialmente em pequenas e médias empresas, que precisam focar em alternativas economicamente viáveis.
Outro ponto importante sobre o assunto é ter clareza sobre o que é produtividade, de fato. Aqui, vale adiantar que não tem nada a ver com um time sobrecarregado. Saber como mensurar e acompanhar essa métrica é outra dificuldade comum.
Pensando nisso, preparamos um artigo para esclarecer as principais dúvidas sobre o assunto e apresentar estratégias práticas de como aumentar a produtividade da equipe. Continue com a gente para conferir.
O que é produtividade, afinal?
Produtividade é a capacidade de gerar mais resultados com os mesmos recursos (mão de obra, tempo, capital, etc.).
Em outras palavras, é usar da melhor forma os recursos que a empresa já possui. Assim, o objetivo é que o esforço investido traga um retorno maior, com qualidade e sem desperdício.
Para uma explicação prática do conceito, veja alguns exemplos:
- No time comercial: imagine que, em vez de aumentar o número de visitas ou ligações, a equipe passa a usar um sistema de CRM que ajuda a priorizar os contatos mais promissores. Como resultado, mais vendas são fechadas com o mesmo volume de trabalho.
- Na área administrativa: um processo que antes exigia várias planilhas e aprovações manuais pode ser automatizado. Assim, as informações ficam centralizadas, e as decisões são tomadas com base em dados atuais, com mais eficiência.
- Na produção: um negócio que revisa seu fluxo de trabalho, identifica e elimina gargalos consegue entregar o mesmo volume de produtos em menos tempo e com menos desperdício.
Perceba que, nos três casos, a produtividade não cresce porque as pessoas trabalham mais. Na verdade, elas trabalham melhor.
Essa otimização do trabalho é possível com processos mais claros, ferramentas adequadas e foco nas atividades que geram mais resultado.
Também vale reforçar: produtividade não é sinônimo de sobrecarga. Então, se o time está sempre exausto ou apagando incêndios, tem algo errado no processo.
Um ambiente produtivo é aquele que combina ritmo eficiente com equilíbrio e clareza de prioridades, mantendo a motivação do time.
Por que essa métrica importa?
Conhecer e saber como aumentar a produtividade da equipe é fundamental porque ela está diretamente ligada à lucratividade e à sustentabilidade do negócio.
Isso porque, quando uma empresa é produtiva, ela consegue gerar mais valor com menos desperdício de tempo e recursos.
Isso significa que o mesmo time pode entregar mais resultados. Na prática, pode ser atender mais clientes ou aumentar o faturamento sem elevar os custos na mesma proporção.
Além disso, a produtividade é uma métrica que revela a saúde dos processos internos. Então, se os resultados começam a cair mesmo com muito esforço, é um sinal de que algo precisa ser revisto.
Talvez falte clareza nas prioridades, as ferramentas não estejam ajudando ou os fluxos de trabalho estejam cheios de etapas desnecessárias.
Outro ponto importante é que medir produtividade ajuda na tomada de decisão. Com indicadores claros, a gestão consegue entender onde vale a pena investir. Seja em tecnologia, capacitação ou ajustes nos processos.
Como aumentar a produtividade da equipe: 7 estratégias
Confira na sequência sete estratégias do que fazer para aumentar a produtividade da equipe, práticas e viáveis para pequenos médios negócios.
1. Revise processos e elimine gargalos
Às vezes, a baixa produtividade não está nas pessoas, mas nos processos. Então, analise o fluxo de trabalho da sua empresa: existem etapas que poderiam ser simplificadas ou eliminadas?
Por exemplo, se a aprovação de uma compra passa por três gestores, talvez um único responsável já seja suficiente.
Revisar e simplificar rotinas evita retrabalho, reduz o tempo gasto em tarefas desnecessárias e aumenta a eficiência de toda a equipe.
2. Defina metas claras e fáceis de acompanhar
Metas vagas geram confusão e desmotivação. Por isso, o ideal é estabelecer objetivos específicos, mensuráveis e com prazos realistas.
Dizer “melhorar o atendimento” é um objetivo vago. Já “reduzir o tempo médio de resposta ao cliente de 24 para 12 horas nos próximos dois meses” é uma meta clara e mensurável.
Com metas bem definidas, fica mais fácil acompanhar o progresso e celebrar as conquistas. Aqui, reuniões rápidas semanais ajudam a manter todos alinhados.
3. Automatize tarefas operacionais repetitivas
Atividades envolvendo planilhas, lançamentos financeiros e emissão de notas fiscais, por exemplo, podem tomar mais tempo do que o necessário.
Sendo assim, automatizar processos reduz erros e libera a equipe para focar no que realmente importa. Ou seja: pensar em melhorias, atender melhor os clientes e fazer o negócio crescer.
Para isso, ferramentas como um sistema de gestão (ERP), plataformas de gerenciamento de tarefas e integrações entre aplicativos são exemplos de ferramentas úteis.
4. Invista em capacitação
Capacitar a equipe para otimizar tarefas e processos é uma estratégia eficaz e viável para aumentar a produtividade.
Nesse sentido, os treinamentos devem focar na otimização de tarefas e processos para um melhor aproveitamento do tempo e outros recursos.
Lembre-se que nem sempre é preciso fazer investimentos altos para viabilizar a aprendizagem contínua; afinal, você pode aproveitar o conhecimento que já existe na empresa para promover trocas entre colaboradores.
Além disso, existem cursos gratuitos de qualidade, oferecidos por instituições como o Sebrae.
Outra opção é o aprendizado prático: permitir que a equipe teste novas ideias em projetos menores e aprenda com a experiência.
Leia também | 6 dicas práticas para encontrar e contratar os profissionais certos
5. Integre o feedback contínuo à rotina
Para ter uma equipe mais produtiva, é importante que cada pessoa receba feedbacks periódicos sobre seu desempenho. Com isso, o colaborar tem clareza sobre o que está funcionando bem e o que pode melhorar em sua atuação.
Essa troca constante evita mal-entendidos, fortalece a confiança e ajuda o time a evoluir.
O ideal é que esses feedbacks sejam objetivos, com empatia e respeito, e frequentes. Assim, a periodicidade exata vai variar conforme a equipe e o cenário.
O importante é que o processo seja natural e parte da rotina, não um evento isolado.
Que tal, por exemplo, iniciar a semana com um “check-in” de 10 minutos? Esse momento permite revisar resultados e alinhar prioridades, mantendo o diálogo aberto e incentivando a produtividade.
6. Cuide do ambiente (físico e emocional)
Produtividade não depende só de ferramentas e metas. Um ambiente saudável, onde as pessoas se sentem respeitadas e acolhidas, é essencial.
Nesse aspecto, oferecer flexibilidade de horários e home office, quando possível, são ações que facilitam a rotina da equipe e podem melhorar o desempenho.
O cuidado com o espaço físico também faz diferença. Um ambiente limpo, organizado, bem iluminado e com boa ventilação influencia diretamente no foco e no bem-estar.
Pequenas melhorias, como ajustar a iluminação, garantir cadeiras confortáveis, manter o local silencioso ou criar um cantinho de descanso, ajudam a reduzir o estresse e aumentam a concentração.
Tais medidas favorecem ainda a retenção de talentos, um fator decisivo para pequenos e médios negócios.
Inclusive, o empreendedor Rafael Maktura falou sobre a importância de ter uma cultura de acolhimento no episódio 29 do podcast Fala, PJ!
| “Então, antes de começar a vender acolhimento pros clientes, a gente começou a cuidar melhor das nossas pessoas: como essa pessoa poderia trabalhar de forma flexível? Como o ambiente lá na casa dela pode ser melhor para ela trabalhar? Organizar para que essa pessoa consiga ter tempo dequalidade com a sua família. Então, essas pessoas conseguem entender que, poxa, eu posso contribuir mais porque tem alguém querendo me ajudar também no meu lado pessoal.” Rafael Maktura – CEO do Grupo Maktura |
7. Dê autonomia e confie na sua equipe
Quando a gestão tenta controlar cada detalhe, o trabalho tende a ficar mais lento e desgastante. Por isso, delegar com clareza e dar autonomia para as pessoas tomarem decisões nas áreas em que atuam contribui para aumentar a produtividade.
Por exemplo: um vendedor que pode oferecer pequenas concessões para fechar uma negociação tende a agir com mais agilidade e confiança; e isso reflete nos resultados.
Leia também | Como formar bons líderes e delegar tarefas: um guia para começar do zero
Como medir a produtividade dos funcionários?
Saber como aumentar a produtividade da equipe começa por entender, com clareza, como medir o desempenho de cada colaborador e do time.
Nesse sentido, o caminho é adotar indicadores simples, acompanhar os resultados de perto e ajustar as estratégias conforme os dados apontam.
A seguir, veja métodos práticos para avaliar a produtividade da sua equipe e identificar oportunidades de melhorias.
Indicadores práticos para medir produtividade
Confira a seguir alguns métodos simples para medir a produtividade da equipe:
- Produtividade média da equipe: divida o faturamento bruto pelo número de pessoas ocupadas, considerando também os custos variáveis. Esse indicador mostra quanto cada pessoa gera para a empresa.
- Produção por hora: meça a quantidade de produtos ou serviços concluídos por colaborador em um determinado período. Essa métrica ajuda a entender o ritmo de trabalho e a eficiência operacional.
- Entregas no prazo: avalie o percentual de tarefas concluídas nos prazos estipulados. Uma taxa alta indica boa organização e cumprimento de metas.
- Taxa de retrabalho e erros: acompanhe o número de correções, falhas ou retrabalho. Indicadores elevados apontam gargalos de eficiência que merecem atenção.
Importante: ao escolher os indicadores para medir a produtividade da equipe, é obrigatório considerar o setor (vendas, marketing, atendimento, etc.) e o modelo de negócio.
Leia também | O que são indicadores de desempenho e como aplicá-los na gestão do negócio?
Agora você já tem um mapa de como aumentar a produtividade dos funcionários, com estratégias viáveis para pequenas e médias empresas.
Aliás, a conta PJ Cora tem vários recursos integrados para simplificar as rotinas do seu negócio e aumentar a produtividade, incluindo:
- Cobrança inteligente: envie cobranças em segundos, programe notificações automáticas de cobrança e acompanhe tudo em tempo real.
- Gestão de fluxo de caixa: acompanhe todas as entradas, saídas e projeções de caixa com poucos cliques, pelo app da Cora ou na Cora Web.
- Envio automático do extrato para a contabilidade: não se preocupe mais em mandar o extrato da conta PJ, a Cora faz isso por você.
- Integrações e muito mais.
Fique à vontade para saber mais sobre as soluções financeiras da Cora para PMEs.
Até a próxima e bons negócios!
