Reunião one-one-one (1:1): como fazer? Confira as etapas para implementar e 35 perguntas-chave

O one-on-one (1:1) é um formato de reunião focada nas percepções, desafios e projetos do colaborador, na qual o líder exerce a escuta ativa, oferece soluções e ajuda a traçar objetivos. Mas, como fazer one-on-one, na prática?

Nesse sentido, sua implementação passa por algumas etapas, para garantir o melhor aproveitamento de cada encontro. Ou seja: oferecer benefícios tanto para o funcionário quanto para a empresa, no curto, médio e longo prazo.

Pensando nisso, preparamos este conteúdo com os passos de como fazer one-on-one. Também trouxemos uma lista de perguntas para conduzir o 1:1, simplificando ainda mais sua implementação. Vamos lá?

Como funciona uma reunião one-on-one (1:1)?

Reunião one-on-one é uma conversa individual entre gestor e colaborador, feita regularmente. Assim, o 1:1 costuma durar de 30 a 60 minutos e seu objetivo não é cobrar resultados. 

Na prática, é o momento de entender como a pessoa está se sentindo, quais desafios enfrenta, o que tem funcionado bem e onde precisa de apoio. 

Além disso, em empresas com times híbridos ou remotos, o one-on-one é uma prática super relevante para manter a conexão humana e o alinhamento.

Quais são os benefícios do one-on-one para a empresa e seu time?

Estruturar como fazer one-on-one e consolidar essa prática na empresa beneficia a todos. Confira os principais benefícios do 1:1 a seguir:

1. Reduz a rotatividade e aumenta a retenção de talentos

Pessoas que se sentem ouvidas e valorizadas têm mais motivos para ficar. Ou seja, ter o 1:1 com parte da cultura ajuda a aumentar a retenção de talentos.

Isso porque a prática permite conhecer expectativas e identificar insatisfações, antes que o colaborador decida deixar a empresa.

2. Melhora o clima organizacional

As reuniões 1:1 criam uma cultura de diálogo aberto e confiança. Afinal, quando o colaborador tem espaço para falar sobre dificuldades, ideias e conquistas, o ambiente de trabalho se torna mais leve e colaborativo.

Com o tempo, essa troca contribui para relacionamentos mais saudáveis, maior transparência e menos conflitos internos.

3. Fortalece a comunicação interna

O 1:1 ajuda a eliminar ruídos e mal-entendidos, aproximando gestão e equipe. Assim, em vez de descobrir problemas só em reuniões de resultados, a liderança tem uma visão real e contínua do que está acontecendo.

4. Aumenta o engajamento e a produtividade

Quando o colaborador entende seu papel e percebe que a gestão acompanha sua evolução, o sentimento de propósito tende a crescer. Isso resulta em mais foco, autonomia e comprometimento com os resultados.

Além disso, o one-on-one ajuda a alinhar expectativas, priorizar tarefas e remover barreiras que atrapalham o desempenho.

5. Apoia o desenvolvimento profissional

O 1:1 é o espaço ideal para falar sobre carreira e aprendizado. Essas conversas ajudam a identificar talentos, mapear pontos fortes. 

Também é um espaço adequado para definir o PDI (Plano de Desenvolvimento Individual), mesmo em empresas menores.

6. Melhora a qualidade da liderança

O gestor que conduz reuniões one-on-one com frequência costuma desenvolver uma visão mais empática e estratégica. Isso porque a prática estimula a escuta ativa e a leitura de sinais que passariam despercebidos.

Com isso, as decisões se tornam mais humanas, assertivas e alinhadas às necessidades do time.

7. Previne problemas antes que se tornem crises

Muitas vezes, questões de desempenho, clima ou relacionamento podem ser resolvidas logo no início. Mas, para isso, é necessário um espaço para falar sobre elas.

A reunião one-on-one é esse espaço. Afinal, ela permite à gestão detectar e resolver desafios cedo. Assim, evita-se retrabalho, desgastes e impactos maiores no negócio.

Leia também | O que são indicadores de desempenho e como aplicá-los na gestão do negócio?

One-on-one: como fazer? Etapas para implementar o 1:1

Confira a seguir as etapas para começar a fazer reunião one-on-one na empresa e consolidá-la na rotina da gestão:

1. Planejamento: defina data, horário e local adequados

Antes de tudo, escolha um momento tranquilo da agenda, em que ambos possam conversar sem pressa.

O ideal é fazer o encontro em um local reservado, físico ou virtual, que ofereça privacidade e foco.

Além disso, é importante ter um preparo para a reunião. Nesse sentido, revise conversas anteriores e pense nos temas mais relevantes. Incentive ainda o colaborador a trazer seus próprios pontos de pauta. 

2. Frequência: crie uma rotina

O one-on-one precisa ser regular para gerar confiança e resultados.

Assim, a frequência pode variar conforme o tamanho e a maturidade da equipe. Por exemplo:

• Semanal: para times pequenos ou em fase de implantação.
• Quinzenal: o formato comum, que equilibra tempo e acompanhamento.
• Mensal: indicado para quando a equipe é estável e a gestão já tem proximidade com as pessoas.

3. Duração: estime o tempo da conversa

Em geral, 30 a 60 minutos são suficientes para fazer o 1:1. Uma sugestão é deixar os primeiros minutos para uma conversa leve e, depois, avançar para os temas de trabalho e desenvolvimento, como:

• Abertura (5 a 10 min): checar como a pessoa está, criar conexão.
• Discussão principal (20 a 30 min): tratar temas de trabalho, desafios e aprendizados.
• Fechamento (5 a 10 min): alinhar próximos passos, dar e receber feedbacks.

4. Temas: combine o que será tratado

Mesmo sendo um espaço flexível de diálogo, vale definir uma pauta para não dispersar durante o one-on-one.

Essa pauta pode incluir, por exemplo:

• Atualização sobre projetos e entregas;
• Desafios recentes e possíveis soluções;
• Desenvolvimento profissional e aprendizado;
• Feedbacks sobre o trabalho e a liderança;
• Fatores pessoais que impactam a rotina.

Assim, a conversa fica equilibrada entre o presente e como a pessoa quer evoluir.

5. Ambiente: cuide do contexto da conversa

O local influencia muito a qualidade da troca, seja numa reunião presencial ou online. Por isso, escolha um espaço tranquilo, com boa conexão (no caso de videochamadas) e sem interrupções.

O colaborador precisa sentir que aquele momento é realmente reservado para o 1:1.

Por isso, evite abrir e-mails, atender o celular ou interromper o diálogo. Presença total é um sinal de respeito e confiança.

6. Desenvolvimento: pratique a escuta ativa

Ao realizar o 1:1, o papel da liderança é ouvir mais do que falar. Então, demonstre interesse real, faça perguntas abertas e dê espaço para o colaborador se expressar.

Este também é um momento adequado para dar feedbacks construtivos, sempre com foco no desenvolvimento do profissional, não em críticas

Também incentive o colaborador a dar feedback sobre a liderança e sobre o funcionamento da equipe. 

Aproveite ainda a reunião para conversar sobre o PDI e metas de curto e médio prazo.

7. Fechamento: encoraje a continuidade

Antes de encerrar, revise rapidamente o que foi combinado, agradeça a troca e pergunte se a pessoa gostaria de acrescentar algo.

Essa pergunta simples garante que nenhum ponto importante fique de fora e reforça o tom humano da conversa.

8. Registro e acompanhamento

Ao final do encontro, registre os principais pontos discutidos. Por exemplo: compromissos, desafios, ideias e próximos passos.

Pode ser em uma planilha simples, um documento compartilhado ou uma ferramenta de gestão de tarefas.

Na próxima reunião, olhe esses registros para acompanhar o que evoluiu.

Isso demonstra comprometimento e reforça que o one-on-one é uma prática contínua.

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Como fazer one-on-one: 35 perguntas para conduzir o 1:1

Para tornar o processo de como fazer one-on-one mais simples, trouxemos algumas sugestões de perguntas. Estes exemplos são especialmente úteis para as primeiras reuniões. 

Perguntas para entender o momento do colaborador

Comece a conversa com perguntas sobre como o colaborador se sente. Perguntas sobre a rotina e bem-estar no trabalho também são recomendadas. Confira algumas sugestões:

1. Como você tem se sentido em relação à carga de trabalho?
2. Tem algo que está te gerando mais estresse ou desmotivação ultimamente?
3. O que tem te deixado mais satisfeito(a) no trabalho nas últimas semanas?
4. Você sente que está conseguindo equilibrar bem a rotina profissional e pessoal?
5. Existe algo que eu, como líder, possa fazer para tornar seu dia a dia mais leve?

Perguntas sobre o trabalho e as entregas

Nese aspecto, vale perguntar sobre como estão as tarefas, prioridades e desafios do colaborador. A ideia é identificar possíveis ajustes que facilitem a execução do trabalho. Perguntas sugeridas:

6. Quais são as suas prioridades agora?
7. Tem algo que esteja dificultando a execução das suas tarefas?
8. Você sente que tem os recursos e informações necessários para entregar o que precisa?
9. Existe algum processo da equipe que poderia ser melhorado?
10. Que parte do seu trabalho você mais gosta de fazer? E qual parte você gostaria de mudar?

Perguntas para apoiar o desenvolvimento profissional

Aproveite a reunião one-on-one para falar de crescimento, a partir de perguntas como:

11. Em quais habilidades você gostaria de investir nos próximos meses?
12. Existe algum projeto ou desafio em que você gostaria de se envolver?
13. Que tipo de aprendizado faria diferença na sua rotina hoje?
14. Você sente que tem oportunidades suficientes para crescer aqui?
15. Onde você se vê daqui a um ou dois anos na empresa?

Perguntas sobre alinhamento e comunicação

Entenda se existe clareza nas expectativas e nos processos de comunicação durante o encontro. Para isso, você pode perguntar:

16. Você sente que tem clareza sobre as expectativas do seu cargo?
17. A comunicação na equipe está funcionando bem?
18. Tem algo que poderíamos ajustar nas nossas reuniões de time?
19. Você sente que é ouvido(a) quando traz ideias ou preocupações?
20. Como posso melhorar minha forma de me comunicar com você?

Perguntas para dar e receber feedback

As pergunta a seguir ajudam a compor um espaço seguro para trocar percepções sobre desempenho, liderança e colaboração:

21. Tem algo no meu estilo de liderança que eu poderia ajustar?
22. Você sente que recebe feedback numa frequência suficiente?
23. Que tipo de reconhecimento faz diferença para você?
24. Qual foi o último feedback que mais te ajudou a evoluir?
25. Existe algo que você gostaria que eu fizesse diferente no acompanhamento do seu trabalho?

Perguntas sobre motivação e propósito

Para entender melhor as motivações da pessoa no trabalho e como ela se sente valorizada, use perguntas como:

26. O que motiva você a vir trabalhar diariamente?
27. O que faz você se sentir realizado(a) nas suas entregas?
28. Como o seu trabalho contribui para os objetivos da empresa, na sua visão?
29. Existe algo que te faria sentir mais valorizado(a) aqui dentro?
30. O que te inspira nos colegas ou na equipe?

Perguntas de fechamento 

Finalize a conversa reforçando o aprendizado, alinhando próximos passos e deixando espaço para temas adicionais. Nesse momento, vale peguntar:

31. Qual foi o principal aprendizado das últimas semanas?
32. O que você gostaria que fosse diferente até o nosso próximo one-on-one?
33. Tem algo que ainda não falamos e você gostaria de comentar?
34. Como posso te apoiar melhor até o próximo encontro?
35. Que nota você daria para o nosso one-on-one de hoje? O que podemos melhorar?

Leia também | Como formar bons líderes e delegar tarefas: um guia para começar do zero

Esperamos ter oferecido um guia útil de como fazer one-on-one, do planejamento à consolidação do 1:1 na cultura da sua empresa.

Até a próxima e bons negócios!