Sua empresa já adota boas práticas de gestão de cartão corporativo? Se a sua resposta foi, “não”, saiba que uma gestão eficiente é indispensável para o uso controlado e sustentável do cartão corporativo.
Quando usado de forma estratégica, o cartão da empresa ajuda a centralizar os gastos, distribuir responsabilidades e melhorar o controle financeiro. Mas, sem uma gestão adequada, ele também pode causar dor de cabeça: gastos fora do previsto, falta de transparência e dificuldade para conferir as despesas.
Neste guia prático, falaremos sobre a importância de ter uma gestão de cartão corporativo eficiente, seus benefícios e como implantar passo a passo na sua empresa.
Por que é importante ter uma boa gestão de cartão corporativo?
O cartão corporativo é um meio de pagamento voltado exclusivamente para as despesas da empresa.
Sendo assim, ele pode ser usado para pagar fornecedores, assinar plataformas digitais, cobrir custos de deslocamento e viagens, etc.
Mas, apesar da praticidade, seu uso sem controle pode comprometer a saúde financeira do negócio.
Aqui, a boa gestão de cartão corporativo entra justamente para evitar excessos e garantir que todo gasto tenha uma justificativa alinhada ao planejamento financeiro da empresa.
Além disso, quanto maior a equipe e a quantidade de projetos em andamento, maior é a necessidade de organizar os gastos. Isso ajuda a manter a previsibilidade, evitando surpresas no fechamento do mês.
Riscos da falta de controle no uso do cartão corporativo
Quando não existe uma gestão de cartão corporativo com regras estabelecidas, podem ocorrer problemas como:
- Gastos excessivos e fora do orçamento: sem limites bem definidos, é fácil ultrapassar o que estava previsto.
- Falta de transparência: se não existe clareza sobre quem está usando o cartão e para quê, fica difícil cobrar justificativas ou identificar um mau uso.
- Dificuldade de conciliação: quando as despesas não são registradas corretamente, o trabalho de conferência e fechamento mensal fica mais complexo e sujeito a erros.
- Mistura de contas pessoais e da empresa: sem regras claras, pode acontecer de os sócios e colaboradores usarem o cartão corporativo para fins pessoais. Isso compromete a organização financeira e a confiabilidade dos dados.
Benefícios de ter uma gestão estruturada do cartão corporativo
Uma gestão de cartão empresarial estruturada beneficia a organização financeira do negócio e a tomada de decisões. Confira um resumo das principais vantagens:
- Mais controle sobre os gastos: com regras claras e acompanhamento em tempo real, fica mais fácil identificar excessos e agir rapidamente.
- Menos retrabalho no financeiro: com as despesas organizadas e categorizadas, o fechamento do mês se torna mais rápido e confiável.
- Maior autonomia para a equipe: ao delegar o uso do cartão com responsabilidade, é possível distribuir tarefas sem abrir mão do controle financeiro.
- Análises mais precisas: separar os gastos por área ou projeto ajuda a entender melhor os custos do negócio e tomar decisões com base em dados reais.
Quais as principais funcionalidades de um cartão corporativo moderno?
Se você ainda não usa um cartão corporativo na sua empresa, mas pensa em adotar essa ferramenta, vale a pena conhecer recursos que fazem a diferença.
O mesmo vale para quem já usa um cartão empresarial, mas pensa em mudar. Confira agora os diferenciais que um cartão corporativo moderno pode oferecer.
Cartões físicos para sócios e colaboradores
Os cartões físicos são indicados para quem faz compras presenciais, viagens a trabalho ou pagamentos recorrentes.
Com eles, cada pessoa autorizada pode ter seu próprio cartão, sem precisar dividir um meio de pagamento.
Extratos individualizados por cartão
Essa funcionalidade permite ver exatamente o que cada cartão gastou, separadamente.
Isso facilita muito a prestação de contas e ajuda a identificar rapidamente onde estão os maiores custos.
Cartões virtuais por centro de custo ou projeto
Os cartões virtuais são gerados digitalmente e podem ser usados para compras online ou assinaturas.
Eles são perfeitos para dividir os gastos por área (como marketing, vendas, tecnologia, etc.) ou por projeto. Assim você tem mais organização e controle desde o início.
Limites de gastos ajustáveis
Cada cartão (físico ou virtual) pode ter um limite específico conforme a necessidade de quem vai usá-lo. Isso evita excessos e ajuda a manter o planejamento em dia.
Integração com ferramentas de contabilidade e ERP
Cartões mais modernos permitem integrar os dados de transações com sistemas de gestão financeira ou contabilidade. Isso evita digitação manual, reduz erros e economiza tempo da equipe financeira.
Como a Cora facilita a gestão de cartão corporativo?
A Cora é uma conta PJ digital feita para quem empreende. E um dos nossos diferenciais é justamente a oferta de cartões corporativos com recursos simples e eficientes para pequenas e médias empresas.
Conheça agora os principais benefícios que a Cora pode oferecer à sua gestão de cartões corporativos:
Emissão rápida de cartões físicos
Você pode solicitar cartões físicos para sócios e colaboradores direto pelo app, sem burocracia. É tudo digital, sem perder tempo indo até uma agência ou assinando papeladas.
Visão detalhada de cada cartão
Cada cartão, físico ou virtual, tem seu próprio extrato. Isso permite saber quem gastou, quando e com o quê, com atualizações em tempo real.
Você também pode editar as categorias do extrato bancário para ter um controle de despesas ainda mais preciso.
Cartões virtuais ilimitados
Você pode criar quantos cartões virtuais quiser, de forma gratuita. Dá para organizar os gastos por projeto, por centro de custo ou setor, por exemplo.
Controle total no app
O app da Cora permite definir e ajustar limites, bloquear cartões temporariamente e acompanhar todas as movimentações em tempo real. Ou seja: você tem, literalmente, o controle financeiro da empresa na palma da mão.
Boas práticas de controle e governança no uso do cartão corporativo
Listamos para você algumas práticas essenciais para ter uma gestão de cartões transparente, sustentável e controlada na sua empresa. Confira:
Definir uma política de uso
Crie um documento com as regras para uso dos cartões. Quais tipos de despesas são permitidas? Quais devem ser evitadas? Quem pode usar cada cartão? Essas orientações evitam mal-entendidos.
Classificar as transações
Organize os gastos em categorias como alimentação, transporte, hospedagem, ferramentas, etc. Isso ajuda a identificar padrões e ajustar o planejamento conforme necessário.
Conferência e conciliação mensal
Reserve um momento no mês para revisar os extratos, conferir os comprovantes e validar cada despesa. Esse processo pode ser feito com o apoio da equipe e deve ser parte da rotina financeira da empresa.
Usar relatórios para tomada de decisão
Use os dados dos cartões para montar relatórios simples, mas úteis: quanto foi gasto por área, qual o cartão mais utilizado, onde estão os maiores custos. Essas informações ajudam a tomar decisões com mais segurança.
Implementando a gestão de cartão corporativo em 6 passos
Use os passos abaixo como guia para implantar uma gestão de cartão corporativo eficiente na sua empresa:
- Mapeie os centros de custos: entenda quais áreas ou projetos demandam mais gastos e como você pode dividir essas responsabilidades.
- Emita cartões físicos para quem precisa fazer compras presenciais ou viagens a trabalho.
- Crie cartões virtuais para compras online, assinaturas de ferramentas e projetos específicos.
- Defina os limites de cada cartão direto no app da Cora. Tudo pode ser ajustado a qualquer momento.
- Treine a equipe sobre como usar os cartões de forma responsável e a prestação de contas.
- Acompanhe e ajuste continuamente a política de uso conforme o negócio evolui.
Esperamos que este guia simplifique a gestão de cartão corporativo na sua empresa, permitindo extrair ao máximo os benefícios do cartão PJ para a sua gestão financeira.
E se o seu negócio ainda não está aproveitando nossos recursos especiais para empresas, te convidamos a conhecer e experimentar o cartão da Cora. Até a próxima e bons negócios!
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