Manter uma empresa inativa regularizada na Receita Federal é essencial para evitar multas e restrições no CNPJ. Mesmo sem movimentação financeira, deve-se cumprir obrigações acessórias que comprovam a situação fiscal perante o Fisco.

Caso as obrigações não sejam entregues, o CNPJ pode ser classificado como inapto ou suspenso. Entenda, a seguir, por que é preciso evitar que isso aconteça e o que fazer caso a empresa se encontre nessa situação.

O que significa uma empresa inativa?

Empresa inativa, na definição da Receita Federal, é “aquela que não tenha efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário”.

Quais são as obrigações que devem ser cumpridas pela empresa inativa?

Uma empresa inativa não precisa enviar as declarações mensalmente, mas não está dispensada de determinadas obrigações acessórias, que, se não forem feitas, podem gerar multas e outras penalidades. Veja a seguir:

Obrigações de empresas inativas enquadradas no Simples NacionalObrigações de empresas inativas nos regimes Lucro Real e Lucro Presumido 
As principais obrigações são: DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais); RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) ou eSocial; SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social); DCTF negativa para empresas sujeitas à CPRB (Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta).As principais obrigações são: DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) negativa; RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) negativa ou eSocial; SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), nas mesmas condições que o Simples Nacional; ECF (Escrituração Contábil Fiscal).

Fonte: Escritório Central de Contabilidade

Como fazer a regularização de empresa inativa na Receita Federal de forma prática?

Primeiro, é importante deixar claro que nem toda empresa inativa precisa ser regularizada. Se ela cumprir com suas obrigações normalmente durante o período de inatividade, ela vai se manter com o CNPJ ativo e não precisará de regularização.

Conforme a Instrução Normativa 2.119/2022, “as situações cadastrais da inscrição no CNPJ não se confundem com a condição de atividade ou inatividade para fins tributários”.

No entanto, se ela deixar de cumprir com essas obrigações, como deixar de entregar todas as declarações devidas à Receita Federal, pode passar a ser classificada como CNPJ “inapto” ou “suspenso”. Nesse caso, é preciso regularizar a empresa inativa junto à Receita Federal.

Segundo a Receita Federal, basta uma omissão por 90 dias para que uma empresa seja considerada inapta:

“A partir de 2022, a inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) poderá ser declarada inapta em decorrência da omissão no cumprimento da obrigação de entrega de quaisquer declarações por 90 (noventa) dias contados do vencimento do prazo estipulado.”

O primeiro passo é consultar a situação do CNPJ da empresa no site da Receita Federal.

Segundo a norma citada anteriormente, a inscrição no CNPJ pode ser enquadrada nas seguintes situações cadastrais:

  • ativa;
  • suspensa;
  • inapta;
  • baixada;
  • nula.

Checklist prático para regularizar empresa inativa

Veja, a seguir, como regularizar a situação de uma empresa inativa que não cumpriu com suas obrigações junto à Receita Federal:

  • contratar um serviço de contabilidade, que poderá fazer toda a verificação e regularização junto à Receita Federal;
  • em seguida, é preciso entregar todas as declarações pendentes, de acordo com o regime tributário em que a empresa se enquadra;
  • se houver multas por atraso na entrega, é preciso fazer o pagamento de cada uma delas;
  • a Receita Federal vai processar as informações, e o sistema do órgão vai automaticamente alterar o status de “inapta” para “ativa” após a regularização;
  • a empresa pode permanecer inativa, o que não configura ilegalidade. No entanto, não deve realizar movimentações financeiras nem contratar novos funcionários. É importante manter a entrega das declarações obrigatórias, preferencialmente com o acompanhamento de um contador para evitar multas;
  • caso você queira encerrar a empresa de forma definitiva, o ideal é dar baixa no CNPJ.

Custos e prazos envolvidos no processo

Os custos correspondem às multas aplicadas por declarações não entregues, às possíveis taxas municipais ou estaduais e aos honorários do contador. Os valores variam conforme cada caso.

O prazo de regularização varia conforme o volume de processamento da Receita Federal — pode levar alguns dias após a entrega das declarações e o pagamento das multas.

É possível abrir a conta Cora com CNPJ inapto?

Não. Para abertura da Conta PJ Cora, o CNPJ da empresa deve ter situação cadastral ativa. Portanto, se o CNPJ estiver inapto, é preciso fazer a regularização primeiro.

Lembrando que a conta Cora aceita todos os tipos de CNPJ: MEI, SLU, LTDA, etc. Inclusive, é possível ter mais de um CNPJ na Cora, caso você tenha participação em duas ou mais empresas.

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FAQ: perguntas frequentes e respostas sobre regularização de empresa inativa

1. O que é uma empresa inativa?

Uma empresa inativa é aquela que não realiza nenhuma atividade operacional, patrimonial, financeira ou de investimento durante todo o ano-calendário.

2. Empresa inativa precisa entregar declarações?

Sim. Mesmo sem movimentação, a empresa inativa precisa entregar declarações obrigatórias, como a DEFIS, a RAIS/eSocial e a SEFIP, conforme exigência da Receita Federal.

3. O que acontece se a empresa inativa não entregar as obrigações?

Se a empresa inativa não entregar as obrigações, o CNPJ pode ser classificado como inapto ou suspenso pela Receita Federal, o que impede a emissão de notas fiscais e o acesso a serviços bancários.

4. Quanto tempo leva para a Receita considerar uma empresa inapta?

A Receita Federal considera uma empresa inativa como inapta após 90 dias de omissão na entrega das declarações obrigatórias.

5. Como regularizar uma empresa inativa?

Para regularizar uma empresa inativa, é preciso enviar as declarações pendentes, quitar as multas aplicadas e aguardar o processamento da Receita Federal.

6. Quanto tempo demora a regularização de uma empresa inativa?

O tempo de regularização de uma empresa inativa varia conforme o volume de processamento da Receita Federal, podendo levar alguns dias.

7. Manter a empresa inativa é ilegal?

Manter uma empresa inativa não é ilegal, desde que ela não realize movimentações financeiras, não contrate funcionários e continue cumprindo suas obrigações acessórias.

8. Posso abrir uma conta PJ Cora com CNPJ inapto?

Não. Para abrir uma conta PJ Cora, o CNPJ precisa estar ativo e regularizado junto à Receita Federal.