É fácil encontrar explicações na internet sobre para que serve um sistema ERP. Mesmo assim, quem empreende nem sempre consegue ter um entendimento prático e completo sobre a real utilidade dessa ferramenta.
Quer ver só? Em um levantamento interno feito pela Cora com seus clientes, 15% das empresas afirmaram que não entendem o que é um ERP, e 35% declararam que não utilizam nenhum sistema de gestão.
Para simplificar o assunto, neste conteúdo, vamos trazer uma explicação completa e cheia de exemplos práticos para que você entenda em detalhes para que serve um sistema ERP e como essa solução pode ser utilizada nos negócios. Vamos lá?
O que é um sistema ERP?
A sigla ERP vem de Enterprise Resource Planning, que podemos traduzir como “planejamento de recursos empresariais”. Na prática, um sistema ERP é um software que centraliza informações e conecta diferentes setores de uma empresa.
Essa centralização é possível porque todos os dados do negócio são registrados no mesmo local. Com isso, a conexão entre os setores acontece automaticamente. Quando uma venda é registrada, por exemplo, o estoque já se atualiza, o financeiro reconhece a receita e o setor de logística recebe o pedido para envio.
O sistema ERP gera um fluxo integrado que elimina o retrabalho, reduz erros e garante que todos tenham acesso a informações atualizadas e consistentes.
Leia também | ERP: o que é e como escolher o melhor sistema para seu negócio
Sistema ERP: para que serve?
O principal objetivo de um sistema ERP é simplificar a gestão do negócio, conectando setores que normalmente funcionariam separadamente. Além disso, o ERP pode automatizar tarefas operacionais repetitivas, gerando economia de tempo e menos falhas humanas.
O ERP atua como uma plataforma única, onde cada processo realizado em uma área impacta automaticamente as demais. A seguir, você confere exemplos práticos de processos e tarefas que o ERP pode realizar em cada setor:
Financeiro
• Registra automaticamente uma nova receita quando uma venda é concluída.
• Atualiza as contas a pagar quando a empresa faz uma compra.
• Para a gestão financeira completa, é possível integrar o ERP com uma conta PJ como a Cora, que oferece ferramentas como emissão de boletos de forma gratuita, gestão de cobranças automatizada e extrato para conciliação bancária.
Gestão de estoque
• Cada entrada ou saída de produto é registrada em tempo real pelo ERP.
• Ajuda a evitar tanto a falta de produtos quanto o excesso de itens que podem ficar parados no estoque.
Vendas
• Centraliza informações sobre clientes, pedidos e notas fiscais.
• Permite acompanhar desde a confirmação do pagamento até o envio do pedido.
Atendimento
• Permite que a equipe tenha acesso rápido ao histórico de cada cliente.
• Ajuda a registrar datas de retorno e pendências financeiras, oferecendo um atendimento mais ágil e personalizado.
Produção
• Permite que indústrias controlem o uso de matérias-primas e acompanhem ordens de fabricação.
• Ajuda a medir a eficiência das linhas de produção em tempo real.
Serviços
• Permite que empresas de consultoria ou agências registrem horas trabalhadas e acompanhem contratos.
• Facilita a gestão de projetos e a geração de relatórios de faturamento.
Em resumo, o ERP serve para dar mais controle, eficiência e clareza à gestão, independentemente do porte ou segmento da empresa.
Quais os benefícios de utilizar um sistema ERP?
Após entender para que serve um sistema ERP, na prática, chegou a hora de falar sobre o impacto positivo dessa ferramenta no dia a dia da empresa. Entre os principais benefícios, podemos destacar:
- Redução de falhas humanas: o ERP automatiza registros e conecta setores, diminuindo o risco de erros que costumam acontecer em planilhas ou com dados inconsistentes.
- Economia de tempo: tarefas operacionais repetitivas, como conciliação bancária, controle de estoque ou emissão de relatórios, deixam de depender de horas de trabalho, liberando a equipe para se dedicar a atividades estratégicas.
- Apoio na tomada de decisão: como o sistema ERP centraliza informações em tempo real, ele fornece relatórios e indicadores confiáveis, permitindo que a gestão tome decisões baseadas em dados.
- Controle financeiro e fiscal otimizado: um sistema integrado facilita a gestão do fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, além de gerar notas fiscais automaticamente. Isso ajuda no cumprimento das obrigações fiscais e no planejamento financeiro da empresa.
Como funciona um sistema ERP na prática?
Um sistema ERP funciona como uma espécie de “central de operações” da empresa, onde todas as áreas estão conectadas no mesmo ambiente digital e as informações circulam de forma automática entre elas.
Para um entendimento prático, imagine as seguintes situações:
1. Fluxo de estoque e vendas
Um cliente compra um produto na loja virtual. Assim que a venda é registrada no ERP, o estoque é atualizado automaticamente.
Ao mesmo tempo, o financeiro já reconhece a entrada da receita e a equipe de logística recebe a informação para preparar a entrega. Assim, não é necessário lançar a mesma operação em três lugares diferentes: o sistema faz isso de forma integrada.
2. Gestão de pagamentos
No caixa de uma loja física, uma venda é finalizada e a nota fiscal é emitida pelo ERP. Instantaneamente, o sistema registra a venda, desconta o item do estoque e atualiza o fluxo de caixa. Se o pagamento foi parcelado, o contas a receber já gera os lançamentos futuros para acompanhamento.
3. Relatórios financeiros
No fim do mês, em vez de reunir planilhas soltas, a gestão pode acessar o ERP e gerar um relatório consolidado. Com isso, é possível identificar com clareza quanto entrou de receita, quais foram as despesas, qual o lucro líquido e ainda comparar esses números com meses anteriores.
Esses exemplos mostram como diferentes setores do negócio se conectam por meio do ERP, e como processos operacionais são automatizados. Ou seja: a cada nova operação registrada, todos os setores impactados são atualizados ao mesmo tempo, garantindo que os dados estejam corretos e disponíveis para quem precisa.
Vale a pena implementar um sistema ERP?
Ainda que seja um erro achar que essa ferramenta só é útil para grandes empresas, sabemos que o custo pode ser um impeditivo. No levantamento da Cora, 29,2% das empresas apontaram o alto custo de contratação e manutenção como a principal barreira para adotar um ERP.
É por isso que existem sistemas específicos para PMEs e até para o MEI, com opções acessíveis e até gratuitas.
A decisão de adotar um ERP depende do perfil do negócio, mas alguns se beneficiam mais da ferramenta:
- Empresas com grande volume de operações, como indústrias, lojas de varejo e e-commerces.
- Negócios que enfrentam retrabalho e erros em planilhas, principalmente no controle financeiro, de estoque e fiscal.
- Organizações em expansão, que necessitam de mais eficiência e previsibilidade para tomar decisões estratégicas.
- Empresas de serviços, nas quais o acompanhamento de faturamento e fluxo de caixa demanda informações centralizadas e confiáveis.
- Pequenas e médias empresas que buscam profissionalizar a gestão e ganhar vantagem competitiva.
Se você tem uma empresa de pequeno porte, também pode gostar do conteúdo que preparamos sobre como escolher o melhor ERP para pequenas empresas e outro sobre opções de sistemas de ERP gratuitos.
Até a próxima e bons negócios!
