Quando se fala em integrar e automatizar processos na gestão de um negócio, uma solução muito comentada é o ERP ou sistema ERP. Mas, na prática, o que é ERP?
Se você tem essa dúvida, saiba que não está só. Em um levantamento interno feito pela Cora com clientes, 15% das empresas afirmaram que não entendem o que é um ERP, e 35% disseram que não utilizam nenhum sistema de gestão no negócio.
Para tirar suas dúvidas sobre o tema, preparamos este conteúdo. Aqui, vamos explicar o que é um sistema ERP e como essa ferramenta pode simplificar a rotina das empresas, especialmente as pequenas e médias.
Vamos lá?
O que é ERP?
Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa) é basicamente um software de gestão empresarial que conecta diferentes áreas do negócio.
Na prática, isso significa que informações de setores como financeiro, estoque, vendas, compras e atendimento ficam centralizadas, facilitando o acompanhamento e a tomada de decisões.
Assim, em vez de ter planilhas soltas ou sistemas separados que não conversam entre si, o ERP conecta tudo e permite que os dados circulem de forma integrada. Por exemplo: quando uma venda é registrada, o sistema já atualiza automaticamente o estoque e o fluxo de caixa, sem a necessidade de lançar as informações várias vezes.
Principais características de um sistema ERP
Para entender de fato o que é um ERP, vale conhecer alguns elementos básicos que o definem. Confira os principais:
- Tipo (generalista ou especialista): o ERP pode ser mais abrangente, atendendo diversos setores, ou focado em segmentos específicos, como indústria ou varejo.
- Módulos: o ERP é formado por diferentes módulos, que representam áreas da empresa (financeiro, estoque, vendas etc.). Eles são integrados, ou seja, ao lançar uma informação em um deles, os outros são atualizados automaticamente.
- Tipo de instalação (local ou na nuvem): na instalação local, o sistema é instalado em servidores físicos da empresa. Já na instalação em nuvem, o acesso é feito online, a partir de qualquer dispositivo com internet.
- Escalabilidade: é a possibilidade de adicionar novos módulos e usuários para suprir as necessidades que surgem com o crescimento do negócio.
- Integração com outros sistemas: outro aspecto fundamental é a facilidade de conectar o ERP a outras ferramentas, como conta digital PJ, plataformas de e-commerce e CRM.
- Automação de processos: se refere às tarefas operacionais que o ERP pode automatizar, como conciliação bancária, emissão de notas fiscais e controle de estoque.
Para que serve um sistema ERP?
Se até aqui entendemos o que é ERP, agora vem a pergunta principal: afinal, para que ele serve?
Em resumo, o sistema ERP permite centralizar informações e automatizar processos, garantindo mais eficiência e controle sobre a gestão do negócio. Mas isso fica ainda mais claro quando olhamos para exemplos práticos:
Exemplo 1: controle financeiro mais simples
Imagine que você precise acompanhar o fluxo de caixa. Com o ERP, as contas a pagar e a receber podem ser integradas ao banco e ao sistema de cobrança. Assim, você sabe exatamente o que já entrou, o que ainda falta receber e quais despesas estão por vencer, tudo em tempo real.
Além disso, o módulo financeiro pode ter limitações ou um custo elevado. Para a gestão de cobranças, emissão de boletos e controle de fluxo de caixa, muitas empresas optam por usar uma solução como a Cora, que oferece essas funcionalidades de forma gratuita e simplificada, preenchendo as lacunas que o ERP pode ter.
Exemplo 2: gestão de estoque automatizada
Em vez de atualizar planilhas manualmente, o ERP faz isso sozinho. Cada vez que uma venda acontece, o estoque é atualizado automaticamente.
Exemplo 3: atendimento ao cliente mais ágil
O histórico de compras e pagamentos fica registrado no ERP. Assim, se um cliente entrar em contato com uma dúvida sobre um pedido, a equipe consegue acessar todos os dados em poucos cliques.
Exemplo 4: emissão de notas fiscais facilitada
O ERP pode automatizar a emissão de NFs a partir do momento em que a venda é registrada. Isso reduz as chances de erros humanos e acelera o processo, já que a nota é gerada e enviada em segundos.
Exemplo 5: cruzamento de informações rápido e preciso
Com todas as áreas integradas, o ERP gera relatórios que mostram a saúde real da empresa: desde o desempenho de vendas até os custos operacionais. Esses dados ajudam a gestão a decidir com base em informações reais e atualizadas.
Quais os benefícios de usar um sistema ERP?
Agora que já vimos o que é sistema ERP e suas funções, vamos ao que mais interessa: quais benefícios ele pode trazer para a sua empresa:
Aumento da produtividade
O ERP reduz a necessidade de intervenção manual em tarefas do dia a dia. Assim, atividades repetitivas, como atualizar planilhas de estoque ou lançar despesas uma a uma, são feitas automaticamente.
Isso economiza tempo e também evita a desmotivação da equipe com trabalhos burocráticos.
Além disso, o tempo que antes era gasto em tarefas operacionais pode ser direcionado para atividades mais estratégicas.
Redução de custos
Com todos os dados organizados em um único sistema, fica mais fácil acompanhar gastos e identificar desperdícios.
Por exemplo: se uma área da empresa está consumindo mais recursos do que deveria, o ERP ajuda a detectar rapidamente o problema para fazer ajustes.
Além disso, a automação reduz erros que poderiam gerar prejuízos, como o lançamento incorreto de uma nota fiscal ou um pedido duplicado de compras.
Centralização de dados e informações
Em vez de cada setor usar um sistema diferente ou depender de planilhas soltas, o ERP reúne tudo em uma base única e confiável.
Na prática, isso garante uma visão completa da empresa: o financeiro sabe em tempo real o impacto das vendas no caixa, o estoque é atualizado automaticamente e a gestão tem dados precisos para tomar decisões.
Mais segurança e conformidade
Muitos ERPs oferecem recursos que ajudam a manter a empresa em dia suas obrigações fiscais, como emissão automática de notas fiscais e relatórios para a contabilidade.
Facilidade na tomada de decisão
Com relatórios atualizados e confiáveis, a gestão passa a ter uma visão clara do desempenho da empresa. Isso facilita decisões importantes, como expandir a operação, renegociar contratos ou ajustar preços.
| Principais benefícios de usar um sistema ERP | ||
|---|---|---|
| Benefício | Como ERP ajuda | Impacto no negócio |
| Aumento da produtividade | Automatiza tarefas repetitivas, elimina retrabalho e integra setores | Equipe pode dedicar mais tempo a atividades estratégicas, aumentando a eficiência geral |
| Redução de custos | Facilita o controle de despesas, identifica desperdícios e evita erros | Mais saúde financeira e melhor uso dos recursos |
| Centralização de dados | Reúne informações de todas as áreas em um só lugar, acessíveis em tempo real | Gestão tem uma visão clara e confiável da operação |
| Segurança e conformidade | Automatiza emissão de notas fiscais e mantém registros organizados para auditoria | Reduz riscos de multas e garante que a empresa esteja em dia com obrigações legais |
| Tomada de decisão facilitada | Gera relatórios atualizados e integrados entre os setores | Decisões mais rápidas e embasadas em dados concretos |
Como escolher um sistema ERP?
Após conferir o que é ERP e como esta solução simplifica a gestão de um negócio, pode ser que você já esteja pensando em implantar um na sua empresa. Mas, com tantas opções no mercado, como escolher o sistema ideal?
A seguir, listamos os principais pontos a considerar:
1. Perfil da sua empresa
Muitos ERPs são desenvolvidos para segmentos específicos, como varejo, e-commerce, indústria ou serviços.
Existem ainda opções voltadas para micro e pequenas empresas, e até para o MEI, incluindo sistemas ERP gratuitos.
2. Número de usuários e volume de operações
Avalie quantas pessoas da sua equipe vão usar o sistema e qual será o volume de registros diários (vendas, notas fiscais, lançamentos financeiros, etc.).
Com isso, você garante que o ERP escolhido tem capacidade de atender sua realidade sem travar ou ficar limitado.
3. Funcionalidades e módulos
Verifique se o ERP oferece os módulos que sua empresa precisa. Por exemplo:
- E-commerce: integração com logística e marketplaces é essencial;
- Serviços: relatórios financeiros e gestão de contratos podem ter mais peso;
- Para quem lida com estoque: controle automatizado de entradas e saídas é indispensável.
4. Custo-benefício
O preço é importante, mas não deve ser o único fator considerado. Então, compare planos e veja se o valor faz sentido, considerando os recursos e o tempo que o sistema vai economizar no dia a dia.
5. Reputação e suporte
Um bom sistema precisa vir acompanhado de suporte ágil e eficiente. Por isso, pesquise em sites como Reclame Aqui ou consulte avaliações de outros clientes para entender a experiência de quem já usa a solução.
6. Integrações
Confira se o ERP pode ser integrado facilmente a outras ferramentas que você já utiliza, como sua conta PJ, plataformas de pagamento, sistemas de cobrança ou aplicativos de vendas.
7. Facilidade de uso
Priorize sistemas com interface intuitiva e treinamento acessível para iniciar o uso rapidamente e sem grandes dificuldades.
8. Escalabilidade
Prefira um ERP que possa crescer com a empresa. Nesse aspecto, sistemas escaláveis permitem adicionar novos módulos ou usuários sem precisar trocar de plataforma no futuro.
| Como escolher um ERP? | |
|---|---|
| Critério de escolha | Por que é importante |
| Perfil da empresa | Garantir que o ERP atende as necessidades atuais da empresa, considerando seu nicho e/ou tamanho |
| Quantidade de usuários | Evita custos extras com licenças adicionais e garante que toda a equipe consiga usar o sistema |
| Volume de operações | Assegura que o sistema suporte a quantidade de vendas, notas e lançamentos sem travar ou perder dados |
| Módulos e funcionalidades | Permite atender às necessidades reais da empresa, como estoque, financeiro, logística ou vendas |
| Custo-benefício | Ajuda a equilibrar preço e funcionalidades, evitando pagar caro por recursos desnecessários |
| Reputação e suporte | Reduz riscos de ficar sem atendimento em situações críticas e aumenta a confiabilidade na solução |
| Integrações | Garante que o ERP “converse” com ferramentas já usadas (banco, cobrança, e-commerce etc.) |
| Facilidade de uso | Evita curva de aprendizado longa e aumenta a adesão da equipe ao novo sistema |
| Escalabilidade | Permite que o ERP cresça junto com a empresa, sem precisar trocar de plataforma no futuro |
Esperamos ter solucionado suas dúvidas sobre o que é ERP e como esta solução pode contribuir para uma gestão empresarial mais simples e eficiente.
Até a próxima e ótimos negócios!
Perguntas frequentes sobre ERP
O que significa ERP e como funciona?
ERP é um sistema de gestão integrado que conecta diferentes setores da empresa em uma única plataforma.
Cada lançamento, como uma venda ou compra, atualiza automaticamente informações em áreas como financeiro, estoque e vendas. Ele processa dados em tempo real, gera relatórios e facilita a tomada de decisões.
Quais áreas o ERP integra?
O ERP pode integrar financeiro, vendas, estoque, compras, atendimento, RH, contabilidade e outros setores, centralizando todas as informações da empresa.
O sistema ERP substitui planilhas?
Sim! Com o ERP, os dados ficam unificados, eliminando trabalhos operacionais e retrabalho que acontecem quando cada setor usa planilhas separadas.
Existem tipos diferentes de ERP?
Sim. Existem:
- ERPs generalistas: atendem empresas de vários setores;
- ERPs especialistas: feitos para nichos específicos, como indústria, varejo ou saúde.
O que são módulos de um ERP?
Módulos são partes do sistema voltadas a áreas específicas, como vendas, financeiro ou estoque. Eles trocam dados automaticamente entre si, garantindo que todas as informações estejam atualizadas.
Quais tarefas podem ser automatizadas?
O ERP pode automatizar:
- Emissão de notas fiscais;
- Conciliação bancária;
- Cadastro de vendas;
- Atualização de estoque;
- Geração de relatórios;
- Entre outras.
Quais benefícios o ERP traz?
Entre os principais benefícios estão:
- Aumento da produtividade;
- Redução de custos;
- Centralização de informações;
- Mais segurança e conformidade;
- Relatórios confiáveis para decisões estratégicas.
Como escolher o ERP ideal?
Considere: segmento da empresa, número de usuários, módulos necessários, facilidade de uso, reputação do fornecedor, integrações disponíveis e suporte oferecido.
Pequenas empresas podem usar ERP?
Sim. Há opções acessíveis e escaláveis, pensadas para negócios de qualquer porte, inclusive micro e pequenas empresas. Existem ERPs gratuitos voltados para MEIs, micro e pequenas empresas, inclusive.
Quando adotar um ERP?
É hora de considerar um ERP se você enfrenta retrabalho, dados desconexos ou dificuldade para acompanhar finanças e processos do dia a dia.
