Se você tem uma empresa (seja uma lojinha online, uma agência de serviços ou uma indústria), a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é um dos documentos mais importantes da sua rotina.
Muitos empreendedores enxergam a NFe como um bicho de sete cabeças ou apenas uma obrigação chata. Mas, na verdade, ela é a chave para a regularização e o crescimento da sua empresa: a nota fiscal comprova suas vendas, garante que você esteja em dia com o Fisco e, de quebra, organiza o seu controle financeiro.
Pensando nisso, a Cora preparou este guia com tudo o que você precisa saber sobre nota fiscal eletrônica: o que é, como emitir, quais são os tipos e, o mais importante, como ela pode simplificar a sua vida e proteger a sua empresa.
Prepare-se para desmistificar a NFe e ganhar mais tranquilidade na gestão do seu CNPJ.
Antes de mais nada: o que é Nota Fiscal Eletrônica (NFe)?
A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é um documento que existe apenas no formato digital e serve para registrar oficialmente uma operação de circulação de mercadoria (venda) ou a prestação de serviços.
Em termos simples, é a versão digital e obrigatória da antiga nota fiscal de papel, que modernizou a relação entre empresas e o governo.
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Para que serve?
A principal função da nota fiscal eletrônica é documentar a transação comercial para fins de fiscalização e recolhimento de impostos.
Na prática, a importância vai muito além da obrigação legal:
- Para o cliente, serve como garantia do produto ou serviço e prova de que a compra foi feita legalmente.
- Para a sua empresa, é a prova oficial da sua receita, o que fortalece a confiança de fornecedores, bancos e clientes.
- Para a gestão, permite o controle de estoque, vendas e faturamento de forma automática e integrada, o que facilita a contabilidade e o controle de fluxo de caixa.
- Para o Governo, as notas fiscais funcionam como a base para o cálculo e a fiscalização dos tributos devidos.
| Atenção: Vender sem emitir nota fiscal é caracterizado como sonegação fiscal, um crime que gera multas pesadas e problemas legais para a empresa. |
Mas, afinal, quais empresas são obrigadas a emitir nota fiscal? É o que vamos entender no próximo tópico.
Quem precisa emitir Nota Fiscal Eletrônica?
A regra geral no Brasil é: toda Pessoa Jurídica (PJ) que vende produtos ou presta serviços para outras empresas (B2B) ou para o consumidor final (B2C) deve emitir nota fiscal.
Essa obrigatoriedade atinge a grande maioria dos formatos jurídicos no país:
- Microempresas (ME)
- Empresas de Pequeno Porte (EPP)
- Sociedades Limitadas (Ltda.)
- Empreendedores Individuais (EIs)
E o (Microempreendedor Individual)?
O MEI tem uma regra um pouco mais flexível, mas, na maioria dos casos, ele precisa emitir.
| Situação | O MEI precisa emitir nota fiscal? |
| Venda ou serviço para empresa (PJ) | Sim, sempre que o cliente for outra empresa. |
| Venda ou serviço para pessoa física (PF) | Não, a menos que o cliente (PF solicite a nota fiscal) |
| Quer se aprofundar? Preparamos conteúdos extras que podem ser úteis: • Entenda quem deve emitir notas fiscais e quem é isento • Venda sem nota fiscal: por que é proibida e quais são os riscos envolvidos? • Conheça as regras de emissão de nota fiscal para MEIs |
Tipos de Nota Fiscal Eletrônica
Nem toda Nota Fiscal Eletrônica é igual. O tipo de documento que você deve emitir depende basicamente de o quê (produto ou serviço) e de como (físico, virtual ou transporte) a sua empresa está transacionando.
Conhecer as diferenças é fundamental para evitar erros fiscais. A seguir, confira os principais tipos de NFs utilizadas no Brasil:
| Tipo de nota | Nome completo | Uso principal | Emitido por |
| NFe | Nota Fiscal Eletrônica | Registro de venda de produtos (comércio e indústria). | Sefaz Estadual |
| NFSe | Nota Fiscal de Serviço Eletrônica | Registro de prestação de serviços (agências, consultores, etc.). | Prefeitura Municipal |
| NFCe | Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica | Vendas de produtos para consumidor final no varejo (substitui o cupom fiscal). | Sefaz Estadual |
| CTe | Conhecimento de Transporte Eletrônico | Documento obrigatório para o transporte de cargas entre municípios ou estados. | Sefaz Estadual |
| MDF-e | Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais | Usado para agrupar CTe e NFe quando há mais de um documento em um único veículo de transporte. | Sefaz Estadual |
Em resumo, se você vende um produto, vai usar a NFe (ou a NFCe no varejo). Se você vende um serviço, a sua nota é a NFSe.
Leia mais | Quais são os tipos de notas fiscais e quando emitir?
Como emitir uma Nota Fiscal Eletrônica
A emissão da Nota Fiscal Eletrônica é a etapa mais prática, mas exige organização prévia. A boa notícia é que o processo é 100% digital e pode ser simplificado com as ferramentas certas.
Confira o passo a passo resumido para começar a emitir:
O que é preciso para começar?
Antes de tudo, sua empresa precisa estar apta a operar no ambiente digital e ter estes três recursos:
1. Certificado digital (A1 ou A3)
É a assinatura digital da sua empresa. Ele garante a validade jurídica da NFe e é obrigatório.
2. Credenciamento junto ao Fisco
Sua empresa deve solicitar a permissão para emitir NFe ou NFSe na Sefaz Estadual (para produtos) ou na Prefeitura Municipal (para serviços).
3. Sistema emissor de nota fiscal
Você precisa de um software que gere o arquivo XML (a nota fiscal em si), conecte-se com a Sefaz/Prefeitura para a autorização e armazene o documento.
Passo a passo para emitir
Com a parte burocrática resolvida, o processo de emissão de uma nota fiscal eletrônica passa pelas seguintes etapas:
1. Preenchimento dos dados
Insira as informações da transação no seu sistema emissor: dados do cliente, descrição do produto/serviço, valor, impostos (ICMS, IPI, PIS/COFINS, etc.) e o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações).
2. Transmissão
Em seguida, o sistema envia a nota para a Sefaz ou Prefeitura.
3. Autorização
O órgão verifica se o documento está correto e, se tudo estiver certo, ele é autorizado e o arquivo XML é gerado.
4. Envio ao cliente
Você envia o arquivo XML e o DANFE (Documento Auxiliar) para o cliente por e-mail.
Quer ganhar tempo no processo?
Saiba como emitir suas notas fiscais com agilidade na Cora
Para transformar a burocracia em rotina simples, a Cora oferece a emissão de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe) integrada ao seu sistema de cobrança.
Funciona assim: você emite o boleto e a NFSe é criada automaticamente, economizando seu tempo de digitação.
Veja como configurar e emitir sua primeira nota pela Cora:
1. Configure sua empresa para a primeira emissão
A configuração só é feita na primeira vez. Você precisará ter em mãos os dados de credenciamento obtidos junto à Prefeitura da sua cidade (como login, senha e informações fiscais).
• Inicie a cobrança: configure seu boleto normalmente no aplicativo, seguindo o passo a passo de criação.
• Selecione a NFSe: na tela, escolha a opção “Emitir nota fiscal de serviço”.
• Preencha os dados fiscais: abrirá uma nova seção para você inserir todos os dados fiscais de sua empresa colhidos no portal da prefeitura (como o CNAE, alíquotas de imposto, etc.).
Pronto! Sua empresa já está configurada para emitir a NFSe de forma automática aqui pela Cora.
2. Emissão rápida (da segunda vez em diante)
Depois de configurada, a emissão se torna muito mais rápida:
1. Dados do cliente: inclua as informações essenciais do seu cliente (pessoa física ou pessoa jurídica). Se ele for PJ, a Cora preenche automaticamente grande parte dos campos.
2. Detalhes do serviço: escolha o CNAE, selecione o código do serviço e insira a descrição da nota fiscal.
3. Finalização: adicione o e-mail para o envio do boleto e da nota fiscal e confirme as informações.
A nota fiscal é enviada diretamente para o e-mail do seu cliente, e você pode acompanhar o status da cobrança e da nota no app.
Quanto custa emitir NFSe pela Cora?
- O custo por nota fiscal emitida é de R$ 1,00.
- Se você é cliente Cora Pro, o valor por emissão é de apenas R$ 0,49.
| Quer saber mais sobre como emitir nota fiscal de forma prática com a Cora? Preparamos um tutorial completo para você. Dê o play! Assistir agora |
Leia também | Como configuro minha empresa para emitir notas fiscais na Cora?
Como consultar, corrigir e cancelar uma NFe
A rotina da nota fiscal eletrônica não se encerra na emissão. É fundamental saber o que fazer quando há erros, quando o cliente desiste da compra ou quando você precisa consultar a validade de um documento.
Como consultar uma NFe
Consultar a validade e o status de uma NFe (Nota Fiscal de Produto) é simples e essencial para a segurança jurídica da sua empresa e do seu cliente.
| Tipo de consulta | Onde fazer | O que acontece |
| Pública (chave de acesso) | Portal Nacional da NFe (do governo). | Qualquer pessoa pode verificar se a NFe foi autorizada pela Sefaz (validade). |
| Completa (certificado digital) | No portal da Sefaz do seu estado. | A empresa (emissor ou destinatário) pode baixar o arquivo XML completo e detalhado. |
Como corrigir uma NFe
Se você cometeu um erro de digitação ou inseriu uma informação incorreta (sem alterar o valor do imposto ou o destinatário), pode usar a Carta de Correção Eletrônica (CC-e).
- O que a CC-e corrige? Erros no endereço do destinatário, descrição do produto (desde que não altere a classificação fiscal) ou peso/volume.
- O que a CC-e NÃO corrige? Valor, taxa de imposto, alteração de emitente/destinatário ou data de saída.
- Qual é o prazo para usar esse recurso? O prazo máximo para emitir a CC-e é de 720 horas (30 dias) após a emissão da NFe.
Como cancelar uma NFe
O cancelamento anula a nota fiscal eletrônica por completo, como se ela nunca tivesse existido. No entanto, este processo tem algumas condições:
- O cancelamento só pode ser feito se a mercadoria ainda não tiver saído do seu estabelecimento.
- O prazo máximo é de 24 horas após a autorização da Sefaz.
- Em casos raros (como erro de destinatário detectado após as 24h e antes do transporte), pode ser necessário recorrer a procedimentos fiscais específicos junto à Sefaz, como a anulação da nota pelo destinatário e uma nova emissão.
Quer saber mais? Temos um conteúdo completo sobre como cancelar nota fiscal. Vale a pena conferir.
Erros comuns e como evitar problemas
Errar na emissão da nota fiscal eletrônica é comum, mas pode custar caro. Conheça os erros mais frequentes e soluções rápidas para evitá-los:
| Erro | Consequência | Como evitar |
| CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) incorreto | Cálculos de imposto errados e problemas na fiscalização. | Tenha uma tabela de CFOPs atualizada para a sua área e valide o código com seu contador. |
| Descrição incompleta | O Fisco pode questionar a natureza da transação. | Seja detalhista na descrição do produto/serviço, seguindo as exigências do Fisco. |
| Imposto CST (Código de Situação Tributária) ou CSOSN (Código de Situação da Operação no Simples Nacional) errado | Pagamento a mais ou a menos de tributos. | Sempre confirme a alíquota e o código de situação tributária com seu contador, especialmente após mudanças na legislação. |
| Falta de certificado | Impossibilidade de transmitir a nota fiscal. | Mantenha o Certificado Digital válido e com fácil acesso. |
Descumprimento de prazos e penalidades
Outras falhas relacionadas à emissão da nota fiscal podem trazer prejuízos ao negócio.
Atrasar ou, pior, deixar de emitir a Nota Fiscal Eletrônica pode resultar em problemas legais e, principalmente, financeiros para a sua empresa:
- Emissão fora do prazo: atrasar a emissão pode gerar multas que variam de estado para estado: geralmente, um percentual do valor da transação não documentada ou um valor fixo por documento.
- Não emissão: como já mencionamos, a não emissão de NFe é considerada sonegação fiscal. As multas podem ser de 10% a 100% (ou mais, dependendo do estado) do valor da nota que não foi emitida, além de possíveis processos criminais.
Situações assim podem gerar, inicialmente, problemas com a fiscalização. Isso porque a Sefaz cruza dados (recebimentos bancários e notas emitidas) e, se houver discrepância, pode aplicar multa.
Outro prejuízo se dá na reputação do negócio. Empresas que não emitem nota podem perder a confiança de parceiros de negócios (PJ) e ter problemas em futuras negociações.
Percebeu? A Nota Fiscal Eletrônica não é apenas uma exigência fiscal: ela é a base para a regularidade e a saúde financeira de qualquer PJ no Brasil.
Ela não é um obstáculo, e sim o seu comprovante de sucesso e a prova de que sua empresa está crescendo de forma legal e organizada.
A verdadeira virada de chave acontece quando você automatiza a emissão e o gerenciamento das suas notas fiscais eletrônicas, transformando o tempo gasto com burocracia em tempo dedicado à análise e ao crescimento do seu negócio.
Com a NFS-e integrada ao boleto na Conta PJ Cora, você insere os dados do cliente uma única vez e garante que a venda e o registro fiscal estejam sincronizados, do recebimento ao controle de caixa.
| Emissão de NFSe e boleto no mesmo lugar. Simples assim. Chega de emitir boleto em um lugar e a nota fiscal de serviço em outro. Com a Conta PJ Cora, você centraliza o processo: insira os dados do seu cliente uma vez e tenha a NFS-e criada automaticamente junto com o boleto. Conquiste a agilidade e simplicidade que sua empresa precisa para crescer. Abra sua conta PJ grátis e simplifique sua rotina |
