Como registrar um funcionário: conheça as regras e etapas obrigatórias

É essencial saber como registrar funcionário corretamente. Até mesmo quem é MEI (Microempreendedor Individual) precisa conhecer o passo a passo deste processo, já que é permitido a essa categoria empresarial a contratação formal de um colaborador (desde que ele ganhe até um salário mínimo ou o piso salarial).

Por isso, neste artigo, tire suas dúvidas e descubra como registrar funcionário corretamente. Confira os documentos necessários, as etapas obrigatórias, o passo a passo completo e os principais cuidados. 

O que é e qual é a importância de registrar funcionário? 

Registrar um funcionário significa formalizar a relação de trabalho entre empregador e colaborador, conforme previsto na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). 

Esse registro nem pode ser considerado um benefício para retenção de talentos, por exemplo, pois se trata de cumprir a legislação trabalhista, respeitando os direitos do empregado, como salário, férias, 13º salário, FGTS, INSS, entre outros.

Além de proteger o trabalhador, o registro também resguarda a empresa de possíveis penalidades legais. Isso porque a contratação informal pode gerar multas, processos trabalhistas e até problemas fiscais. 

Por isso, é fundamental seguir as normas para manter a empresa regularizada e construir uma cultura organizacional ética e transparente.

Leia também | 6 dicas práticas para encontrar e contratar os profissionais certos

Quem pode e quem não pode contratar com registro 

A maioria das empresas brasileiras pode contratar funcionários com registro, desde que estejam devidamente formalizadas. São elas:

• Empresas com CNPJ ativo e regime tributário definido (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real);
• Microempreendedores Individuais (MEIs), com limite de 1 funcionário;
• Profissionais liberais com registro como pessoa jurídica;
• Pessoas físicas que contratam empregados domésticos (eSocial).

Já pessoas físicas sem vínculo empregatício formal, MEIs que desejam contratar mais de um colaborador e empresas com pendências fiscais ou trabalhistas são impedidas de fazer contratação com registro. 

Como registrar funcionário: regras gerais

Para que a admissão do empregado seja formalizada, o empregador deve solicitar ao trabalhador a apresentação de uma série de documentos. 

Eles servem para identificar o empregado e possibilitar o correto desempenho das obrigações trabalhistas, não só em relação ao próprio trabalhador, mas também nas relações da empresa com a fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Documentos necessários

• Ficha de Solicitação de Emprego ou Currículo: o documento não é obrigatório, porém serve como declaração das veracidades das informações dadas pelo empregado, sendo importante que esteja assinada.
• Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS: deve ser solicitada ao empregado para realização das anotações devidas e devolvida no prazo de 48 horas através de protocolo de recebimento e devolução da CTPS.
• Certidão de casamento e de nascimento dos filhos: cópia dos documentos que servirão para a verificação de dados, concessão do salário-família e abatimento dos dependentes para efeito do Imposto de Renda.
• Cópia da carteira de vacinação dos filhos: válido para os menores de 7 anos;
• Atestado médico admissional: é obrigatório e deve ser feito por conta do empregador para verificar a capacidade física ou mental do empregado, conforme dispõe o art. 168, I, da CLT.
• Comprovante de escolaridade: cópia do atestado de escolaridade e ou capacitação.
• Comprovante de endereço residencial atualizado: cópia.
• Outros documentos (cópia): cédula de identidade, CPF, título de eleitor, certificado de reservista, cartão PIS (Programa de Integração Social).
• Foto 3×4: para identificação no livro de registro de empregado).

Procedimentos internos para formalizar o registro

Os passos internos para registrar corretamente um colaborador são:

1. Anotação na carteira de trabalho

O primeiro passo é registrar o vínculo na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), que atualmente é digital. Devem ser informados os dados da empresa contratante, o cargo ocupado, a data de admissão, o valor da remuneração e, se houver, condições específicas relacionadas ao contrato.

2. Preenchimento do livro ou ficha de registro

É obrigatório manter o registro do empregado em documento próprio, seja em formato físico ou digital. Esse registro deve conter todas as informações relevantes sobre o colaborador, conforme previsto nos artigos 41 a 48 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

3. Devolução da CTPS

Após a anotação, a Carteira de Trabalho deve ser devolvida ao trabalhador em até 48 horas, com protocolo que comprove a entrega.

4. Elaboração do contrato de trabalho

A empresa deve formalizar um contrato individual por escrito, especificando:

• Data de início da atividade;
• Jornada e horário de trabalho, incluindo intervalos;
• Valor do salário;
• Condições específicas da função

Esse contrato deve ser assinado junto com a CTPS. Caso opte por um contrato de experiência, é importante respeitar o limite máximo de 90 dias, que pode ser dividido em até duas etapas. Exemplos válidos incluem: 30 + 60 dias, 60 + 30 dias ou 45 + 45 dias.

5. Acordo de prorrogação e compensação de horas

Se houver necessidade de estender ou compensar a jornada de trabalho, é preciso elaborar um acordo específico entre empresa e colaborador, respeitando os limites legais e convenções coletivas.

6. Ficha de salário-família

Esse documento deve ser preenchido quando o funcionário tiver filhos menores de 14 anos ou em situações específicas definidas pela Previdência Social. Para crianças até 6 anos, é necessário apresentar o comprovante de vacinação em novembro. Já para os maiores de 7 anos, é exigido o comprovante de frequência escolar nos meses de maio e novembro. Em casos de invalidez, deve-se apresentar laudo médico que justifique a ausência escolar.

7. Termo de responsabilidade do salário-família

Esse termo acompanha a ficha de salário-família e serve como declaração formal do empregado, confirmando a veracidade das informações prestadas sobre seus dependentes.

8. Declaração de dependentes para o Imposto de Renda

Sempre que o colaborador tiver dependentes que impactem na retenção do Imposto de Renda na fonte, é necessário preencher essa declaração. Ela deve ser assinada pelo trabalhador e, quando aplicável, também pelo cônjuge.

9. Termo de opção pelo vale-transporte

O vale-transporte é um benefício obrigatório, concedido mediante declaração do funcionário. Nela, ele deve informar o tipo e a quantidade de conduções utilizadas diariamente para ir e voltar do trabalho. Caso não utilize transporte público, o colaborador pode declarar que não necessita do benefício.

10. Cadastro no PIS

Se o trabalhador ainda não possui número de PIS, a empresa deve providenciar o cadastramento em uma agência da Caixa Econômica Federal. Para isso, é necessário preencher o formulário DCN em duas vias e entregá-lo à instituição. Vale lembrar que as novas versões da CTPS já vêm com o número do PIS, sendo necessário apenas validar junto à Caixa.

Lembre-se de que:

• Todos os documentos devem ser assinados por ambas as partes: empregador e empregado.
• Uma via de cada documento deve ser entregue ao colaborador para sua guarda.
• Manter a organização e o cumprimento das etapas é fundamental para evitar problemas trabalhistas e garantir a conformidade legal da empresa.

Leia também | Como formar bons líderes e delegar tarefas: um guia para começar do zero

Como registrar um funcionário sendo MEI? 

O processo para o MEI registrar um colaborador é mais simples, mas também requer muita atenção. 

Como citamos, o MEI pode contratar um único funcionário, desde que ele receba até um salário mínimo ou o piso da categoria. As etapas para a contratação são as seguintes: 

• Solicitar os documentos do colaborador;
• Realizar exame admissional;
• Cadastrar o funcionário no eSocial;
• Informar os dados do contrato;
• Recolher mensalmente INSS (3% sobre o salário) e FGTS (8% sobre o salário).

O MEI não precisa pagar o INSS patronal de 20%, como empresas maiores. No entanto, deve cumprir todas as obrigações legais, como férias, 13º salário e registro formal

Como registrar funcionário doméstico (eSocial)? 

Será que pessoas físicas podem registrar um funcionário? A resposta é sim, é possível por meio do eSocial.

Assim, quem contrata empregados domésticos, como babás, cuidadores, faxineiros e cozinheiros, também precisa formalizar essa relação de trabalho. 

O processo é feito exclusivamente pelo eSocial Doméstico. As etapas para a contratação do empregador doméstico são:

1. Criar conta no eSocial Doméstico;
2. Cadastrar os dados do empregado;
3. Informar data de admissão, salário e jornada;
4. Emitir guia única de pagamento (DAE), que inclui:
   • INSS do empregador (8%)
   • INSS do empregado (deduzido do salário)
   • FGTS (8%)
   • Seguro contra acidentes (0,8%)

Além disso, o empregador doméstico deve cumprir obrigações como:

• Pagamento de férias e 13º salário;
• Controle de ponto;
• Emissão de recibos de pagamento;
• Comunicação de desligamento, se houver.

Quanto custa registrar um funcionário com salário mínimo?

O salário mínimo nacional em 2025 está fixado em R$ 1.518,00. As estimativas são que o custo real para manter um funcionário com carteira assinada pode chegar a até 1,8 vezes o valor do salário bruto, dependendo dos benefícios e encargos envolvidos.

Assim, para o salário mínimo, isso representa aproximadamente entre R$ 2.100,00 e R$ 2.700,00 por mês.

Os encargos incluídos nesse custo são: 

• INSS patronal: 20% sobre o salário
• FGTS: 8% sobre o salário
• Seguro contra acidentes de trabalho: 1% a 3% (varia conforme o grau de risco da atividade)
• Sistema S (SESI, SENAI, etc.): cerca de 5.8%
• Salário educação: 2.5%
• Contribuições sindicais (se aplicáveis)
• 13º salário e férias com 1/3 adicional (rateados mensalmente)

Esses valores podem variar conforme o regime tributário da empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido, etc.) e os benefícios oferecidos. 

MEIs, por exemplo, têm encargos reduzidos: apenas 3% de INSS patronal e 8% de FGTS

Agora você já sabe como registrar funcionário sem cometer erros. Continue acompanhando os conteúdos da Cora para ter acesso a mais informações que podem ajudar na gestão de pessoas e contratação de funcionários.

Até a próxima!