Ter uma política de reembolso clara, bem estruturada e eficiente é fundamental para as empresas.
Quando isso não acontece, a tarefa de pagar os colaboradores que gastaram recursos próprios enquanto exerciam alguma tarefa para o trabalho, fica muito mais complicada.
É preciso ter regras objetivas, padrões bem definidos, datas de corte transparentes para a apresentação de notas e limite de devolução e, assim, evitar desorganizar as finanças da empresa e dos colaboradores.
Por isso, confira, neste artigo, tudo o que é preciso saber sobre política de reembolso.
E, ainda, um passo a passo prático para criar, do zero, um plano de compensações para os funcionários do seu negócio.
O que é uma política de reembolso?
Objetivamente, uma política de reembolso é um conjunto de diretrizes e procedimentos definidos pela empresa para regular quando e como os colaboradores serão ressarcidos pelas despesas realizadas em atividades relacionadas ao trabalho.
Entre os exemplos mais comuns de despesas reembolsáveis estão:
- Transporte: passagens aéreas, fretamentos, táxis, combustível ou tarifas de aplicativos de mobilidade.
- Alimentação: refeições fora da empresa (almoços de relacionamento com clientes, por exemplo), ou durante viagens de trabalho.
- Hospedagem: diárias em hotéis ou outros tipos de acomodação quando as atividades exigem deslocamento.
- Outros: materiais de escritório, equipamentos ou despesas que necessitem de prévia autorização.
Por que as empresas devem ter uma política de reembolso bem definida?
Imagine a seguinte situação: um profissional da sua empresa precisou viajar a trabalho e, para isso, utilizou o próprio dinheiro para arcar com despesas como transporte, refeições e hospedagem.
Ao voltar para a empresa, este profissional enviou todos os comprovantes para solicitar o reembolso dos gastos despendidos durante a viagem.
Mas, como a empresa não possuía regras claras sobre quais gastos eram reembolsáveis, e quais não eram, os limites permitidos ou o prazo para a entrega dos comprovantes, o gestor responsável acabou questionando alguns valores, e isso gerou discussões sobre o que pode ou não ser reembolsado.
Como será que a pessoa que viajou a trabalho se sentiu? Desconfortável? Alvo de desconfiança? E será que essas sensações negativas refletiram no trabalho executado no dia a dia (desmotivação, por exemplo)? É possível que sim.
E os problemas não param por aí. Para o profissional, pode acontecer de o reembolso chegar muito tempo depois do pagamento da fatura do cartão pessoal dele, por exemplo, gerando um desequilíbrio financeiro.
Para a empresa, a falta de controle e registros padronizados pode acabar dificultando a prestação de contas e a verificação em auditorias, levando até mesmo a problemas fiscais.
Ou seja, em resumo, manter uma política de reembolso estruturada traz diversos benefícios, como:
- Controle de gastos: permite um acompanhamento detalhado das despesas, o que ajuda a empresa a monitorar seus gastos e identificar oportunidades de otimização financeira.
- Transparência e confiança: ao definir regras claras, cria-se um ambiente de confiança entre colaboradores e gestores, evitando mal-entendidos e conflitos.
- Conformidade com regras fiscais: uma política de reembolso bem estruturada garante que os reembolsos estejam alinhados com as exigências legais, facilitando a prestação de contas e a auditoria.
Como implementar uma política de reembolso? Passo a passo
Para evitar problemas e colocar em prática uma política de reembolso eficaz, é recomendável seguir os passos abaixo:
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Defina quais despesas são elegíveis
Estabeleça uma lista clara das despesas que poderão ser reembolsadas, como transporte, alimentação, hospedagem, e outros custos diretamente relacionados ao trabalho.
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Estabeleça limites e categorias de gastos
Defina valores máximos para cada tipo de despesa e crie categorias para facilitar a classificação e o controle financeiro. Por exemplo, limite diário para alimentação ou teto mensal de gastos com transporte.
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Determine o processo de solicitação e aprovação
Crie um fluxo simples e eficiente pelo qual os colaboradores enviem suas solicitações de reembolso. Isso pode incluir:
- Prazos para a formalização do pedido (por exemplo, até 30 dias após a despesa).
- Documentação necessária (notas fiscais, comprovantes de pagamento).
- Critérios objetivos para análise e aprovação.
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Crie um modelo de formulário de reembolso
Disponibilize um formulário padrão, digital ou impresso, onde os colaboradores possam informar de forma clara as despesas realizadas. Inclua campos como data, categoria, valor, descrição da atividade e anexos dos comprovantes.
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Utilize ferramentas de gestão para automatizar
Invista em sistemas ou planilhas digitais que facilitem a organização, o acompanhamento e a análise dos reembolsos. A automatização pode reduzir erros e agilizar o processamento dos pedidos.
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Comunique os procedimentos de forma clara para a equipe
Realize treinamentos ou envie comunicados detalhando a política de reembolso. Certifique-se de que todos os colaboradores estejam cientes dos procedimentos, prazos e limites, evitando dúvidas e interpretações errôneas.
Erros comuns ao criar uma política de reembolso
Não ter uma política de reembolso é um grande erro. Mas ter uma na empresa também não é garantia de sucesso. Afinal, muitas contam com erros que atrapalham o processo, tirando sua eficácia.
Assim, descubra quais são os erros mais comuns cometidos ao desenvolver uma política de reembolso para evitá-los. São eles:
- Ambiguidade nas regras: regras vagas ou contraditórias podem abrir espaço para interpretações diversas, resultando em conflitos e dificuldades no controle financeiro.
- Falta de comunicação com a equipe: sem uma divulgação clara e treinamento adequado, os colaboradores podem não entender completamente o procedimento, aumentando o risco de erros ou solicitações indevidas.
- Excesso de burocracia: processos demasiadamente complexos e cheios de etapas podem dificultar a submissão e aprovação dos reembolsos, gerando atrasos e desmotivação.
- Ausência de revisão periódica: uma política que não é revisada e atualizada regularmente pode se tornar obsoleta frente a mudanças na realidade da empresa, no mercado ou na legislação fiscal.
Como criar uma política de reembolso de despesas do zero?
Para criar uma política de reembolso na sua empresa siga os passos abaixo:
- Liste quais são as despesas reembolsáveis;
- Estabeleça limites para cada categoria de despesa (por exemplo, até R$ 200,00 por diária em hotel);
- Esclareça quem está elegível para adiantamentos e em quais circunstâncias;
- Especifique o procedimento para a prestação de contas;
- Defina um prazo claro para a prestação de contas de cada tipo de despesa e o prazo para o reembolso ser pago;
- Determine quais documentos são necessários para validar as despesas;
- Estipule como a política de reembolso será implementada e monitorada.
Depois de fazer este primeiro esboço de política de reembolso, é preciso refletir em como o documento será distribuído e preenchido pelos colaboradores. E também como os comprovantes serão armazenados e como será o processo de análise de cada pedido de reembolso.
Sugestão de modelo simples de política de reembolso
Preparamos um modelo prático de política de reembolso para implementar na sua empresa. Lembre-se de adaptar de acordo com a sua realidade e necessidade. Confira:
Política de Reembolso [Empresa X]
- Objetivo
Estabelecer diretrizes claras para o ressarcimento de despesas realizadas por colaboradores durante a execução de atividades profissionais, garantindo transparência, controle financeiro e conformidade com as normas fiscais.
- Despesas Elegíveis
Podem ser reembolsadas as seguintes despesas, desde que justificadas e aprovadas previamente:
– Transporte (passagens, combustível, tarifas de aplicativo)
– Alimentação (refeições durante viagens ou no desempenho de atividades externas)
– Hospedagem (diárias de hotéis ou similar)
– Outros (materiais e insumos, mediante autorização)
- Limites e Condições
– Cada despesa deverá estar de acordo com os limites estabelecidos previamente pelo setor financeiro.
– Todo reembolso exige a apresentação de comprovante (nota fiscal ou recibo).
– O pedido de reembolso deve ser enviado até 30 dias após a despesa.
- Processo de Solicitação e Aprovação
– Solicitação: o colaborador preencherá o formulário de reembolso disponível no portal interno, anexando os comprovantes.
– Análise: a gerência financeira revisará o pedido e verificará a conformidade das informações.
– Aprovação: após a validação, o reembolso será processado e o valor creditado na conta corrente cadastrada do colaborador, em até 5 dias úteis.
- Ferramentas de Gestão
Utilizaremos [nome da ferramenta/sistema] para automatizar o registro, análise e processamento das solicitações, garantindo agilidade e precisão.
- Comunicação e Treinamento
Esta política será comunicada a todos os colaboradores por meio de e-mails, reuniões internas e estará disponível no portal de Recursos Humanos. Qualquer dúvida deverá ser esclarecida com o departamento financeiro.
- Revisão da Política
A política de reembolso será revisada anualmente ou conforme necessário para atender a novas demandas ou atualizações na legislação. Ao realizar qualquer despesa elegível, o colaborador concorda com as diretrizes estabelecidas nesta política.
Não tem uma política de reembolso? Como controlar as despesas?
Empresas que ainda não contam com uma política de reembolso podem utilizar
outros caminhos para controlar as despesas realizadas pelos colaboradores ou até mesmo sócios.
Por exemplo, os múltiplos cartões virtuais disponíveis na Cora. Com eles, as empresas conseguem disponibilizar diferentes cartões para os sócios ou centros de custos e, assim, gerenciar melhor os gastos.
De qualquer forma, agora você já sabe que implementar uma política de reembolso na sua empresa é importante.
Continue acompanhando o blog da Cora para ter acesso a mais informações relevantes para a administração do seu negócio. Até a próxima!
