Saber o que é invoice, para que serve este documento e como ele deve ser preenchido é obrigatório para quem pretende exportar produtos ou serviços em conformidade com a legislação tributária e fiscal.
Também é importante entender suas diferenças em relação à nota fiscal e à fatura, até porque os três termos costumam ser usados como sinônimos, gerando confusão.
Continue por aqui para saber o que é invoice, sua importância para as vendas internacionais e quais informações não podem faltar na hora de preencher.
O que é invoice?
Invoice é um documento comercial que formaliza uma operação de venda entre países diferentes. Na prática, ela funciona como um comprovante emitido por quem presta um serviço ou vende um produto para um cliente de outro país.
Portanto, a invoice equivale à nota fiscal em operações internacionais, mas com regras e formatos próprios, voltados ao comércio internacional.
Nesse sentido, a invoice reúne todas as informações essenciais da transação, como:
- Dados do vendedor (ou prestador de serviço) e do comprador;
- Descrição dos produtos ou serviços;
- Valor total da operação, condições de pagamento e prazos;
- Local de origem e destino;
- Moeda utilizada;
- Cláusulas comerciais específicas.
Quando é obrigatório emitir a invoice?
A emissão da invoice passa a ser obrigatória quando o valor da operação de exportação ultrapassa 3 mil dólares (ou o equivalente em outra moeda).
Já para transações de até esse valor, a emissão é opcional. Mas, atenção: mesmo quando não for exigida por regra, é altamente recomendável emitir. Isso porque esse documento formaliza o acordo, registra todos os detalhes da venda e pode evitar dores de cabeça no futuro.
O que é invoice: diferença em relação à nota fiscal
Para entender o que é invoice e suas funções, também é importante pontuar suas diferenças em relação à fatura e à nota fiscal.
Esses termos acabam sendo usados como sinônimos, especialmente em traduções. Entretanto, cada uma tem funções específicas no contexto comercial, resumidas a seguir:
Invoice
É o nome usado internacionalmente para a fatura comercial de uma operação de exportação.
Pode ser emitida por empresas ou pessoas físicas, mesmo em operações de pequeno porte, e permite formalizar a venda ou prestação de serviço para o exterior.
Assim, a invoice possui valor legal no comércio internacional, sendo geralmente exigida para liberação de pagamentos, registros cambiais e despacho aduaneiro.
Fatura
Fatura é a tradução literal para o português de “invoice”.
Mas, no Brasil, o termo “fatura” costuma ser usado no sentido de “fatura de cobrança”. Por exemplo: fatura de cartão de crédito ou fatura de serviços recorrentes. Porém, no comércio exterior, “fatura comercial” é sinônimo de “invoice”.
Tanto que a Receita Federal do Brasil usa o termo “fatura comercial” para se referir ao documento.
Nota fiscal
A nota fiscal é o documento exigido no Brasil para formalizar uma transação comercial interna.
Para exportações, a nota fiscal ainda é necessária, mas com finalidades diferentes. Assim, para a exportação de serviços, ela é emitida segundo as regras do município do prestador.
Já no caso de produtos, a nota fiscal acompanha o despacho aduaneiro, com a invoice e outros documentos exigidos pela Receita Federal.
Em resumo: a invoice é o documento que valida uma operação para o cliente internacional e para os órgãos reguladores no exterior. A nota fiscal, por sua vez, cumpre o papel de registro tributário e fiscal no Brasil.
Para que serve a invoice?
Entender o que é invoice exige conhecer suas funções, tanto para quem está exportando quanto para o cliente importador. Confira suas funções principais a seguir:
Documento contábil da operação
A invoice formaliza a transação internacional, servindo como registro da venda para fins contábeis.
Logo, é com base nesse documento que você vai declarar receitas no Brasil e, se for o caso, calcular impostos.
Comprovante de venda internacional
A invoice funciona como uma espécie de contrato simplificado, com as condições acordadas entre as partes. Isso inclui o que está sendo vendido, o valor, prazo de entrega, forma de pagamento, moeda e demais termos, como adiantamos.
Assim, ela pode ser usada como base para resolver disputas comerciais ou comprovar o serviço prestado.
Documento exigido para o despacho aduaneiro
Em operações de exportação de produtos, a invoice é um dos documentos obrigatórios para o processo de liberação da mercadoria na alfândega. Ou seja: sem ela, o produto pode ficar retido ou a exportação não ser autorizada.
Comprovação para receber pagamentos do exterior
Ao prestar serviços ou vender produtos para clientes internacionais, é comum que as instituições financeiras solicitem a invoice como prova da transação.
Isso é especialmente importante quando o dinheiro vem por meio de plataformas de remessas ou contratos de câmbio direto com bancos.
Dessa forma, a invoice ajuda a comprovar a origem do dinheiro recebido do exterior, inclusive quando há conversão de moeda para o real.
Base para obrigações tributárias
Embora não substitua uma nota fiscal no Brasil, a invoice pode ser exigida por autoridades para fins de fiscalização.
Além disso, ela serve como base documental para preencher declarações obrigatórias de quem exporta.
Documento para o cliente no exterior
Para a empresa ou pessoa que está comprando de você fora do Brasil, a invoice também é fundamental.
Isso porque ela serve como base para o pagamento, registro contábil e cumprimento de normas fiscais no país de destino.
Quais são os tipos de invoice?
Embora o termo “invoice” seja mais usado para se referir à fatura comercial (comercial invoice), existem outros tipos. Isso pode gerar confusão, ainda mais para quem ainda está se familiarizando com o que é invoice.
Para ajudar, segue um resumo dos principais tipos:
1. Commercial Invoice (fatura comercial)
É o tipo mais comum e importante. Esse documento formaliza a venda internacional de produtos e é obrigatório no despacho aduaneiro de exportação, conforme o Regulamento Aduaneiro (Decreto n.º 6.759/2009).
2. Proforma Invoice
Funciona como uma “pré-invoice”, enviada antes da confirmação do pedido. É comum em negociações iniciais, quando o exportador apresenta ao cliente uma estimativa formal da venda.
Vale pontuar que a proforma invoice não tem valor fiscal nem contábil. Entretanto, ela serve como base para aprovação de orçamento, obtenção de licenças ou abertura de carta de crédito.
3. Service Invoice (invoice de serviços)
Utilizada na exportação de serviços, como design, consultoria, tradução, desenvolvimento de software e outros.
Assim como a fatura comercial, a service invoice deve conter todos os detalhes da operação, mas adaptados à natureza do serviço. Por exemplo: tipo de serviço prestado, horas trabalhadas (se aplicável), valor, moeda, dados do contratante e contratada. Porém, não existe uma norma única que regulamente o modelo de serviços.
De todo modo, ela pode ser exigida por bancos e plataformas para instruir o recebimento de pagamentos do exterior e cumprir obrigações fiscais acessórias.
4. Electronic Invoice (e-invoice)
É uma versão digital, usada principalmente em sistemas automatizados de comércio exterior.
Inclusive, alguns países exigem que a invoice seja transmitida eletronicamente antes da entrada ou saída da mercadoria.
5. Customs Invoice
Em alguns países, as autoridades aduaneiras exigem uma versão específica da invoice, com detalhes extras para fins de tributação e controle.
É o caso do Canadá, por exemplo, que possui a “Canada Customs Invoice (CCI)”. Então, se você vende para países com esse tipo de exigência, será necessário adaptar sua invoice.
6. Consular Invoice
É um tipo que precisa ser validado (vistado) pelo consulado do país importador, antes da exportação.
Hoje é pouco utilizada, mas pode ainda ser exigida por alguns mercados mais restritivos. Esse tipo tende a desaparecer à medida que os processos digitais ganham força.
Como preencher uma invoice?
Uma invoice bem preenchida é fundamental para garantir que a venda internacional aconteça com segurança e dentro das exigências legais.
Mesmo que não exista um modelo único obrigatório, certos campos são considerados essenciais, devendo ser preenchidos com clareza e precisão.
A seguir, listamos os principais elementos, com dicas para evitar erros comuns e facilitar os trâmites internacionais.
1. Dados do emissor (exportador ou prestador de serviço)
Nos dados essenciais da empresa ou pessoa que vai exportar o produto ou serviço, é preciso incluir:
- Nome empresarial;
- CNPJ (ou CPF, se pessoa física);
- Endereço completo e país;
- E-mail e telefone para contato;
- Dados bancários internacionais, como: nome do banco, número da conta, SWIFT/BIC, IBAN e, se necessário, banco intermediário;
- Número do CNPJ vinculado ao contrato de câmbio (obrigatório apenas quando houver operação com conversão de moeda estrangeira);
2. Dados do cliente (importador ou contratante)
Como adiantamos, o documento deve identificar também o importador. Para isso, os dados essenciais incluem:
- Nome ou razão social;
- Endereço completo e país;
- Número de identificação fiscal local (não obrigatório para todos os países);
- E-mail e telefone para contato.
3. Número único
Use uma numeração única e sequencial (ex.: INV-001, INV-002). Isso é necessário tanto para controle interno quanto para evitar problemas contábeis e fiscais.
4. Data de emissão e data de vencimento
As datas de emissão e vencimento também devem constar no documento, tendo as seguintes funções:
- A data de emissão indica quando a invoice foi gerada;
- A data de vencimento define o prazo acordado para pagamento e pode ser livremente negociada entre as partes.
Certifique-se de deixar o vencimento claro para evitar atrasos ou mal-entendidos.
5. Descrição dos serviços ou produtos
Esse campo deve ser o mais detalhado possível. O objetivo é dar todas as informações necessárias para que o cliente e os órgãos envolvidos compreendam o que está sendo vendido. Dessa forma, é importante incluir:
- Para produtos físicos: nome do item, quantidade, unidade de medida e, se possível, código HS (Harmonized System), que ajuda no despacho aduaneiro;
- Para serviços: descrição clara do que foi prestado, datas de execução, número de horas ou entregas realizadas e local da prestação, se relevante.
6. Valores
Os valores também precisam ser específicos e detalhados, incluindo:
- Valor unitário por item ou serviço;
- Valor total por linha;
- Valor total;
- Moeda da transação;
- Eventuais descontos ou acréscimos.
Recomendação: apresente o valor total por extenso no final da invoice. Esse cuidado é comum em documentos internacionais para aumentar a clareza e a confiabilidade da informação.
Além disso, a moeda da operação deve ser padronizada conforme o acordo entre as partes e indicada em todos os valores listados.
7. Termos e condições de pagamento
Esse campo define como e quando o pagamento será feito. Pode incluir:
- Forma de pagamento (ex.: transferência internacional, PayPal, plataforma de pagamentos, etc.);
- Dados do banco beneficiário (SWIFT, IBAN, nome do banco, conta e país);
- Multas e juros por atraso;
- Política de cancelamento ou devolução, se houver;
8. Moeda da transação
Além de informar a moeda nos campos de valor, inclua uma linha destacando o total a pagar e a moeda acordada.
Essa simples precaução evita confusões na hora do pagamento e problemas no contrato de câmbio, se houver.
9. Outras informações relevantes
Dependendo da operação, também vale incluir na fatura comercial:
- Incoterms (International Commercial Terms) em vendas de produtos físicos;
- Número do pedido do cliente (PO number);
- Número do contrato de prestação de serviços ou de venda;
- Observações fiscais e legais;
- Informações de envio, como tracking number ou previsão de entrega;
- Seguro de transporte, quando aplicável;
- País de origem da mercadoria.
E se for usada para despacho aduaneiro, considere adicionar dados como:
- Peso bruto e líquido;
- Dimensões dos volumes;
- Quantidade de volumes.
Não existe um modelo único, mas a estrutura que apresentamos aqui atende aos padrões mais exigidos em operações internacionais.
Importante: em algumas exportações, a invoice deve ser apresentada junto a documentos complementares, como: packing list, certificado de origem, contrato comercial e comprovante de frete ou seguro.
O que é invoice: 5 dicas para evitar erros ao preencher
Ao emitir uma invoice, especialmente para clientes no exterior, pequenos erros podem atrasar pagamentos, gerar retrabalho e até comprometer a negociação.
Para evitar esse tipo de dor de cabeça, vale seguir algumas boas práticas que tornam o documento mais claro, completo e confiável.
1. Use um layout padronizado
Mesmo sem um modelo único obrigatório, adotar uma estrutura visual coerente ajuda o cliente a localizar as informações com rapidez.
Portanto, dados do emissor, cliente, descrição, valores e condições devem estar organizados de forma lógica e limpa.
2. Mantenha todas as informações claras e completas
Evite abreviações confusas, traduções mal feitas ou campos incompletos. Sempre especifique a moeda, as datas, os dados bancários e os termos do serviço ou produto de forma detalhada e objetiva.
3. Crie um código de referência único para cada invoice
A numeração sequencial e não repetida é essencial para controle interno, rastreamento e conferência contábil.
Um exemplo simples: INV-2025-001. Isso facilita a comunicação com o cliente e com a contabilidade.
4. Inclua instruções bancárias completas
Sempre adicione dados como nome do banco, agência, número da conta, código SWIFT e, se aplicável, o IBAN. Isso evita dúvidas e garante que o pagamento chegue corretamente, sem atrasos.
5. Revise antes de enviar
Uma leitura final pode evitar erros simples que causam grandes problemas, como valores trocados, campos vazios ou dados bancários errados.
E lembre-se: contar com o apoio de uma contabilidade especializada em exportação pode fazer toda a diferença.
Afinal, além de garantir conformidade com normas brasileiras e internacionais, uma contabilidade experiente ajuda a evitar riscos e burocracias desnecessárias.
Esperamos ter solucionado suas dúvidas sobre o que é invoice e como utilizar esse documento em vendas internacionais. Até a próxima!
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