Saiba como usar WhatsApp Business no seu negócio

24 de Março de 2021
como usar o WhatsApp business

Imagino que você já tenha usado o WhatsApp para atender algum cliente, afinal, essa é a rede social mais utilizada no Brasil. O aplicativo de mensagens está instalado no celular de 91,7% dos brasileiros usuários de internet, sendo a segunda plataforma de rede social mais utilizada no país. Tamanha popularidade fez com que uma versão empresarial  do aplicativo fosse lançada, o WhatsApp Business.

O aplicativo permite que empresas criem uma conta comercial no WhatsApp. Dessa forma, é possível utilizar as vantagens do mensageiro queridinho e ainda aproveitar funcionalidades exclusivas para oferecer um ótimo atendimento.

Dentro do seu negócio, qual é a ferramenta mais utilizada pelos clientes para se comunicar? Já pensou nas vantagens que uma ferramenta profissional pode oferecer ao negócio? Você sabe como usar o WhatsApp Business? Preparamos este texto para esclarecer as principais dúvidas sobre a rede social e mostrar suas vantagens para os empreendedores.

Por que usar a versão empresarial do WhatsApp?

Como dissemos, o WhatsApp Business é a versão comercial do aplicativo tão conhecido. Isso significa que ambos funcionam de maneira bastante semelhante, mas a opção empresarial oferece recursos essenciais para quem gerencia um negócio. O atendimento ao cliente pode ser bastante desafiador se o empreendedor não utilizar ferramentas que agilizam sua rotina. 

Entrando em termos mais técnicos, estamos falando de dois aplicativos separados, ou seja, se você já tem o aplicativo doméstico, será necessário procurar pela versão comercial. Os dois aplicativos são gratuitos e estão disponíveis para celulares com sistema operacional Android e iOS. Para diferenciar as duas versões, basta notar que o WhatsApp Business possui um B em seu ícone. 

A dinâmica dos dois aplicativos é praticamente a mesma, o que garante muita facilidade para quem já está familiarizado com o aplicativo convencional. Dessa forma, aprender a como usar o WhatsApp Business não é difícil. As duas versões também permitem o envio de mensagens através do computador (versão web), basta abrir o site web.whatsapp.com

Apesar das semelhanças no uso e na navegação, a versão empresarial oferece recursos para gerenciamento e organização das mensagens enviadas, permitindo que os negócios tenham um atendimento profissional. Passaremos por cada uma dessas funcionalidades, mas vamos começar com a criação e configuração do perfil empresarial.

Como usar o WhatsApp Business – passo a passo

Passo 1 – Baixar o aplicativo

Para baixar o WhatsApp Business, é necessário acessar a Google Play Store ou App Store da Apple no celular. Depois de abrir o aplicativo, é preciso aceitar os Termos de Serviço para criar a conta com o número de telefone escolhido. Aqui, vale ressaltar que o aplicativo permite a criação da conta empresarial com um número de telefone fixo.

WhatsApp Business na Google Store
Este é o WhatsApp Business na Google Store

Caso o número de celular já esteja vinculado com uma conta doméstica, o aplicativo oferecerá a opção de migração entre contas. Nesse caso, o backup de mensagens será enviado para o novo perfil e as conversas preservadas. 

Passo 2 – Configurar do perfil da empresa

Uma das grandes vantagens do WhatsApp Business é a possibilidade de personalizar o seu perfil comercial. É possível incluir todos os dados relevantes para os seus clientes, como horário de funcionamento, localização, foto de perfil, website, e-mail e ramo de atividade.

A etapa de criação do perfil merece muita atenção, pois essas informações vão dar mais credibilidade e profissionalismo para o negócio. Imagine qual seria a reação de um cliente que adicionou o número de uma empresa porque se interessou por um produto mas encontrou um perfil com informações incompletas. O desejo de comprar dessa pessoa certamente vai desaparecer se ela não sentir confiança para fazer negócio.

Além disso, quanto mais completo for o perfil, mais fácil será para os cliente encontrarem aquilo que precisam. Quanto mais dados o cliente puder encontrar sozinho, menores serão suas dúvidas e mais eficiente será o atendimento quando ele enviar uma mensagem.

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Passo 3 – Criar o catálogo de produtos e serviços

Depois da criação do perfil comercial, o próximo passo importante é a criação do catálogo de produtos e/ou serviços oferecidos pela a empresa. Tão importante quanto organizar as informações sobre o negócio, a criação do catálogo permite que as vendas sejam mais dinâmicas. 

Munir os clientes com o máximo de informações possíveis é sempre uma boa estratégia. Não disponibilizar informações básicas como itens disponíveis, preços e características pode acabar diminuindo o volume de vendas.

Os itens do catálogo podem ser cadastrados individualmente com fotos, descrição, preço e link direcionando para o seu website. Esse cadastro manual de cada produto ou serviço pode ser trabalhoso no início, mas oferecerá uma experiência muito melhor para seus clientes. 

Funcionalidade exclusivas do WhatsApp Business

Organização de conversas por etiquetas

As conversas do WhatsApp Business podem ser organizadas por etiquetas, que agilizam o atendimento e facilitam o gerenciamento das mensagens. O aplicativo já traz uma sugestão de categorias, mas você pode personalizar as etiquetas da forma que achar mais conveniente. 

Essa organização permite que o empreendedor não perca tempo revisando todo o histórico de conversa para entender qual é a necessidade de um cliente. Por exemplo, para auxiliar o sistema de cobrança, as conversas podem ser categorizadas como “novo pedido”, “pedido finalizado”, “pagamento pendente”, “pago” e “solicitação urgente”. 

As conversas ainda podem ser etiquetas como “novo cliente” e “cliente antigo”, para que estratégias de venda sejam pensadas de acordo com cada perfil. Além disso, a classificação por etiquetas permite que o empreendedor tenha mais controle sobre o processo de venda e possa avaliar quais etapas precisam mais atenção ou aprimoramentos. 

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Criação de respostas rápidas e mensagens automáticas 

Essa funcionalidade permite a criação de respostas rápidas para perguntas frequentes ou mensagens longas que aparecem no atendimento, como prazo de entrega, preço e condições de pagamento. As mensagens podem ser acionadas por atalhos no teclado, permitindo um retorno ágil sem que seja necessário digitar a mesma mensagem sempre.

Outra automação para o envio de mensagens pelo WhatsApp Business é a possibilidade de programar mensagens automáticas de saudação e ausência. Por exemplo, se um cliente tentou entrar em contato fora do horário de funcionamento, ele receberá a resposta de que a mensagem foi recebida mas que no momento o negócio não está atendendo. Dessa forma, o cliente não se sente ignorado.

Embora sejam mensagens prontas, o texto pode ser ajustado e personalizado de acordo com a linguagem usada pela marca. Para as mensagens automáticas, os horários de envio também podem ser configurados de acordo com a necessidade do seu negócio.

Os dois mecanismos possibilitam que o atendimento seja mais ágil e eficiente, garantindo uma experiência melhor para o cliente e uma otimização de tempo para quem gerencia o canal de comunicação.

Relatórios de mensagens

Por se tratar de um aplicativo empresarial, o WhatsApp Business oferece relatórios sobre as mensagens da conta. Essa métrica é muito importante para  analisar o fluxo de interações  com os clientes, sendo possível verificar a quantidade de mensagens recebidas, enviadas e lidas. 

A análise desses dados permite que sejam detectadas oportunidades de melhoria nas estratégias de marketing e comunicação. Os relatórios ficam disponíveis no próprio celular, basta acessar as configurações do aplicativo.

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Dicas bônus para usar o WhatsApp Business e impulsionar o seu negócio

Agora que você já conheceu o aplicativo e suas funcionalidades, queremos te dar algumas dicas para usar essa ferramenta a favor do seu negócio. É impossível ignorar a importância do WhatsApp na rotina dos brasileiros. A rede social é tão utilizada por aqui que muitas operadoras permitem o uso ilimitado do aplicativo, sem considerar o limite do pacote de dados. Isso significa que o alcance das mensagens é muito alto e seu negócio deve olhar com atenção para o aplicativo.

Ainda que o atendimento nessa ferramenta seja menos formal que um e-mail, é preciso olhar para a comunicação dentro dele com bastante seriedade. A versão comercial surgiu com o intuito de facilitar a rotina do empreendedor, oferecendo funcionalidades muito úteis para o atendimento ao cliente. Por isso, explore o máximo dessas funções sem esquecer daquelas que já acompanham a versão convencional.

Crie listas de transmissão para enviar campanhas e mensagens segmentadas para os clientes, mas evite o envio excessivo de comunicados. Exagerar na comunicação pode fazer com que os clientes silenciem as notificações da conversa ou ainda bloqueiem o número. Por falar em lista de spam, evite o uso de grupos. A criação de grupos sem a permissão do cliente pode ser bastante invasiva e acabar sendo uma ação negativa para o negócio.

Por outro lado, o status pode ser uma ferramenta de divulgação e aproximação da empresa com o público. Como os conteúdos postados no status ficam disponíveis apenas por 24 horas, você pode colocar vídeos e fotos de promoções específicas para um determinado dia, por exemplo. Organize uma comunicação eficiente, prática e ágil para clientes, assim, você poderá aproveitar todos os benefícios do WhatsApp Business. 

 

Gostou desse texto? Então já que você sabe tudo sobre como usar o Whatsapp Business, aproveite para conhecer o nosso guia completo para vender nas redes sociais.

 

Conta PJ Cora

Por Giovanna Cornelio

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